Quelles sont les obligations comptables du CSE ?
Depuis 2015, les obligations comptables du CSE sont plus nombreuses, les élus du comité social et économique sont tenus de professionnaliser leur gestion comptable (voir notre article dédié à la comptabilité du CSE). Il est fondamental de connaître les principes comptables pour bien gérer votre CSE et faire acte de transparence vis à vis des salariés en détaillant vos comptes annuels. Dans ce cadre, et outre vos deux comptes de résultats distincts (Fonctionnement -0.2% ou 0.22%- et Activités sociales et culturelles), avez-vous pensé à émettre aussi un bilan (selon votre taille) ? quelles sont les obligations comptables du CSE ? Quelle est la situation du patrimoine et des dettes de votre CSE ? Avez-vous mis à jour le règlement intérieur de votre CSE ?
SOMMAIRE
Important : savoir où se situe votre CSE pour connaître vos obligations comptables
Quels sont les éléments à prendre en compte pour savoir dans quelle catégorie vous vous situez et quelles obligations comptables du CSE à appliquer ?
Les petits CSE
Les CSE disposant de ressources plus importantes
Les associations ou les SCI qui dépendent du CSE
Un rapport d'activité et de gestion pour les CSE
L’annexe aux comptes du CSE
Le CAC et le droit d'alerte pour le CSE
La commission des marchés du CSE
Qui peut consulter les pièces comptables ?
Une prise de conscience des obligations comptables du CSE à respecter
Important : savoir où se situe votre CSE pour connaître vos obligations comptables
Depuis la loi sur la transparence des comptes du 5 mars 2014 dont les règles sont reprises dans l'ordonnance qui créé le comité social et économique (plus d'informations sur le CSE en cliquant ici), tous les CSE d'une certaine taille doivent :
- tenir une comptabilité selon des normes comptables bien précises (obligation de faire un inventaire des stocks, des immobilisations...) et,
- respecter l'obligation de présenter chaque année : un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport d'activité et de gestion.
Pour savoir quelles obligations comptables vous sont applicables, il faut appliquer les seuils suivants :
- les ressources de votre comité social et économique (CSE) sont inférieures à 153 000 €. Vous pouvez appliquer une comptabilité ultra-simplifiée, en fait une tenue des comptes en trésorerie,
- vos ressources sont supérieures à 153 000 €, mais n'ayant pas 50 salariés, 1.55 million € de total du bilan et 3.1 millions € de ressources, vous devez tenir une comptabilité d'engagement et recourir obligatoirement à un expert-comptable (L2315-76 du Code du travail),
- vos ressources sont supérieures à 153 000 € et vous remplissez au moins 2 des 3 critères fixés pour les Sarl, SAS, SNC, SCA... (c'est à dire 50 salariés en ETP, 1.55 million d'€ de bilan et 3.1 millions d'€ de ressources). Vous devez en tant que CSE appliquer une comptabilité de droit commun c'est à dire respecter les mêmes principes que pour les entreprises et surtout nommer un commissaire aux comptes qui va valider (certifier) vos comptes pour 6 ans.
Comme le Code du Travail indique que les CSE doivent séparer les 2 budgets, la comptabilité d'un CSE doit comprendre 2 sections :
1- la section « Activités économiques et professionnelles » (AEP) ou fonctionnement 0.2% enregistrant les opérations relevant des attributions économiques définies à l'article L. 2312-8 du code du travail ;
2- la section « Activités sociales et culturelles » (ASC) enregistrant les opérations concernant les attributions en matière d'activités sociales et culturelles définies aux articles L. 2312-78 à L. 2312-80 du code du travail.
Au delà de la section, il est plus simple d'avoir deux comptabilités séparées (compte de résultat et bilan), ainsi les comptes sont bien plus lisibles.
Quels sont les éléments à prendre en compte pour savoir dans quelle catégorie vous vous situez et quelles obligations comptables du CSE à appliquer ?
Pour l'appréciation du seuil de 153 000 € (donc savoir où votre CSE se situe), il est tenu compte en application de l'article D 2325-12 du Code du travail :
- de la subvention de fonctionnement (pour savoir comment l'utiliser, cliquez ici),
- de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles,
- du remboursement par l'employeur des primes d'assurances dues par le CSE pour couvrir sa responsabilité civile,
- des dons et legs,
- il convient d'enlever les sommes versées au CSEC,
- des revenus des biens meubles et immeubles du comité (à l'exception des produits de cession d’immeubles).
Si vous êtes un CSE d'établissement et que vous avez décidé de reverser une partie de la subvention au CSE central : il convient de ne pas en tenir compte au niveau de l'établissement. Il ne faudra en tenir compte qu'au niveau du CSE central. Par contre, le CSE central et les établissements devront signer un accord de transfert de gestion qui va cadrer les échanges financiers, les montants, les obligations respectives, la durée qui risque d'être inférieure à la durée d'un mandat...
Il vous faut donc faire la somme de ces revenus et voir si vous êtes au dessus de 153.000 €.
La loi impose l'intervention obligatoire d'un expert-comptable pour les CSE de plus de 153.000 € de revenus. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez prendre contact avec nous car nous sommes experts-comptables et nous travaillons exclusivement avec les CSE, nous connaissons bien les obligations comptables du CSE
Les petits CSE
Les obligations comptables du CSE au dessous de 153.000 € : vous pouvez présenter une comptabilité dite de trésorerie (ultra simplifiée) en tenant notamment un livre de compte « livre de recettes et dépenses » et en établissement chaque année un état simplifié sur le patrimoine et les engagements en cours.
Les CSE disposant de ressources plus importantes
Au dessus de 153.000 €, une comptabilité d'engagement est obligatoire, la loi impose l'intervention d'un expert comptable.
Pour les CSE les plus importants, ce sont des comptes certifiés. Cela concerne les CSE remplissant au moins deux de ces trois critères : plus de 3.1 millions € de ressources (pour le CSE), 1.55 millions € de total de bilan et de plus de 50 salariés du CSE.
Pour l'appréciation du seuil de 3,1 millions, il convient de prendre en compte les mêmes ressources que celles appliquées au seuil de 153 000 € et d'y ajouter :
- les recettes procurées par les manifestations organisées par le CSE,
- les cotisations facultatives des salariés de l'entreprise dont le CSE fixe éventuellement les conditions de perception et les effets.
Il faut comprendre qu'un CSE recevant plus de 3.1 million € de ressources (avec les paiements/cotisations des salariés pour obtenir des œuvres sociales) et ayant un total de bilan de plus de 1.55 millions €, doit nommer pour 6 ans un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant. Le critère de l'effectif étant plus rare, les deux autres sont à surveiller. Un CSE qui existe depuis plus de 15 ans et ayant accumulé des réserves sur le budget de fonctionnement peut, assez vite, rentrer dans le critère du bilan.
S'il existe des associations, le CSE sera tenu d’établir des comptes consolidés et peut rentrer dans les critères de nominations de deux commissaires aux comptes en application de l’article L. 823-2 du code de commerce.
Les associations ou les SCI qui dépendent du CSE
Si vous financez des associations (sportives) ou des SCI, il faudra expliquer les liens qui vous unissent, les moyens que vous accordez… Il faudra réaliser des comptes consolidés (réunir les comptes du CSE et des associations afin de ne présenter qu'un bilan et un compte de résultat).
Art. L. 2325-48. – Lorsque l’ensemble constitué par le comité d’entreprise et les entités qu’il contrôle, au sens de l’article L. 233-16 du code de commerce, dépasse, pour au moins deux des trois critères mentionnés au II de l’article L. 2325-45 du présent code, des seuils fixés par décret, le comité d’entreprise établit des comptes consolidés, dans les conditions prévues à l’article L. 233-18 du code de commerce.
Art. L. 2325-50-1. – Le trésorier du comité d’entreprise ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes présente un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres.
Un rapport d'activité et de gestion pour les CSE
Concomitamment à la présentation des comptes, sera également présenté aux membres élus du CSE, un « rapport d'activité et de gestion » intégrant des données qualitatives susceptibles d’éclairer la gestion.
Vous devrez aussi produire un rapport de gestion qui va détailler, une fois par an, l’organisation du CSE, une explication sur les œuvres sociales mises en place (qui en a profité ? pour combien ? quel est le taux de subventionnement ?), présenter et expliquer les écarts entre les prévisionnels et les chiffres comptables. C'est au CSE de déterminer quels sont les membres élus chargés d'élaborer ce rapport d'activité, il paraît légitime que le trésorier et le secrétaire y participent (pour ne savoir plus sur les missions du secrétaire du CSE - cliquez ici -). Prenez le soin de bien présenter ce rapport : utiliser le comme un outil valorisant vos différentes activités.
Ce rapport contiendra :
- une présentation du CSE et de ses missions ainsi que son organisation du CSE (nombre d’élus, nombre de salariés, organigramme éventuel…) ;
- le bilan sur les attributions économiques (formation des élus, recours à des experts, communication, réunions avec l’employeur…)
- les salariés couverts par le CSE,
- le bilan sur les ASC (et conventions passées si délégation) pouvant intégrer des données quantitatives et qualitatives avec :
- un descriptif de l’activité en rappelant la part subventionnée par le CSE, le prestataire auquel à fait appel le CSE, le lieu de réalisation de l’activité (par exemple pour un voyage) ;
- une présentation des données comptables comparées au budget voté par le CSE ;
- des données statistiques de réalisation (exemple : nombre de billets distribués, nombre de participants à un voyage, nombre de subventions versées…) ;
- le bilan financier de l’année (les ressources, les dépenses).
– "Le CSE établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise".
Il conviendra que tous les CSE révisent leur règlement intérieur notamment sur la partie présentation des comptes.
L’annexe aux comptes du CSE
Il s’agit d’un document qui va expliquer certains aspects des comptes. Ainsi, elle doit donner des informations sous la forme de tableaux, mais aussi informer le lecteur sur les informations et règles comptables, les engagements pris par le CSE, les faits caractéristiques de l’exercice, des explications sur les charges constatées d’avance, les produits constatées d’avance, les charges à payer, les produits à recevoir… mais aussi de toutes les informations significatives.
Le CAC et le droit d'alerte pour le CSE
Le CSE peut déclencher un droit d'alerte sur les comptes de l'entreprise (la procédure ici), le commissaire aux comptes peut faire la même chose sur les comptes du comité social et économique.
La commission des marchés du CSE
La commission des marchés doit être mise en place dans les grands CSE c'est à dire ceux recevant plus de 3.1 million € de ressources (avec les paiements des salariés pour obtenir des œuvre sociales) et ayant un total de bilan de plus de 1.55 millions €.
La Commission des marchés est un organe responsable de la fonction achat disposant du pouvoir de choisir les fournisseurs et les prestataires du CSE (marchés à partir de 30 000 €).
Pour les contrats de plus de 30 000 €, la Commission devra donc justifier le choix des fournisseurs : pourquoi celui là et pas un autre ?
La durée de conservation des pièces comptables prévue par le Code du Travail est de 10 ans.
Qui peut consulter les pièces comptables ?
Tous les membres du CSE doivent avoir un accès aux archives et aux documents administratifs et comptables du CSE.
En tant que président du CSE, l'employeur a accès à tout moment aux archives et aux documents comptables du comité, comme les autres membres.
Une prise de conscience des obligations comptables du CSE à respecter
Attention car certains CSE n’ont pas encore réalisé la portée de la loi qui « professionnalise » la gestion. La certification des comptes des CSE demande une tenue comptable très stricte et beaucoup de CSE ne sont pas encore prêts. Dans ce cas, par exemple, vous devrez présenter un bilan, deux comptes de résultat (en comptabilité d’engagement), une annexe aux comptes et un rapport de gestion.
Vous devrez faire au moins une fois par an un inventaire physique des stocks, faire attention au rattachement des charges et des produits (est-ce du 2020, du 2021 ?) mettre des procédures en place, rédiger le règlement intérieur au CSE (ou le modifier)… Vous devez tenir votre comptabilité comme une entreprise tient la sienne.
L'ordre des Experts-Comptable met à votre disposition un plan comptable adapté aux CSE.
Les CSE doivent toujours respecter les règles URSSAF ce point ne change pas. Pour plus d'informations cliquez ici.
Pour consulter un résumé cliquez ici.
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