Est ce que le CSE peut prêter de l'argent aux salariés ?
Il est possible que dans les activités sociales et culturelles, le CSE prête de l'argent aux salariés en difficultés financières.
Attention toutefois, ce choix doit être cadré car les dérapages sont possibles (prêts du CSE aux élus jamais remboursés, défaut de paiement et créances irrécouvrables, départ des salariés avant le complet remboursement...) et enfin, le risque de redressement par les URSSAF est important.
SOMMAIRE
La première question à se poser : un prêt ou un don aux salariés ?
Les questions à se poser avant de mettre en place les aides financières par le CSE
Attention au contrôle URSSAF
Le prêt ou le don de sommes provenant des comités d'entreprise : un terrain miné.
Quelques cas rencontrés
Les dons aux membres du CSE
La loi sur la transparence des CSE
Il est possible d'aider les salairiés ayant des difficultés, le CSE prête de l'argent aux salariés. Mais ce point est toujours problèmatique dans les CSE : il faut les encadrer par des règles strictes. Les prêts ou avances accordés par le CSE devraient être remboursables selon un échéancier clair et transparent.
Il est important de noter que les prêts qu'accordent le CSE doivent être ponctuels et ne peuvent en aucun cas se substituer aux crédits bancaires ou aux aides sociales existantes. Le rôle du CSE est de soutenir ses salariés dans certaines situations, mais cela doit être fait de manière responsable et transparente.
La première question à se poser : un prêt ou un don ?
Le prêt est une somme que verse le comité social et économique (CSE) à un salarié ayant de simples difficultés financières. Il doit faire l'objet d'un remboursement intégral par le salarié sur plusieurs mois. Lorsque le CSE prête de l'argent aux salariés, il faudra mettre des formes.
Le don ou le secours est une somme d'argent que le CSE peut décider de verser à un salarié ayant des difficultés financières très sérieuses. La situation étant trop difficile, le CSE donnera cet argent, ou renoncera au remboursement voire à une partie. Il s'agira donc d'un don définitif. Il faut vraiment pouvoir justifier :
- que les dons sont rares,
- que la situation du salarié soit très difficile,
- qu'il s'agit d'une décision du comité social et économique dans son ensemble.
Lors d'un contrôle URSSAF de vos activités sociales, le contrôleur va chercher les compléments de rémunérations qui devraient subir des cotisations sociales. Les URSSAF vont chercher si vous donnez des activités sociales et culturelles qui ne rentrent pas dans les règles que vous pouvez trouver sur leur site internet (Site internet des URSSAF rubrique CSE).
Les dons seront étudiés en cas de contrôle URSSAF et si vous ne pouvez pas justifier des 3 points listés ci-dessus, le risque de redressement est possible.
Autant dire qu'un CSE qui paye chaque mois le loyer du Secrétaire du CSE prend un double risque : celui d'être redressé mais aussi un risque en droit pénal. Pour plus d'informations sur les risques encourus en cas de mauvaise utilisation des budgets du CSE, cliquez ici.
Les questions à se poser avant de mettre en place les aides financières par le CSE
Lorsque le CSE prête de l'argent aux salariés, au préalable, vous devez cadrer, avec tous les membres du Comité social et économique, les règles de prêt. Il vous faut réfléchir à :
- un plafond maximal de prêt par salarié : le montant doit être modeste et représenter une petite somme à l’échelle du CSE. En cas de difficultés à se faire rembourser, le CSE ne doit pas se retrouver à rogner certaines œuvres sociales pour tous les autres salariés bénéficiaires du CSE
- ne pas demander chaque mois des sommes à rembourser trop importantes, vous risquez de mettre le salarié en difficultés
- une durée maximale de prêt, ne pas mettre des durées trop longues de remboursement car les salariés peuvent partir de la société (démission, licenciement, rupture conventionnelle...). Ce point rejoint d'ailleurs le premier, si un salarié ne peut rembourser que 100 € par mois, ne lui prêtez pas 10.000 € sinon il mettra plus de 8,5 années à rembourser. S'il part de la société au bout 2 ans, vous perdrez une grande partie de la somme ...
- établir un formulaire de demande ou une convention qui indique : le nom, l’adresse du salarié, le montant, la durée du prêt, le remboursement, la date et la signature du salarié…
- fixer à l'avance par délibération du CSE, les conditions des prêts et la procédure d'examen des demandes,
- prévoir les cas difficiles : que faire en cas de salarié de mauvaise foi ? que faire si le salarié ne peut plus rembourser ? Que faire si le salarié part de l’entreprise avant d’avoir tout remboursé ?
- voir comment le salarié va rembourser : prélèvements sur salaire avec son consentement et celui de la direction (pratique limite) ou bien lui demander, au moment de l’octroi de l’aide, plusieurs chèques que vous encaisserez au fur et à mesure.
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Le CSE prête de l'argent aux salariés : Attention au contrôle URSSAF
Cette aide doit être exceptionnelle. Elle doit rentrer dans le cadre des secours exceptionnels (accident de la vie ou une difficulté financière imprévue) pour ne pas intéresser l’URSSAF. En cas de contrôle URSSAF, l'administration va regarder si les prêts font l'objet de remboursements, si les élus du comité social et économique font des relances en cas de défaut de paiement, si le cas mérite cette aide... Si vous avez un expert comptable, il pourra vous aider à éviter les risques dans ce domaine.
Sur le site internet des URSSAF nous pouvons lire pour les prêts (cliquez ici pour accéder au site des URSSAF) :
" Pour être qualifiés de prestations sociales au sens de l’instruction ministérielle et, à ce titre, exclus des assiettes sociales, les prêts consentis par le CSE sans intérêt ou à taux réduits doivent répondre aux critères des activités sociales et culturelles et présenter un caractère social.
Pour être qualifié comme tel, le prêt doit cumulativement :
- être mis en place principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise ;
- être proposé à l’ensemble des salariés sans discrimination : les situations identiques doivent être traitées de manière semblable, sans conduire à une attribution systématique des prêts en fonction de critères objectifs et selon des normes préétablies ;
- ne pas être obligatoire pour l’employeur au titre d’une disposition légale ou conventionnelle ;
- avoir pour finalité les conditions de vie ou de travail : la demande de prêt doit donc être circonstanciée."
Ces éléments correspondent à la définition d'une activité sociale et culturelle.
Le prêt ou le don de sommes provenant des CSE : un terrain miné.
Un CSE peut faire des prêts aux salariés et des dons, mais il faut mettre beaucoup de formalisme à ce type d’aide.
Tout d’abord, il faut que le salarié soit demandeur et qu'il ait de réelles difficultés financières justifiables, les URSSAF cherchent la rémunération déguisée et ce point peut facilement rentrer dans ce cadre. Ils vont donc regarder deux choses :
- La procédure : comment le Comité social et économique attribue l’aide,
- Eviter "les prêts à la consommation"
- Le dossier du salarié : vous devez en avoir un pour chaque cas et il doit expliquer le pourquoi de l’aide,
- Les différents dossiers : si vous n'avez que des « banques de France », ou des salariés en grande difficulté, vous êtes tranquilles (encore faut-il le justifier).
Le salarié doit faire une demande par écrit, en décrivant sa situation et en expliquant ses difficultés. Il doit justifier ses difficultés avec le plus d'éléments possibles
Attention : cette procédure doit être confidentielle, le demandeur risque de ne pas apprécier que son nom soit divulgué dans l’entreprise dans la case « insolvable » par exemple dans le PV de décision de l’aide.
Cette aide sera imputée sur le budget des œuvres sociales et non sur le budget de fonctionnement du comité social et économique (sur la question de son utilisation, cliquez ici).
Que disent les URSSAF sur les dons et secours
Reprénons le site internet des URSSAF : "Le secours est défini comme une attribution exceptionnelle, non renouvelable, d’une somme d’argent d’un montant limité, ou d’un bien en nature, en raison de l’état de gêne des bénéficiaires, ou d’une situation particulièrement digne d’intérêt.
Une somme ayant le caractère de secours ne doit pas être soumise à cotisations" pour aller sur la page citée cliquez ici.
Comme nous pouvons le lire, les dons et secours doivent être exceptionnels, un montant plutôt faible.
Les URSSAF ajoutent : "En revanche, les secours attribués de manière non systématique aux retraités et préretraités, ou à l’occasion du décès d’un membre de la famille du salarié, sont assimilés à un secours.
De même, les bourses d’études doivent être considérées comme des compléments de salaire qui doivent être assujettis à cotisations sociales". Les bourses d'études ne doivent pas être versées (sauf à mettre des cotisations sociales).
Quelques cas rencontrés
Certains contrôleurs nous ont dit préférer que le CSE paye directement la facture au prestataire (loyer, eau, éléctricité) plutôt que de verser de l’argent au salarié. Effectivement, cette demande peut se comprendre, si le comité social et économique paye le loyer pour un salarié, vous maitriserez l'utilisation de la somme d'argent. Combien de fois nous voyons des situations difficiles qui demandent des aides ... pour partir en vacances à l'autre bout du monde. Dans ce cas, est-ce que le CSE aide vraiment ces salariés à s'en sortir en prêtant de l'argent pour un besoin secondaire ? la question doit être posée.
Lors d’un contrôle, un agent nous a même demandé si le CSE demandait des intérêts ! Sur ce point, nous vous laissons juger.
Comme nous l'avons dit plus haut, il est possible de faire des dons mais la plus grande prudence est de mise, vous risquez de vite tomber dans la rémunération déguisée. Ne réservez les dons qu’aux cas de surendettement les « plus lourds ». Passez au préalable par un prêt et, si le salarié est dans une situation très critique, abandonnez le prêt et faites un don.
De trop grandes largesses sur ce point sont donc à proscrire et peuvent être risquées.
Les dons aux membres du CSE
Ce point est encore plus risqué et demande une extrême vigilance. Faites attention, aux avances, aux dons et aux prêts qui sont fait aux élus du CSE. Dans ce cas, l’élu ne doit être partie prenante de la décision et bénéficiaire de l'aide. Le remboursement doit être exigé et en cas de retard, la procédure de recouvrement doit être mise en place. Aucun traitement de faveur ne doit exister.
Elus du CSE : vous devez faire attention aux prêts aux salariés.
Imaginez que les salariés ou votre entreprise apprennent que le secrétaire du CSE à contracté un prêt de 11.000€ en 2022 et que 3 ans plus tard, il n'a rien remboursé. Malheureusement, nous avons rencontré ce cas.
Ces prêts ou dons doivent être extrêmement rares, très encadrés avec beaucoup de formalisme (décision du CSE, vérification des remboursements...) car un dérapage peut arriver et, outre rentrer dans le cas de rémunération déguisée, ce don peut être facilement assimilé à un détournement.
Ce point est trop épineux pour ne pas être abordé, nous avons vu des prêts non remboursés et en cas de changement à la tête du CSE, vous pouvez être certains que la nouvelle équipe ne voudra pas endosser cette anomalie.
Dans tous les cas, il s'agit d'une œuvre sociale (pour approfondir cliquez ici) et non d'une somme à imputer sur le fonctionnement.
En cas de doutes, consultez le site des URSSAF sur la partie des CSE ici.
La loi sur la transparence des CSE qui prêtent de l'argent aux salariés
La loi sur la transparence des CE [CSE] est applicable depuis l'exercice 2015. Elle modifie les habitudes dans les CSE ayant plus de 153.000 € de revenus (subvention des œuvres sociales et du fonctionnement, revenus financiers...) : notamment l'obligation de publier un bilan, un compte de résultat, une annexe, un rapport d'activité et de gestion. Le CSE prête de l'argent aux salariés, il y a un flux financier qui va passerdans les comptes. Les prêts et les dons figurerons dans les comptes du CSE dans la partie des activités sociales et culturelles.
Le Législateur impose même à tous les CSE de plus de 153.000 € de nommer un expert comptable. Si vous êtes dans ce cas, n'hésitez pas à nous contacter, Soxia est une société d'Expertise comptable et tous nos clients sont des CSE.
Vous avez une question, alors n'hésitez plus, vous pouvez nous contacter par le biais de notre formulaire de contact :
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