Est ce que le comité d’entreprise peut prêter de l’argent aux salariés ?

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Les prêts aux salariés en difficultés financières est une possibilité d’œuvres sociales que les comités d’entreprise peuvent mettre en place. Attention toutefois, ce choix doit être cadré car les dérapages sont possibles (prêts des élus aux élus non remboursés, défaut de paiement et créances irrécouvrables…) et enfin, le risque de redressement par les URSSAF est important.

 

La première question à se poser : un prêt ou un don ?

Le prêt est une somme que verse le comité d’entreprise à un salarié ayant de simples difficultés financières. Il doit faire l’objet d’un remboursement intégral par le salarié sur plusieurs mois.

Le don ou le secours est une somme d’argent que le comité d’entreprise peut décider de verser à un salarié ayant des difficultés financières très sérieuses. La situation étant trop difficile, le CE renoncera au remboursement ou à une partie. Il faut vraiment pouvoir justifier :

  • que les dons sont rares,
  • que la situation du salarié soit trés difficile,
  • qu’il s’agit d’une décision du comité d’entreprise dans son ensemble.

Lors d’un contrôle URSSAF, le contrôleur va chercher les compléments de rémunérations qui devraient subir des cotisations sociales. Autant dire qu’un CE qui paye chaque mois le loyer du Secrétaire du CE prend un double risque : celui d’être redressé mais aussi un risque en droit pénal. Pour plus d’informations sur les risques encourus en cas de mauvaise utilisation des budgets du comité d’entreprise, cliquez ici.

 

Les questions à se poser avant de mettre en place les aides financières

Au préalable, vous devez cadrer, avec tous les membres du comité d’entreprise, les règles de prêt ou de don. Il vous faut réfléchir à :

  • un plafond maximal de prêt ou de don par salarié : le montant doit être modeste et représenter une petite somme à l’échelle du Comité d’entreprise. En cas de difficultés à se faire rembourser, le comité d’entreprise ne doit se retrouver à rogner certaines œuvres sociales pour tous les autres salariés
  • une durée maximale de prêt, ne pas mettre des durées trop longues de remboursement car les salariés peuvent partir de la société. Ce point rejoint d’ailleurs le premier, si un salarié ne peut rembourser que 100 € par mois, ne lui prêtez pas 10.000 € sinon il mettra plus de 8,5 années à rembourser. S’il part de la société au bout 2 ans …
  • établir un formulaire de demande ou une convention qui indique : le nom, l’adresse du salarié, le montant, la durée du prêt, le remboursement, la date et la signature du salarié…
  • fixer à l’avance par délibération du comité d’entreprise, les conditions des prêts et la procédure d’examen des demandes,
  • prévoir les cas difficiles : que faire en cas de salarié de mauvaise foi ? que faire si le salarié ne peut plus rembourser ? Que faire si le salarié part de l’entreprise avant d’avoir tout remboursé ?
  • voir comment le salarié va rembourser : prélèvements sur salaire avec son consentement et celui de la direction (pratique limite) ou bien lui demander, au moment de l’octroi de l’aide, plusieurs chèques que vous encaisserez au fur et à mesure.

Dans tous les cas, il faut savoir que vous devrez courir derrière les salariés afin de récupérer l’argent du CE. Vous aurez des salariés qui vous rembourseront et d’autres qui vont tout faire pour ne pas le faire. Ils partent du principe que vous faites partie de la sphère syndicale et que vous n’insisterez pas trop. Ce point mérite d’être soulevé : pour une question d’équité envers ceux qui vous remboursent, vous devez relancer les mauvais payeurs. Sinon, à terme vous risquez d’avoir beaucoup de demandes et peu de remboursements.

 

Attention au contrôle URSSAF

Cette aide doit être exceptionnelle. Elle doit rentrer dans le cadre des secours exceptionnels (accident de la vie ou une difficulté financière imprévue) pour ne pas intéresser l’URSSAF. En cas de contrôle URSSAF, l’administration va regarder si les prêts font l’objet de remboursements, si les élus du comité d’entreprise font des relances en cas de défaut de paiement, si le cas mérite cette aide…

 

Le prêt ou le don de sommes provenant des comités d’entreprise : un terrain miné.

Un Comité d’entreprise peut faire des prêts aux salariés et des dons, mais il faut mettre beaucoup de formalisme à ce type d’aide.

Tout d’abord, il faut que le salarié soit demandeur et qu’il ait de réelles difficultés financières justifiables, les URSSAF cherchent la rémunération déguisée et ce point peut facilement rentrer dans ce cadre. Ils vont donc regarder deux choses :

  • La procédure : comment le Comité d’entreprise attribue l’aide,
  • Le dossier du salarié : vous devez en avoir un pour chaque cas et il doit expliquer le pourquoi de l’aide,
  • Les différents dossiers : si vous n’avez que des « banques de France », ou des salariés en grande difficulté, vous êtes tranquilles (encore faut-il le justifier).

Le salarié doit faire une demande par écrit, en décrivant sa situation et en expliquant ses difficultés. Il doit justifier ses difficultés avec le plus d’éléments possibles

Attention : cette procédure doit être confidentielle, le demandeur risque de ne pas apprécier que son nom soit divulgué dans l’entreprise dans la case « insolvable » par exemple dans le PV de décision de l’aide.

Cette aide sera imputée sur le budget des œuvres sociales et non sur le budget de fonctionnement du comité d’entreprise (sur la question de son utilisation, cliquez ici).

 

Quelques cas rencontrés

Certains contrôleurs nous ont dit préférer que le Comité d’entreprise paye directement la facture au prestataire (loyer, eau) plutôt que de verser de l’argent au salarié. Effectivement, cette demande peut se comprendre, si le comité d’entreprise paye le loyer pour un salarié, vous maitriserez l’utilisation de la somme d’argent. Combien de fois nous voyons des situations difficiles qui demandent des aides … pour partir en vacances à l’autre bout du monde. Dans ce cas, est-ce que le comité d’entreprise aide vraiment ces salariés à s’en sortir en prêtant de l’argent pour un besoin secondaire ? la question doit être posée

Lors d’un contrôle, un agent nous a même demandé si le comité d’entreprise demandait des intérêts ! Sur ce point, nous vous laissons juger.

[notice]Comme nous l’avons dit plus haut, il est possible de faire des dons mais la plus grande prudence est de mise, vous risquez de vite tomber dans la rémunération déguisée. Ne réservez les dons qu’aux cas de surendettement les « plus lourds ». Passez au préalable par un prêt et, si le salarié est dans une situation très critique, abandonnez le prêt et faites un don. De trop grandes largesses sur ce point sont donc à proscrire.[/notice]

 

Les dons aux membres du comité d’entreprise

Ce point est encore plus risqué et demande une extrême vigilance.  Faites attention, aux avances, aux dons et aux prêts qui sont fait aux élus du Comité d’entreprise. Dans ce cas, l’élu ne doit être partie prenante de la décision et bénéficiaire de l’aide. Le remboursement doit être exigé et en cas de retard, la procédure de recouvrement doit être mise en place. Aucun traitement de faveur ne doit exister.

Elus du CE : vous devez faire attention aux prêts aux salariés.

Imaginez que les salariés ou votre entreprise apprennent que le secrétaire du CE à contracté un prêt de 11.000€ en 2010 et que 3 ans plus tard il n’a rien remboursé. Malheureusement, nous avons rencontré ce cas…

Ces prêts ou dons doivent être extrêmement rares, très encadrés avec beaucoup de formalisme (décision du comité d’entreprise, vérification des remboursements…) car un dérapage peut arriver et, outre rentrer dans le cas de rémunération déguisée, ce don peut être facilement assimilé à un détournement.

Ce point est trop épineux pour ne pas être abordé, nous avons vu des prêts non remboursés et en cas de changement à la tête du comité d’entreprise, vous pouvez être certains que la nouvelle équipe ne voudra pas endosser cette anomalie.

Dans tous les cas, il s’agit d’une œuvre sociale (pour approfondir cliquez ici) et non d’une somme à imputer sur le fonctionnement.

En cas de doutes, consultez le site des URSSAF sur la partie des comités d’entreprise ici.

La loi sur la transparence des CE

La loi sur la transparence des CE est applicable depuis l’exercice 2015. Elle modifie les habitudes dans les CE ayant plus de 153.000 € de revenus (subvention des œuvres sociales et du fonctionnement, revenus financiers…) : notamment l’obligation de publier un bilan, un compte de résultat, une annexe, un rapport d’activité et de gestion. Le Législateur impose même à tous les CE de plus de 153.000 € de nommer un expert comptable. Si vous êtes dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter, Soxia est une société d’Expertise comptable et tous nos clients sont des Comités d’entreprise.

Vous avez une question, alors n’hésitez plus, vous pouvez nous contacter par le biais de notre formulaire de contact :

 

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Rabi Hasnaoui & Renaud Negre