Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?

Bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE (le 0.2% ou le 0.22%) est l’une des missions du Trésorier. La gestion de ce budget, légèrement modifié par les ordonnances Macron, est source de questions et surtout de tentations. Notamment celle du transfert de l’excédent annuel du budget fonctionnement sur le budget des œuvres sociales. La loi confirme aussi certains points de gestion applicables auparavant au comité d’entreprise. Que peut-on financer avec le budget de fonctionnement du CSE ? que faire si nous avons de grosses sommes qui dorment dans le fonctionnement ? Quelles dépenses sont véritablement imputables sur le budget de 0.2% ?

Quelques éclaircissements sont nécessaires pour bien gérer le CSE en évitant les pièges.  

Explications sur l’utilisation du budget de fonctionnement du CSE

L’exception confirme la règle – Exceptio probat regulam

À partir du seuil de 50 salariés, l’employeur est tenu de verser un budget de fonctionnement (0.2% ou 0.22% selon la taille) qui s’ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles (ASC). Chaque année, les élus disposent ainsi obligatoirement d’une somme pour assurer le fonctionnement et les travaux du CSE pour des activités autres que les ASC.

Autrement dit, utiliser le budget de fonctionnement (0.2%) pour exercer librement et faire vivre ses prérogatives économiques et professionnelles, recourir à des conseils et se former de manière indépendante. La Cour de cassation rappelle que seuls les sommes ou moyens en personnel attribués pour les besoins du fonctionnement du CSE, à l’exclusion de ceux occasionnés par ses activités sociales et culturelles, peuvent être déduits de la subvention de fonctionnement (Cour de cassation, chambre sociale, 7 juillet 2021).

A cette fin, l’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute. Le taux est fixé à 0,22% pour les entreprises de plus de 2.000 salariés.

Pendant tout l’exercice, la gestion des 2 budgets (ASC et fonctionnement) doit être distincte. La gestion séparée et étanche de chaque budget reste le principe pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE. Le Trésorier du CSE applique obligatoirement le principe dit de « dualité budgétaire »

Cela dit, la loi Macron permet une petite exception une fois à la fin de l’exercice lors de l’approbation des comptes N-1, à la fin de l’exercice. A cette occasion, les membres du CSE peuvent décider le transfert d’une partie du reliquat annuel du budget de fonctionnement vers les activités sociales et culturelles (article L. 2315-61). Décider, c’est voter officiellement en réunion plénière.

Important : 

1- pour pouvoir transférer une partie du résultat net du budget de fonctionnement, il faut un excédent !

2- par excédent annuel du budget de fonctionnement, il faut comprendre le résultat net positif de l’année N-1.

3- En outre, ce n’est pas la totalité de l’excédent annuel mais une partie limitée au maximum à 10% (article R. 2315-31-1 issu du décret du 26 octobre 2018).

Le transfert demeure ainsi une exception valable 1 seule fois par an.

Comment transférer une partie du budget de fonctionnement du CSE ?

Après le vote du CSE, le transfert des 10% maximum de l’excédent annuel du budget de fonctionnement sur le budget des activités sociales et culturelles nécessite des écritures comptables. En effet, le montant de la somme transférée mais aussi ses modalités d’utilisation doivent être inscrites dans les comptes annuels du CSE. Le rapport annuel d’activité devra également faire apparaître ces renseignements. Le Trésorier sera très vigilant sur ce point légal (L.2315-61). Le CSE doit respecter strictement le principe de séparation des budgets et le cas échéant ne pas dépasser la limite des 10 % de l’excédent annuel en cas de transfert (Cour de cassation, chambre sociale, 20 octobre 2021).

Comment comptabiliser les dépenses du budget de fonctionnement du CSE ?

La pensée naît du doute

Chaque subvention (ASC et fonctionnement) que reçoit le CSE, doit avoir sa propre comptabilité et son utilisation spécifique au cours de l’exercice.

Mais dans sa gestion courante, le Trésorier du CSE peut parfois douter face à la nature d’une dépense. Est-elle imputable sur le budget de fonctionnement du CSE ?

Le raisonnement à adopter est le suivant : les charges sont réparties entre les deux budgets par destination et non par nature. Posez-vous la question de la finalité de la dépense.

Est-elle affectée à la réalisation d’une prérogative économique et professionnelle du CSE ?

Ou bien s’agit-il d’une prestation au bénéfice des salariés de l’entreprise ? ou que des élus du CSE ?

Comme le soulignent les juges, pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE « il ne saurait être question de se prévaloir de la liberté d’utilisation pour couvrir des dépenses étrangères à ses attributions économiques et professionnelles ».

Une illustration avec un cas hybride. Utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour payer le salaire d’une assistante dont l’une des principales affectations concernerait les activités sociales et culturelles n’est pas possible. En l’espèce, le juge a retenu une ventilation à 50%-50% des salaires sur le fonctionnement et les œuvres sociales (Cour de cassation, 23 octobre 1991, n° 90-11105). En cas de doute, il vaut mieux soit demander à son expert-comptable, soit ventiler entre les 2 budgets selon une clef de répartition à expliquer.

En somme, bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE implique une analyse préalable de la dépense à répartir ou à affecter…

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L’utilisation du budget de fonctionnement du CSE : les pièges à éviter

En CSE : prudence est mère de sûreté

Se poser la question : est-ce que, comme nous entendons dans tous les forums, toutes les dépenses rentrent dans le budget de fonctionnement ?

Voici un florilège des « arguments » avancés par certains « prestataires » pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE en dehors du cadre légal. A toutes fins utiles : « les auteurs de ces propos ne sont pas responsables de la gestion de vos budgets », ils peuvent tout vous dire pour que signez le contrat …

  • « le respect de la loi n’est pas important. utilisez le budget de fonctionnement du CSE, c’est pour faire plaisir aux salariés ». Le Trésorier appréciera. C’est bien connu, le non-respect de la loi ou des obligations comptables n’entraînent aucune conséquence…
  • « la loi a changé, utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour les salariés c’est normal ! ». Avec la possibilité de transférer au maximum 10% de l’excédent annuel, l’affirmation, péremptoire au possible, est à prendre avec précaution. Sauf à considérer les CSE comme de simples comités des fêtes… Certains employeurs en rêvent !
  • « Vous pouvez désormais transférez 10% du total de votre budget de fonctionnement du CSE ! Faites-moi confiance ! ». Attention, c’est 10% de l’excédent annuel et non des réserves ou la subvention de l’exercice, une relecture du décret serait conseillée…
  • un argument que nous trouvons sur plusieurs sites internet : « il est possible d’employer le budget de fonctionnement du CSE pour offrir un cadeau aux salariés qui rappelle par ailleurs, aux salariés, l’existence du CSE aux salariés »
  • « offrir un cadeau floqué, c’est à dire un objet du quotidien professionnel ou personnel peu onéreux marqué du nom du CSE. Cette dépense est finançable avec le budget de fonctionnement du CSE car le logo est considéré comme un outil de communication » … sauf que nous donnons ici la définition d’une activité sociale et culturelle et non d’une dépense de fonctionnement
  • « faites de la communication avec des cadeaux et payez les avec le budget de fonctionnement du CSE, ça passe toute l’année ». C’est évident ! : pour les vendeurs (mais que pour eux car les Juges ne sont pas tout à fait d’accord), il est tout à fait « admis » de donner des tablettes, des téléphones portables, des serviettes de plage avec la photo imprimée du secrétaire et du trésorier. On comprend tout de suite le lien avec les missions économiques du CSE… ce cas n’est pas possible
  • Et le meilleur pour la fin : « l’URSSAF approuve ces pratiques et notamment les cadeaux publicitaires »… en réalité, les redressements sont fréquents au titre des cadeaux en nature mais cela ne concerne plus le prestataire qui aura fait la vente.

Soyez prudents face aux sollicitations parfois farfelues. Un prestataire connu en CSE s’est même fait condamné pour DOL par un tribunal pénal en ayant affirmé que l’accès à un site proposant des ASC relève du fonctionnement.

Revenons à l’essentiel. Pourquoi le budget de fonctionnement du CSE a-t-il été créé ? Pour permettre aux élus d’exercer leurs missions économiques et professionnelles en toute indépendance. Aucun CSE n’est à l’abris d’un PSE et de l’aide d’un avocat, d’une formation sur l’écologie qui vient de rentrer dans la BDESE… Votre direction sera plus craintive si vous avez des réserves de fonctionnement importantes que vides. Depuis 2020, nous voyons de tels changements dans notre quotidien qu’avoir des moyens financiers est un gage de sérieux si vous voulez être un bon élu. Les salariés préféreront un PSE bien négocié qu’une serviette de plage avec logo du CSE !

Piloter le budget de fonctionnement du CSE en évitant le décrochage

Nul n’est censé ignorer la loi ?

Certains n’hésitent pas à se présenter devant vous en tant qu’« expert » du Comité social et économique pour vous faire croire qu’une mauvaise utilisation est tout à fait « légale »…

Une décision de justice à connaitre :

Une décision du Tribunal d’Instance de Versailles (1er février 2019, n° 11-18-000014) illustre la pratique consistant à mentir sciemment, même par écrit, au trésorier et aux élus du CSE sur l’utilisation du budget de fonctionnement pour obtenir leur signature « oui, la seule chose imputable aux œuvres sociales est la boutique en ligne mais celle-ci est offerte comme indiqué sur le contrat. D’où cette imputation au budget de fonctionnement du CSE« .

En l’espèce, le montant était de 9.000 € pour un abonnement donnant accès via une plateforme internet à des réductions aux salariés ! Conclusion, le juge prononce logiquement la nullité du contrat pour vice du consentement. Le juge a donné raison aux CSE car le fournisseur a volontairement indiqué qu’il fallait mettre la dépense dans le budget de fonctionnement du CSE alors que ce n’était pas le cas.

Le 9 février 2021, la Cour d’appel de Versailles confirme le jugement. Les juges refusent d’ailleurs logiquement l’argument « outil de communication » utilisé par le prestataire pour faire passer le coût sur le budget de fonctionnement.

Au fond, être Trésorier n’implique pas seulement de la rigueur mais aussi une certaine fermeté face aux pressions des prestataires (comme des élus parfois !) pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE…

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Comment bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?

L’existence même du budget de fonctionnement a pour but d’inciter les CSE à user de leurs prérogatives économiques. Quelques exemples pour lesquels l’équipe Soxia peut intervenir à vos côtés :

Suivre des formations (notamment la formation économique légale des membres du CSE). Pour plus d’informations cliquez ici.

s’appuyer sur les conseils et les réponses d’un juriste et d’un Expert-comptable tout au long de votre mandat, disposer d’un juriste présent à vos réunions préparatoires, aider les commissions dans leurs travaux (analyse des documents, identification des enjeux, préparation des avis, etc…). Consultez-nous pour recevoir une offre.

régler une partie des honoraires de l’expert (20%) pour certaines expertises légales à un cofinancement (stratégie de l’entreprise, droit d’alerte économique, etc…).

recourir à un Expert-comptable pour établir votre comptabilité (obligatoire à partir de 153.000 € de ressources).

les frais de déplacements 

la rédaction des PV de réunions du CSE

améliorer le local du CSE 

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En fin de compte, les possibilités sont à la hauteur de vos missions.

Qui décide des dépenses du CSE et notamment l’utilisation du budget de fonctionnement ?

Une décision n’est bonne que lorsqu’elle est prise

Engager une dépense au titre du budget de fonctionnement du CSE nécessite une décision officielle. Cela implique un vote des élus en réunion plénière du CSE. Quant au Président, il ne prend pas part au vote. C’est un détail d’importance quand on évoque le budget de fonctionnement.

Cela étant, la décision majoritaire des élus ne porte que sur des engagements de dépenses licites. On pense par exemple à la question de l’imputation de la dépense sur le budget de fonctionnement. Mais aussi à l’abus de confiance…

En effet, sous couvert d’un vote, le Trésorier et le Secrétaire ne peuvent pas se faire rembourser un week-end dénommé « Team Building » dans un 5 étoiles sur la côte d’Azur  … (Cas que nous avons rencontré lors d’un audit des comptes).

La décision du CSE peut être effectuée lors de l’approbation des budgets prévisionnels (pratique conseillée). Mais aussi de manière ponctuelle, au cours de l’exercice, avec un point spécifique à l’ordre du jour. Et pour les dépenses courantes, une clause du règlement intérieur permettra de poser les limites.

La vigilance est donc de rigueur. En effet, les conséquences peuvent être lourdes. L’objectif est de sécuriser le Trésorier du CSE. En d’autres termes, engager la dépense sans prendre de risque.

Voici un exemple pour illustrer le principe. Sans autorisation préalable du CSE, des élus ont été condamné à rembourser leurs frais de déplacement. En l’espèce, aucune autorisation préalable n’avait été actée que ce soit par un vote ponctuel du CSE ou une clause du règlement intérieur (lui même adopté par un vote).

« […] Il ressort des procès-verbaux versés aux débats, que les déplacements litigieux et les frais afférents n’ont pas fait l’objet de discussions préalables […] » (Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012).

 

En conclusion : utiliser le budget de fonctionnement du CSE n’est pas très compliqué, il suffit de respecter les règles ci-dessus.

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