Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?
Bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE (le 0.2% ou le 0.22%) est l'une des missions du Trésorier. La gestion de ce budget, modifié par les ordonnances Macron, est source de questions et parfois de tentations. Notamment celle du transfert de l'excédent annuel du budget fonctionnement sur le budget des œuvres sociales. La loi confirme aussi certains points de gestion applicables auparavant au comité d'entreprise. Que peut-on financer avec le budget de fonctionnement ? que faire si nous avons de grosses sommes qui dorment dans le fonctionnement ? Quelles activités sont véritablement imputables sur ce budget ?
Quelques éclaircissements sont nécessaires pour bien gérer le CSE en évitant les pièges.
SOMMAIRE
Explications sur l'utilisation du budget de fonctionnement du CSE
Comment transférer une partie du budget de fonctionnement ?
Comment comptabiliser les dépenses du budget de fonctionnement ?
L'utilisation du budget de fonctionnement du CSE : les pièges à éviter
Piloter le budget de fonctionnement en évitant le décrochage
Qui décide des dépenses du CSE ?
Explications sur l'utilisation du budget de fonctionnement du CSE
Quand verser la subvention de fonctionnement à un CSE ?
À partir du seuil de 50 salariés, l'employeur est tenu de verser, au comité social et économique (CSE), un budget de fonctionnement (0,2% ou 0,22% selon taille) qui s'ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles (ASC). Chaque année, les élus disposent ainsi d'une somme pour assurer le fonctionnement et les travaux du CSE pour des activités autres que les ASC.
Autrement dit, utiliser le budget de fonctionnement (0.2% ou 0.22%) pour exercer librement et faire vivre ses prérogatives économiques et professionnelles, recourir à des conseils et se former de manière indépendante. La Cour de cassation rappelle que seuls les sommes ou moyens en personnel attribués pour les besoins du fonctionnement du CSE, à l'exclusion de ceux occasionnés par ses activités sociales et culturelles, peuvent être déduits de la subvention de fonctionnement (Cour de cassation, chambre sociale, 7 juillet 2021).
A cette fin, dans toutes les sociétés de plus de 50 salariés, l’employeur verse, chaque année, au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute. Le taux est fixé à 0,22% pour les entreprises de plus de 2.000 salariés. Ce versement est obligatoire, aucun employeur ne peut y déroger.
La gestion séparée des 2 budgets du CSE
Pendant tout l'exercice comptable, les 2 budgets du CSE sont distincts et gérés de façon autonome. La gestion séparée et étanche de chaque budget reste le principe pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE. Le Trésorier du CSE applique le principe dit de « dualité budgétaire ».
Cela dit, la loi permet une exception une fois à la fin de l'exercice lors de l'approbation des comptes N-1. A cette occasion, les membres du CSE peuvent décider le transfert d'une partie du reliquat annuel du budget de fonctionnement vers les activités sociales et culturelles (article L. 2315-61). Nous parlons bien du reliquat ou du résultat final. Décider, c'est voter officiellement en réunion plénière de CSE.
Par excédent (ou résultat) annuel, il faut comprendre le résultat net positif de l'année N-1. En outre, ce n'est pas la totalité de l'excédent annuel mais une partie limitée à 10% maximum (article R. 2315-31-1 issu du décret du 26 octobre 2018) qui peut être tranférée. Ce transfert de fin d'année d'un budget à l'autre demeure ainsi une exception au principe de séparation des budgets du CSE.
Comment transférer une partie du budget de fonctionnement ?
Dans la majeure partie des cas, le transfert se fait du budget de fonctionnement vers les ASC, mais il est possible pour les élus de CSE de décider de transférer du budget des ASC vers le budget de fonctionnement (0.2%).
Après le vote du CSE, le transfert des 10% maximum de l'excédent annuel du budget de fonctionnement sur le budget des activités sociales et culturelles nécessite des écritures comptables. En effet, le montant de la somme transférée mais aussi ses modalités d'utilisation doivent être inscrites dans les comptes annuels du CSE. Le rapport annuel d'activité devra également faire apparaître ces renseignements. Le Trésorier sera très vigilant sur ce point légal (L.2315-61).
Le CSE doit respecter strictement le principe de séparation des budgets et le cas échéant ne pas dépasser la limite des 10 % de l’excédent annuel en cas de transfert (Cour de cassation, chambre sociale, 20 octobre 2021).
Comment comptabiliser les dépenses du budget de fonctionnement du CSE ?
Chaque subvention (ASC et fonctionnement) que reçoit le CSE, doit avoir sa propre comptabilité et son utilisation spécifique (et séparée) au cours de l'exercice.
Mais dans sa gestion courante, le Trésorier du CSE peut parfois douter face à la nature d'une dépense. Est-elle imputable sur le budget de fonctionnement du CSE ?
Le raisonnement à adopter est le suivant : les charges sont réparties entre les deux budgets par destination et non par nature. Posez-vous la question de la finalité de la dépense :
- Est-elle affectée à la réalisation d’une prérogative économique et professionnelle du CSE ? Ou au bénéfice des élus CSE ?
- Ou bien s'agit-il d'une prestation au bénéfice des salariés de l'entreprise (est ce que les salariés peuvent en bénéficier) ?
Comme le soulignent les juges, pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE « il ne saurait être question de se prévaloir de la liberté d’utilisation pour couvrir des dépenses étrangères à ses attributions économiques et professionnelles ».
Une illustration avec un cas hybride jugé. Utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour payer le salaire d’une assistante dont l'une des principales affectations concerne les activités sociales et culturelles n'est pas possible. En l'espèce, le juge a retenu une ventilation à 50%-50% des salaires sur le fonctionnement et les œuvres sociales (Cour de cassation, 23 octobre 1991, n° 90-11105).
En cas de doute, il vaut mieux demander à son expert-comptable pour ventiler les 2 budgets selon une clef de répartition.
En somme, bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE implique une analyse préalable de la dépense à répartir ou à affecter...
L'utilisation du budget de fonctionnement du CSE : les pièges à éviter
Les pièges rencontrés
Se poser la question : est-ce que, comme nous l'entendons sur les salons CSE, toutes les dépenses entrent-elles dans le budget de fonctionnement ?
Voici un florilège des "arguments" avancés par certains "prestataires" pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE en dehors du cadre légal.
A toutes fins utiles, les auteurs de ces propos ne sont pas responsables de la gestion de vos budgets...
- « le respect de la loi n'est pas important. C'est pour faire plaisir aux salariés ». Le Trésorier appréciera. C'est bien connu, le non-respect de la loi ou des obligations comptables n'entraînent aucune conséquence... Faire plaisir aux salariés est fondamental mais ne pas respecter la loi peut mettre des élus du CSE en difficultés
- « la loi a changé, utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour les salariés c'est normal ! ». Avec la possibilité de transférer au maximum 10% de l'excédent annuel, l'affirmation, péremptoire au possible, est à prendre avec précaution. Sauf à considérer les CSE comme de simples comités des fêtes... Certains employeurs en rêvent ! A noter que la loi n'a pas évolué : il faut toujours gérer les 2 budgets de façon séparée jusqu'au vote du transfert des 10%
- « Vous pouvez désormais transférez 10% de la totalité de vos réserves de fonctionnement ! Faites-moi confiance ! ». Attention, c'est bien 10% de l'excédent annuel et non des réserves ou la subvention de l'exercice, une relecture du décret serait conseillée...
- « offrir un cadeau floqué, c'est à dire un objet du quotidien professionnel ou personnel peu onéreux marqué du nom du CSE. Cette dépense est finançable avec le budget de fonctionnement du CSE car le logo est considéré comme un outil de communication » ... sauf que nous donnons ici la définition légale d'une activité sociale et culturelle et non d'une dépense de fonctionnement !
- « faites de la communication avec des cadeaux et payez les avec le budget de fonctionnement du CSE, ça passe toute l'année ! ». Incroyable ! Pour les vendeurs (mais que pour eux car les juges ne sont pas d'accord), il est tout à fait "admis" de donner des tablettes, des téléphones portables, des serviettes de plage avec la photo imprimée du secrétaire et du trésorier. On comprend tout de suite le lien avec les missions économiques du CSE... ce cas n'est pas possible
- Et le meilleur pour la fin : « l’URSSAF approuve ces pratiques et notamment les cadeaux publicitaires »… en réalité, les redressements sont fréquents au titre des cadeaux en nature mais cela ne concerne plus le prestataire qui aura fait la vente.
Soyez prudents face aux sollicitations parfois farfelues. Un prestataire connu en CSE s'est même fait condamné par un tribunal pénal en ayant prétendu aux élus que l'accès à un site internet proposant des ASC relevait du budget de fonctionnement.
Le Trésorier du CSE fait parfois face à des sollicitations ubuesques.
Quel est le but final du budget de fonctionnement du CSE ?
Revenons à l'essentiel : pourquoi le budget de fonctionnement a-t-il été créé ?
Pour permettre aux élus d'exercer leurs missions économiques et professionnelles en toute indépendance. Aucun CSE n'est à l'abris d'une réorganisation, d'un PSE, d'une formation (par exemple sur l'écologie qui vient de rentrer dans la BDESE). Disposer de moyens financiers est un gage de sérieux si vous souhaitez être un bon élu. Les salariés préféreront un PSE bien négocié qu'une serviette de plage avec le logo du CSE !
Piloter le budget de fonctionnement du CSE en évitant le décrochage
Une décision du Tribunal d’Instance de Versailles (1er février 2019, n° 11-18-000014) illustre la pratique consistant à mentir sciemment, même par écrit, au trésorier et aux élus du CSE sur l'utilisation du budget de fonctionnement pour obtenir leur signature "oui, la seule chose imputable aux œuvres sociales est la boutique en ligne mais celle-ci est offerte comme indiqué sur le contrat. D'où cette imputation au budget de fonctionnement du CSE".
En l'espèce, le montant était de 9.000 € pour un abonnement donnant accès via une plateforme internet à des réductions aux salariés ! Conclusion, le juge prononce logiquement la nullité du contrat pour vice du consentement. Le juge donne raison au CSE car le fournisseur a volontairement indiqué qu'il fallait mettre la dépense dans le budget de fonctionnement du CSE alors que ce n'était pas le cas.
Le 9 février 2021, la Cour d'appel de Versailles confirme le jugement. Les juges refusent d'ailleurs logiquement l'argument "outil de communication" utilisé par le prestataire pour faire passer le coût sur le budget de fonctionnement.
Au fond, être Trésorier n'implique pas seulement de la rigueur mais aussi une certaine fermeté face aux pressions des prestataires (comme des élus parfois !) pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE...
Piloter votre budget de fonctionnement sans turbulences !
Comment bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?
L'existence même du budget de fonctionnement a pour but d'inciter les élus de CSE à user de leurs prérogatives. Quelques exemples pour lesquels l'équipe Soxia peut intervenir à vos côtés :
- Suivre des formations (notamment la formation économique légale des membres du CSE).
- S'appuyer sur les conseils et les réponses d'un juriste et d'un Expert-comptable tout au long de votre mandat, disposer d'un juriste présent à vos réunions préparatoires, aider les commissions dans leurs travaux (analyse des documents, identification des enjeux, préparation des avis, etc...).
- Régler une partie des honoraires de l'expert (20%) pour certaines expertises légales ayant un cofinancement (stratégie de l'entreprise, droit d'alerte économique, etc...).
- Recourir à un Expert-comptable pour établir votre comptabilité (obligatoire à partir de 153.000 € de ressources).
- La rédaction des PV de réunions du CSE
- Prendre en charge les frais de déplacements des élus du CSE (en dehors des réunions plénières)
- Améliorer le local du CSE et acheter de la documentation pouvant vous aider dans votre rôle d'élu de CSE
En fin de compte, les possibilités sont à la hauteur de vos missions.
Qui décide des dépenses du CSE et notamment l'utilisation du budget de fonctionnement ?
Engager une dépense au titre du budget de fonctionnement du CSE nécessite une décision officielle. Cela implique un vote des élus en réunion plénière du CSE. Quant au Président, il ne prend pas part au vote. C'est un détail d'importance quand on évoque le budget de fonctionnement (0.2%).
Cela étant, la décision majoritaire des élus ne porte que sur des engagements de dépenses licites. On pense par exemple à la question de l'imputation de la dépense sur le budget de fonctionnement. Mais aussi à l'abus de confiance...
En effet, sous couvert d’un vote, le Trésorier et le Secrétaire ne peuvent pas se faire rembourser un week-end dénommé « Team Building » dans un 5 étoiles sur la côte d'Azur ... (Cas que nous avons rencontré lors d'un audit des comptes d'un CSE).
La décision du CSE peut être effectuée lors de l'approbation des budgets prévisionnels (pratique conseillée). Mais aussi de manière ponctuelle, au cours de l'exercice, avec un point spécifique à l'ordre du jour d'une réunion de CSE. Et pour les dépenses courantes, une clause du règlement intérieur permettra de poser les limites.
La vigilance est donc de rigueur. En effet, les conséquences peuvent être lourdes. L'objectif est de sécuriser le Trésorier du CSE. En d'autres termes, engager la dépense sans prendre de risque.
Voici un exemple pour illustrer le principe. Sans autorisation préalable du CSE, des élus ont été condamné à rembourser leurs frais de déplacement. En l'espèce, aucune autorisation préalable n'avait été actée que ce soit par un vote ponctuel du CSE ou une clause du règlement intérieur (lui même adopté par un vote).
« [...] Il ressort des procès-verbaux versés aux débats, que les déplacements litigieux et les frais afférents n'ont pas fait l'objet de discussions préalables [...] » (Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012).
En conclusion : utiliser le budget de fonctionnement du CSE n'est pas très compliqué, il suffit de respecter les règles ci-dessus... ou de vous entouré d'un expert-comptable comme Soxia.
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