A quoi sert le budget de fonctionnement du CSE (0.2%) et celui des œuvres sociales ?

Très souvent nous rencontrons des élus qui s’interrogent sur les budgets du comité social et économique (ex Comité d'entreprise) et qui ne savent pas quels sont les éléments qui peuvent rentrer dans le budget de fonctionnement, ou encore comment définir une œuvre sociale. La tentation de transférer une partie du budget de fonctionnement vers le budget des œuvres sociales est grande… Faisons un point sur les budgets de fonctionnement (AEP) et celui des œuvres sociales du comité social et économique.

        SOMMAIRE

Principe : la séparation des budgets du CSE

Le budget de fonctionnement du CSE

Principe : la séparation des budgets du CSE

Les CSE ont 2 budgets.

Le budget de fonctionnement (ou AEP) égal à 0.2% (et maintenant 0.22% pour les gros CSE) de la masse salariale brute. Il est obligatoire et le taux de 0.2% est un minimum. Pour vérifier le calcul cliquez ici. Votre société va vous verser chaque année une subvention de fonctionnement qui va rentrer dans le budget de fonctionnement.

Le budget des œuvres sociales n'est pas obligatoire (voir les articles sur les œuvres sociales, son taux, - cliquez ici - ). Ainsi, nous avons croisé des CSE n'ayant que le budget de fonctionnement et pas de subvention ni de budget pour les œuvres sociales : c'est possible mais attention à l'image de la société que véhicule ce genre de pratique. Dans ce cas, le comité social et économique ne peut pas utiliser le budget de fonctionnement pour offrir aux salariés des œuvres sociales. Par contre, les élus doivent communiquer sur ce point et tenter de négocier une subvention.

utilisation budget de fonctionnement du CSE et des oeuvre sociales

Le budget de fonctionnement du CSE

Par contre, aucune société ne peut et ne doit pas refuser de verser la subvention de fonctionnement de 0.2%. C'est totalement illégal, sauf si votre direction vous met à disposition l'équivalent en ordinateurs, fournitures de bureau, timbres,  salarié mis à disposition... mais attention à ces pratiques, elles sont à "problèmes". Dans ce cas, les sommes doivent être justifiées et elles sont réalistes. 

Par exemple, nous avons rencontré un CSE qui ne touchait quasiment pas de subvention de fonctionnement de 0.2% car l'entreprise mettait à sa disposition un local pour le CSE ... local qui doit être mis à disposition (gratuite) du CSE sans aucun loyer (voir la page sur le local du CSE -cliquez ici-). Cette pratique sur le local du CSE est anormale.

Ce cas illustre les 2 problèmes de cette pratique :

  • l'évaluation des biens que vous met à disposition l'entreprise, à quel prix seront ils facturés au CSE ?
  • le fait de ne pas toucher beaucoup de subvention de fonctionnement peut vous empêcher de pouvoir assurer vos prérogatives.

Nous conseillons aux élus de CSE d'être indépendants, de toucher l'intégralité de la subvention de fonctionnement et de ne pas profiter "des cadeaux" de l'entreprise. Ce cas est plus simple à gérer car vous décidez et vous gérez comme vous le voulez. De plus, le CSE est seul à gérer cette subvention, en aucun cas l'employeur doit décider des dépenses, voire d'un montant forfaitaire arbitraire à imputer sur la subvention de fonctionnement (délit d'entrave).

Si, vous ne pouvez pas faire autrement, négociez un accord avec votre entreprise afin de mettre par écrit les éléments que l'entreprise prend à sa charge et vous déduit de la subvention. Pensez à l'évaluation de ces éléments et surtout à l'évolution de ces sommes dans le futur.

Dans tous les cas, l'employeur ne peut pas imputer sur le budget de fonctionnement :

  • les frais de déplacements pour les réunions "officielles" du CSE qu'il convoque,
  • le local du CSE,
  • des frais qu'il estime nécessaire (sans l'avis du CSE), on rentre dans le délit d'entrave,
  • un canapé pour recevoir les clients (on a vu ce cas... on est dans le délit d'entrave).

Les dépenses imputables sur le fonctionnement du CSE

Le budget de fonctionnement de 0.2% de la masse salariale sert à rendre possible la vie de votre CSE et lui permettre de pouvoir être un acteur dans le dialogue et la négociation (côté politique). Le Code du Travail indique une liste limitative de dépenses qui doit permettre au CSE de pouvoir fonctionner et de pouvoir être efficace dans ses larges prérogatives :

  • La formation des élus (à découvrir ici), les frais de formation, de transport et d’hébergement pour les stages légaux auxquels participent les membres titulaires du comité.

Les autres actions de formations des élus titulaires et suppléants décidées par le CSE en réunion plénière, peuvent également être imputées sur le budget de fonctionnement.

Pour vous aider et vous faciliter les choix, nous vous proposons des formations personnalisées.

Soxia est agréé pour dispenser la formation économique (liste arrêtée par l'autorité administrative  : Soxia dispose de l’agrément – arrêté n° IDF 2017-11-28-001. Contactez-nous). 

Pour finir, la documentation technique est à imputer sur ce budget (code du travail, abonnements, revues spécialisées, abonnements juridiques et sociaux...). Elles doivent être en relation avec la charge d'élu du personnel.

Attention aux abonnements syndicaux, le 27 mars 2012, la Cour de cassation a annulé les délibérations d'un CE souhaitant financer sur son budget de fonctionnement des abonnements à la presse syndicale. Le budget de fonctionnement doit servir au fonctionnement du comité d'entreprise, il n'est donc pas conçu pour aider ou promouvoir une organisation syndicale... le président du CE peut veiller à ce principe. Ce principe est cependant complexe car une revue syndicale qui donne du contenu généraliste "non partisan", par exemple sur le Code du Travail, pourrait rentrer dans les l'objet économique et social du CE surtout s'il est à disposition de tous ...  Ce point est délicat.

  • Les frais de déplacement des élus et de repas (sauf pour les déplacements pour venir aux réunions du CSE avec votre direction : ils sont à sa charge), figure aussi les frais de déplacements et de repas pour les formations des élus. Pour consulter l'article sur ce thème (cliquez ici).
  • Les rémunérations et charges des permanents salariés du CSE.
  • Les honoraires et études (Avocat, experts libres, expert comptable sauf pour les missions légales cliquez ici pour en savoir plus ...) ainsi que les frais de rédaction des réunions de CSE.

L'Ordre des experts comptables précise que :

La gestion des budgets du CSE est complexe.

-  les prestations périodiques ou ponctuelles d’un service économique extérieur utilisé par le comité, ou les salaires du personnel permanent ou temporaire recruté pour effectuer des études économiques pour le compte du comité dans le cadre des attributions du comité,

-  la compensation des pertes de salaires d’un élu du personnel à l’occasion de l’exécution d’une mission ou d’un travail pour le compte du comité à condition que ce travail ne concerne pas les activités sociales et culturelles et que le temps qui lui a été consacré ne soit pas rémunéré par l’employeur dans le cadre des heures de délégation,

-  les frais de déplacement des membres du CSE et des représentants syndicaux envoyés en mission par le comité lorsqu’ils ne concernent pas les activités sociales et culturelles.

A noter : lors de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l'entreprise, le CSE peut recourir à l'assistance d'un expert-comptable. Les honoraires sont en partie pris en charge par le CSE, sauf accord plus favorable avec l'employeur, à hauteur de 20% du coût de cette expertise. La limite du tiers de son budget annuel a disparue.

  • Les consommables et abonnements (cartouches d'imprimantes, papier, fournitures, consommations téléphoniques, internet, l'affranchissement, etc.) et le petit matériel (ordinateur, imprimante, tablette)…
  • Ce qui pose le plus de problèmes : les campagnes d'information pour les salariés (sondages, diffusion des PV dans l'entreprise, plaquettes, revues...). Beaucoup de fournisseurs vous poussent à la consommation et vous incitent à passer un peu tout avec le logo du CSE. Attention, sont visées des campagnes d'informations : un plat à tajine, une serviette de plage, ou un mug avec le logo du CSE donnent-t-ils de l'information (vu lors d'un forum) ?

 

L'Ordre des Experts comptables ajoute : "la mission du comité implique une information des salariés". Le comité peut financer, au moyen de son budget de fonctionnement :

  • les frais éventuels de diffusion dans l’entreprise des procès-verbaux, mission incombant au secrétaire du CSE,
  • des frais d’impression et de diffusion de comptes-rendus résumés des réunions du CSE,
  • les frais d’édition de bulletins ou de journaux du comité destinés au personnel, quel que soit leur support : papier, vidéo, Internet et les frais de diffusion des questionnaires et/ou de réalisation des enquêtes auprès du personnel.

Selon la circulaire du 6 mai 1983, est à la charge de l'entreprise : l'installation des lignes téléphoniques et le matériel de dactylographie et de photocopie, ces dépenses ne doivent donc pas rentrer dans le budget de fonctionnement. En 1988, il a été ajouté que cette liste doit tenir compte des évolutions technologiques. L’entreprise doit donc vous fournir ou mettre à disposition une photocopieuse et du matériel de dactylographie, autrement dit, un ordinateur et une imprimante. Les consommables sont à la charge du comité d’entreprise (cartouches, papier, timbres, fax …). Ces coûts peuvent être pris directement par l'entreprise et être déduits de la subvention de fonctionnement

Attention : les ordinateurs et tablettes appartiennent au CSE (pas aux élus), vous devez les rendre à la fin du mandat.

Cette liste est limitative, vous ne devez pas ajouter des éléments. Ainsi, tout ce qui ne rentre pas dans cette liste risque de rentrer dans le budget des œuvres sociales.

Attention : les frais de déplacement pour se rendre aux réunions plénières du CSE sont à la charge exclusive de l'employeur (Cour de cassation, chambre sociale, 15 mai 2001), ainsi que la rémunération des heures de délégation.

Ne pas oublier : toutes les dépenses engagées par le CSE doivent rentrer dans l'objet du CSE et être en rapport avec le CSE. Par exemple, une formation en cuisine ne doit pas être à la charge du CSE (déjà vu).

Comment faire la différence entre les deux budgets ?

Une façon de fixer la limite entre les deux budgets du CSE est de se poser la question : « est-ce que le produit ou le service acquis profite directement au salarié ? ». Si la réponse est oui, alors vraisemblablement, il s’agit d’une dépense imputable aux œuvres sociales. L'article R 2323-30 du Code du travail liste quelques œuvres sociales : cantine, coopératives, les logements, les crèches, les colonies de vacances, les loisirs, les activités sportives.

Comme nous l'avons précisé dans les paragraphes précédents, la distribution de serviettes de bain avec le logo du CSE, ne rentre pas dans la liste des éléments listés pour le budget de fonctionnement.

Pourquoi ? 

Cette distribution concerne tous les salariés, n'est pas une obligation légale et améliore "un peu" les conditions de vie, elle est donc une œuvre sociale et elle doit rentrer dans ce budget.

  • Pouvez vous acheter du matériel et le mettre à disposition des salariés -cliquez ici- ?
  • Pouvez vous transférer les excédents du fonctionnement sur les œuvres sociales -cliquez ici- ?
  • Pouvez vous prêter ou donner de l'argent aux salariés en difficultés -cliquez ici - ?
  • Que faire en cas de liquidation de mon CSE -cliquez ici - ?

Bien séparer les deux budgets

En aucun cas, le 0.2% doit servir à financer des œuvres sociales. Les deux budgets doivent être séparés et, dans l'idéal, être dans des comptes en banque séparés.

En cas de mauvaise utilisation du budget, il est possible de saisir le Tribunal judiciaire et de demander l'annulation de la délibération et / ou la réintégration des sommes litigieuses. L'autre risque serait une condamnation pénale : l'abus de confiance.

Il est aussi possible d'invoquer une entrave si une dépense est engagée sans autorisation du CSE. En la matière, il est essentiel d'adopter des règles de bonne gestion en les inscrivant dans le règlement intérieur du CSE (nous pouvons vous aider à le rédiger). 

Pour approfondir la question des risques en cas de mauvaise utilisation des budgets du CSE, cliquez ici.

Attention à certaines dépenses

Les dépenses ci-dessous ne doivent pas rentrer dans le budget de fonctionnement :

  • les prêts aux salariés (œuvres sociales),
  • les opérations de communications qui n’en sont pas : gadgets avec juste le logo du CSE (risque d’être une œuvre sociale). Avec le transfert du reliquat CSE à la clôture de l'exercice cette pratique va disparaître,
  • les cartes et éléments (abonnements) qui permettent des réductions, des tarifs préférentiels sur des billetteries, des spectacles. Il s’agit d’œuvres sociales,
  • Autre cas illustré par le TGI en juin 2013, l'assistance juridique proposée à tous les salariés de la société est une œuvre sociale du CSE car elle concerne tous les salariés (même s'ils ne l'utilisent pas) et elle améliore les conditions de vie ou de travail.

De plus, diminuer le budget de fonctionnement peut vous pénaliser dans le futur si vous avez de gros besoins (formations, experts, avocats...). Enfin, disposer de réserves s'avère utile si vous optez pour l'assistance d'un expert-comptable dans le cadre de la consultation annuelle sur la stratégie de votre entreprise (une partie des honoraires sont en effet pris en charge par le CSE). Ne soyez pas bloqués par l'absence de budget.

Pour plus d'éléments sur la consultation sur la stratégie cliquez ici.

Que faire en cas de retard dans le versement de votre entreprise ?

Le versement peut être unique ou étalé en 2 ou 3 fois. Cependant, l’étalement des paiements ne doit pas nuire au fonctionnement du CSE.

  • Prendre contact avec vos dirigeants afin de comprendre pourquoi ils sont en retard dans les versements de subventions ,
  • Adresser une mise en demeure par lettre recommandée.

Si malgré cela, la subvention n’est pas versée, vous devez contacter l’Inspection du Travail et en cas d'échec saisir les tribunaux civils afin de pouvoir toucher les sommes dues, voire des dommages et intérêts.

Vous pouvez aussi saisir le tribunal afin de faire condamner votre employeur pour entrave au fonctionnement régulier du CSE.

Le contrôle URSSAF

L'URSSAF, en cas de contrôle, ne va pas regarder si vous respectez bien la séparation des deux budgets, mais plutôt contrôler si vous profitez du CSE pour donner un complément de rémunération qui devrait subir des cotisations sociales.

C'est pour cela que vous devez respecter à la lettre les recommandations des URSSAF et les règles d'exonérations notamment sur la partie œuvres sociales (voir l'article sur les contrôles URSSAF - cliquez ici-).

En cas de doutes, consultez le site des URSSAF sur la partie consacrée aux CSE, ou contactez-nous.

La loi sur la transparence des comptes des CSE

Attention, depuis 2015, la loi sur la gestion des CSE rend obligatoire des règles comptables et à travers l'annexe ou le rapport d'activité et de gestion, des erreurs sur les budgets risquent d'être beaucoup plus visibles... d'autant plus, si vous devez faire certifier vos comptes par un commissaire aux comptes.

Depuis le 1er janvier 2015, la loi sur la transparence des CE (CSE) oblige tous les CE (CSE) ayant des revenus supérieurs à 153.000 € (subventions des œuvres sociales, du fonctionnement, des revenus des placements...), à présenter chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport de gestion. Pour vous aider, au delà de 153.000 € de revenus vous avez l'obligation de nommer un expert comptable. Nous trouvons encore des CSE qui ne remplissent pas cette obligation : dans ce cas contactez nous.

Si vous êtes dans ce cas, contactez nous, en temps qu'Expert Comptable, nous n'avons que des "clients CSE", nous pourrons vous aider et vous faire un devis gratuit.

Pour en savoir plus sur ces changements cliquez ici et pour un résumé ici.

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