Les frais de déplacement des élus (du comité d’entreprise)

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Les élus du comité central d’entreprise (CCE) ou du Comité d’entreprise ou de la délégation unique du personnel (DUP) doivent se déplacer dans le cadre de leurs missions. La question du financement ou du remboursement des frais engendrés est souvent au centre de polémiques, faisons un point sur les frais de déplacements.  

 

Les bonnes questions concernant les frais de déplacement

Deux  points sont à aborder :

  • De quels déplacements parlent-on : ceux nécessaires pour se rendre aux réunions plénières du Comité d’entreprise ? Ceux effectués dans le cadre de son mandat en dehors des réunions plénières ?
  • Ces déplacements entraînent des frais de transport, de repas et parfois d’hébergement et se pose souvent la question de savoir qui va les prendre en charge : l’employeur ou le comité d’entreprise avec son budget de fonctionnement (0,2%) ou son budget des activités sociales et culturelles ?
  • Il convient également de se demander si le temps de déplacement doit ou non être assimilé à un temps de travail effectif + si le trajet est effectué en dehors du temps de travail, et être rémunéré comme tel.

La majeure partie des décisions rendues par la Cour de cassation sur ces questions concerne les membres du comité d’entreprise. Les solutions sont transposables aux autres institutions représentatives du personnel pour les réunions plénières convoquées par votre direction.

Pour savoir comment utiliser son budget de fonctionnement, cliquez ici.

 

L’obligation pour l’employeur de prendre en charge des frais de déplacement pour les réunions plénières (ordinaires ou extraordinaires)

Il existe des régles de remboursement des frais dans un comité d'entreprise

Le Code du Travail n’aborde pas ce thème, mais la jurisprudence (les juges de la Cour de cassation) considère, d’une manière générale, que les frais de déplacements engagés par un représentant du personnel pour se rendre aux réunions de l’institution représentative à laquelle il appartient, sont à la charge de l’entreprise. Ainsi, pour se rendre à la réunion mensuelle du comité d’entreprise ou à une réunion exceptionnelle, les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration sont à présenter à votre employeur. Pour faire simple, si la réunion est plénière avec convocation par l’employeur qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, alors les frais sont à la charge de votre entreprise (Cour de cassation, chambre sociale, 26 mai 2015, n° 13-22.866).

Si l’employeur refuse de prendre à sa charge les frais de déplacement des membres du CE, de la DUP ou du CHSCT, il va à l’encontre de la jurisprudence, et il rentre aussi dans le cadre du délit d’entrave (Cour de cassation, chambre criminelle, 22 novembre 2005).

 

Lorsque la réunion est à la demande des représentants du personnel ?

Lorsque la majorité des membres du CE demande une réunion extraordinaire (donc une réunion plénière avec l’employeur), la règle est la même que pour les réunions ordinaires et extraordinaires à l’initiative de l’employeur, c’est à dire que les frais sont à la charge de l’entreprise.

 

Quels sont les frais pris en charge ? 

Les frais de déplacement comprennent les frais de transport, les dépenses d’hébergement et de restauration.

Attention aux abus : bien que remboursés par l’entreprise, ces frais doivent être « normaux » c’est à dire sans excès. Il existe des cas de jurisprudence sur ce thème. 

En pratique, dès lors que la solution retenue par un salarié pour se rendre aux réunions du CE est exempte d’abus, les frais engagés à ce titre doivent être remboursés par l’employeur. Un exemple : un représentant du personnel avait choisi l’avion à partir de Strasbourg, et non le train à partir de Colmar, pour arriver à l’heure à la réunion du CE à Nanterre (Cour de cassation, chambre sociale, 20 février 2002, n° 99-44.760).

 

Les autres déplacements des membres du Comité d’entreprise :

En règle générale, si la réunion n’est pas plénière (donc en dehors des réunions ordinaires et extraordinaires avec la direction), l’employeur n’a pas à prendre à sa charge ces frais.

Si le déplacement rentre dans les prérogatives du comité d’entreprise (déplacement pour prendre contact avec les salariés, formation, rendez-vous avec l’inspecteur du travail, réunion entre élus, etc…), il peut faire l’objet d’un remboursement mais il faut mettre des formes et ces frais doivent être décidé par le CE. A défaut, les élus peuvent être condamnés à rembourser les frais au CE… (Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012). Les juges ont plusieurs fois précisé que le déplacement pris en charge par le CE sur le budget de fonctionnement doit :

  • être en relation avec le mandat d’élu du Comité d’entreprise,
  • avoir fait l’objet d’un vote ou avoir été précisé dans une clause du règlement intérieur du CE.

Ces frais peuvent être remboursés par le budget de fonctionnement mais ils doivent bien évidement rentrer dans les attributions et l’objet du comité d’entreprise. Il ne faut pas oublier que les juges sont clairs sur un point : toute dépense n’ayant pas fait l’objet d’un vote (avant) n’est pas automatiquement pris en charge par le CE.

Soyez vigilants : si ce n’est pas déjà fait, il s’agit de prévoir dans le règlement intérieur du comité d’entreprise une clause sur les modalités de remboursement des frais (en dehors de ceux remboursés obligatoirement par votre employeur). Pour élaborer votre règlement intérieur, quelques pistes de réflexion ici.

Nous insistons par ailleurs sur « le caractère normal et raisonnable » des notes de frais et surtout sur les restaurants. Nous avons vu que dans certains comités d’entreprise, ce point entraîne beaucoup de polémiques. Vous ne devez pas utiliser le budget de fonctionnement pour aller dans les meilleurs restaurants étoilés (point quelque fois rencontré) !

Sur ce point, l’équipe Soxia, vous conseillera de borner les pratiques dans le règlement intérieur au CE afin d’éviter les abus et les cas à problèmes. Par exemple, fixer des limites de prix par repas, par nuit d’hôtel… bien évidement, dans tous les cas, ils doivent être justifiés par des factures.

A savoir : les contrôleurs URSSAF le regardent de plus de plus et demandent des explications. Vous ne devez pas aller au restaurant toutes les semaines ou tous les 15 jours avec la carte bancaire du comité d’entreprise.

A noter : ni le Code du Travail, ni les URSSAF ne précisent de montants maximal ou normal.

Les élus feront attention aux déplacements en lien avec les œuvres sociales qui devront être remboursés par ce budget (et non par les AEP – nouveau nom du budget de fonctionnement -).

 

La rémunération du temps de trajet ?

Cette question a été réglée par la jurisprudence qui considère que les temps de trajet, pour se rendre aux réunions plénières et en revenir, doivent être rémunérés par l’employeur et ne peut donc pas être imputés sur la subvention de fonctionnement du Comité d’entreprise.

Ainsi :

  • pour les trajets effectués pendant le temps de travail. Le représentant du personnel ne doit subir aucune perte de rémunération liée à l’exercice de son mandat, les temps de trajet ne peuvent pas donner lieu à la moindre retenue sur salaires,
  • pour les trajets effectués en dehors de l’horaire normal de travail du représentant du personnel. Les temps passés à ces trajets sont assimilés par la Cour de cassation à des temps de travail effectif qui doivent être rémunérés comme tels. Par exemple, un élu devait, pour se rendre à une réunion sur convocation du DRH, prendre le train le lundi de Pâques, les juges ont estimé que la rémunération du temps de trajet ne devait pas être à la charge du budget de fonctionnement mais à celle de l’entreprise.

Enfin, la loi sur la transparence des comptes des CE vous impose d’établir chaque année, si vous avez plus de 153.000 € de revenus, un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport d’activité et de gestion. Pour vous aider, la loi impose la nomination d’un expert comptable. Dans le cadre de nos interventions les frais de déplacement peuvent être abordés. Contactez nous, Soxia est une société d’expertise comptable et nos clients sont uniquement des CE… alors n’hésitez pas.

Ces règles s’appliquent pour la DUP, CE, le CCE et le comité social et économique (nouveau nom du comité d’entreprise).

 

Sinon, si vous avez une question, alors n’hésitez plus, vous pouvez nous contacter par le biais de notre formulaire de contact. Nous vous répondrons :

 

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 Renaud Negre

Soxia : l’expert comptable des comités d’entreprise

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