Que va chercher un inspecteur lors d’un contrôle URSSAF ?

Quand mettre en place un plan de sauvegarde de l’emploi (Le CE/CSE face à un PSE) ?
Le Directeur Financier ou le Commissaire aux Comptes de l’entreprise peuvent-ils remplacer l’expert comptable du comité d’entreprise ?

Les élus sont souvent désarmés face à un contrôle URSSAF dans un CSE. Pour beaucoup, le rôle du CSE est de distribuer au maximum la subvention des activités sociales de façon désintéressée, sans s’interroger sur les risques URSSAF.

Un contrôle URSSAF dans un CSE ne se prépare pas la veille du jour où l’inspecteur frappe à la porte du comité d’entreprise. Vous devez vous préparer bien en amont…

 

Le site internet des URSSAF 

Afin de mieux comprendre les conditions et objectifs du contrôle, le site de l’URSSAF livre des indications à destination des cotisants, pensez à le consulter.

Pour vous donner une ordre d’idées, en 2016, les URSSAF ont redressé, à l’occasion de leurs contrôles en entreprise, 806 millions d’euros au titre de rémunérations non soumises à cotisation. Environ 1,7% des redressements ont été prononcés à l’encontre des comités d’entreprise pour les avantages qu’ils ont octroyé aux salariés en en respectant pas les règles URSSAF.

 

Le contrôle URSSAF dans un CSE

Le contrôle URSSAF dans un CSE découle du contrôle de l’entreprise. Un contrôle URSSAF ne porte que sur un CSE que dans le cas où il emploi des salariés.

Lors d’un contrôle, vous devez recevoir les contrôleurs, tout refus non motivé ou tout obstacle à la vérification peut être puni. Vous n’avez pas le choix.

Le secrétaire ou le trésorier (ou les 2) devront présenter votre comité social et économique, ses particularités et surtout les œuvres sociales que vous distribuez. Vous répondrez aux questions que vous posera l’inspecteur des URSSAF.

Durant le contrôle URSSAF dans un CSE, vous pouvez vous faire assister du conseil de votre choix. Ce droit doit être mentionné dans l’avis de contrôle, c’est une mention obligatoire.

 

Beaucoup d’élus se trompent sur la portée d’un contrôle URSSAF :

L’administration va vérifier que les prestations du comité social et économique versées aux salariés ne sont pas assimilées à des rémunérations qui devraient être soumises à cotisations sociales : ils traquent la rémunération déguisée !

Rarement le CSE se fait contrôler : il fait toujours suite à un contrôle de votre entreprise. Par extension, les vérificateurs vont regarder le comité d’entreprise (voir l’article : qui est contrôlé -cliquez ici-). Un contrôle URSSAF d’un comité d’entreprise est assez rapide entre 2 heures et une journée. Il faut savoir qu’il n’est pas limité dans le temps.

Il y a quelques années, certaines entreprises utilisaient le comité d’entreprise pour donner des avantages aux salariés en omettant les charges sociales. Les URSSAF viennent maintenant systématiquement contrôler le comité social et économique.

 

En cas de contrôle URSSAF dans les CSE : qui est redressé ?

En cas de redressement, l’URSSAF ne connait que l’entreprise et les sommes à payer seront communiquées à cette dernière. Parfois, les entreprises demandent un remboursement au CSE, parfois elles payent et ne demandent rien aux élus.

Depuis 2 ou 3 ans les contrôles sont de plus en plus poussés, les URSSAF n’hésitent plus à redresser les comités d’entreprise ou les comités sociaux et économiques. Au point que certains CSEe ne comprennent pas pourquoi ils sont redressés alors qu’il y a 4 ou 5 ans les contrôleurs n’ont rien notifié.

 

Des divergences entre contrôleurs !

Enfin, les contrôleurs n’ont parfois pas la même position, nous avons rencontré le cas d’un contrôleur qui accepte que la « Sainte Catherine » concerne toutes les salariées célibataires. Une semaine plus tard sur un autre contrôle, l’administration estime que seules les célibataires de 25 ans y ont droit ! Ce point vient d’ailleurs d’etre expliqué sur le site des URSSAF (pour le consulter cliquez ici).

 

Comment valider l’information et éviter d’être redressé ?

Il n’est pas simple de valider les choix des élus, cette administration refuse les rendez vous où nous pourrions poser des questions.

Poser des questions sur le site internet des URSSAF (comme ils le conseillent) : oubliez, les réponses ne sont pas satisfaisantes car dans la majeure partie des cas il s’agit d’un copier / coller du site internet sans aucun ajout supplémentaire.

L’exercice n’est pas simple. La seule façon que vous avez de diminuer le risque est d’appliquer à la lettre les éléments figurants sur le site internet et ne pas en sortir. Surtout, ne pas créer des œuvres sociales ni figurant pas !

Sinon, il reste le rescrit qui possède une force probante et peut éviter des redressements.

 

En aucun cas le contrôleur des Urssaf ne :

  • valide vos principes comptables ou la tenue de vos comptes,
  • se prononce les écarts entre budget et le réalisé,
  • vérifie la séparation entre votre budget de fonctionnement et celui des activités sociales (des précisions sur l’utilisation du budget de fonctionnement -ici-),
  • juge vos choix de gestion (sauf si vos œuvres sociales doivent être soumises à cotisations).

Par contre, ils vont juger la qualité de la tenue du comité social et économique notamment comptable. Ainsi, un CSE qui est capable de démontrer sa bonne organisation en expliquant clairement ses activités, en justifiant toutes les dépenses avec une facture aura plus de chance de s’en sortir. Voir l’article sur les éléments que l’URSSAF peut vous demander lors d’un contrôle -cliquez ici-.

Les contrôleurs vont vérifier que les prestations que vous donnez aux salariés rentrent bien dans la liste des éléments non soumis à charges sociales et ne sont pas assimilables à un complément de salaire ou à un avantage en nature. Ils peuvent aussi vérifier les critères d’attribution que le comité d’entreprise a mis en place et notamment le respect du principe de non-discrimination.

Faites très attention aux bons cadeaux, l’application est délicate et peu conduire à de forts redressements. Pour plus détails, cliquez ici.

 

Il existe certaines fausses idées sur le risque URSSAF.

D’expérience, peu d’élus savent comment un contrôle URSSAF dans un CSE se passe. Souvent, le contrôle URSSAF se borne à un entretien avec le secrétaire et le trésorier. Ensuite, certains sondages seront réalisés afin de vérifier les dires. Tout va donc passer par une comptabilité « propre » et claire. Il faut ajouter une bonne connaissance du fonctionnement des principales œuvres sociales (bons cadeaux, Cesu …). Pour connaître les plafonds URSSAF sur les bons cadeaux, cliquez ici.

Il faut savoir que les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ne sont pas soumis, par tolérance administrative, à cotisations sociales. L’URSSAF prévoit l’exonération de cotisations sociales des bons d’achats et cadeaux lorsque leur montant n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale. Cette tolérance n’est toutefois pas reconnue par le juge (comme rappelé par la Cour de cassation chambre, chambre civile, 30 mars 2017). L’URSSAF continue toutefois d’appliquer la tolérance.

Les URSSAF ne cherchent que des éléments devant être soumis à charges sociales. Que vous utilisiez mal vos budgets ou que vous n’ayez pas de budgets, que vous ne respectiez pas le droit du travail, ils ne bougeront pas. Ils cherchent juste à débusquer les mauvaises interprétations du code de la sécurité sociale par le CSE. Par exemple, le non respect des règles pour les bons cadeaux, les primes diverses pouvant être données en argent… Il faut éviter toute initiative et respecter à la lettre les circulaires ACOSS.

 

Vous devez préparer à l’échange avec le ou les contrôleurs

Il convient de décider qui va être présent : le trésorier, le secrétaire, le comptable du CSE … Vous devez préparer les documents demandés. Si certains documents importants ne sont pas disponibles, prenez contact avec les contrôleurs pour les informer.

A noter : lors d’un contrôle URSSAF dans un CSE, vous pouvez vous faire assister par l’aide de votre choix comme l’expert comptable. Le contrôleur URSSAF ne peut pas vous en empêcher. Ce droit n’est pas nouveau et doit figurer dans l’avis de contrôle.

N’hésitez pas à faire un point annuel avec votre expert comptable afin de cartographier et rectifier les risques.

Claire Jannot

 

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