Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?

Comment utiliser le budget de fonctionnement du comité social et économique (CSE) ?

Bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE est l’une des missions du Trésorier. La création du Comité social et économique, né avec les ordonnances Macron, pose de nouvelles questions. Notamment celle du transfert de l’excédent annuel. Elle confirme aussi certains points de gestion applicables auparavant au comité d’entreprise. Que peut-on désormais faire avec le budget de fonctionnement ? Quelques éclaircissements sont nécessaires pour bien gérer le CSE.  

L’exception confirme la règle

Exceptio probat regulam

Chaque année, les élus disposent d’une somme pour assurer le fonctionnement et les travaux du CSE pour des activités autres que les activités sociales et culturelles. Autrement dit, pour exercer librement leurs prérogatives économiques et professionnelles.

A cette fin, l’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2 % de la masse salariale brute (0,22% pour les entreprises de plus de 2.000 salariés).

Pendant tout l’exercice, les 2 budgets sont distincts. La gestion séparée et étanche de chaque budget reste le principe pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE. Le Trésorier du CSE applique le principe dit de « dualité budgétaire »

Cela dit, l’exception intervient une fois à la fin de l’exercice lors de l’approbation des comptes N-1. A cette occasion, les membres du CSE peuvent décider le transfert d’une partie du reliquat annuel du budget de fonctionnement vers les activités sociales et culturelles (nouvel article L. 2315-61).

Par excédent annuel, il faut comprendre le résultat net positif de l’année N-1. De plus, ce n’est pas la totalité de l’excédent mais une partie limitée à 10% (R. 2315-31 issu du Décret du 26 octobre 2018).

Le saviez-vous ?

Le transfert des 10% de l’excédent annuel du budget de fonctionnement sur le budget des activités sociales et culturelles nécessite des écritures comptables. En effet, le montant de la somme transférée mais aussi ses modalités d’utilisation doivent être inscrites dans les comptes annuels du CSE. Le rapport annuel d’activité devra également faire apparaître ces renseignements. Le Trésorier sera très vigilant sur ce point légal (L2315-61). Expert-comptable dédié aux CSE, nous vous conseillons pour sécuriser vos décisions.

La pensée naît du doute

Chaque subvention doit avoir sa propre comptabilité et son utilisation spécifique au cours de l’exercice.

Mais dans sa gestion courante, le Trésorier du CSE peut parfois douter face à la nature d’une dépense. Est-elle imputable sur le budget de fonctionnement ?

Le raisonnement à adopter est le suivant : les charges sont réparties entre les deux budgets par destination et non par nature. Posez-vous la question de la finalité de la dépense.

Est-elle affectée à la réalisation d’une prérogative économique et professionnelle du CSE ?

Ou bien s’agit-il d’une prestation au bénéfice des salariés ?

Comme le soulignent les juges, pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE « il ne saurait être question de se prévaloir de la liberté d’utilisation pour couvrir des dépenses étrangères à ses attributions économiques et professionnelles ».

Une illustration avec un cas hybride. Utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour payer le salaire d’une assistante dont l’une des principales affectations concernerait les activités sociales et culturelles n’est pas possible. En l’espèce, le juge a retenu une ventilation à 50%-50% des salaires sur le fonctionnement et les œuvres sociales (Cour de cassation, 23 octobre 1991, n° 90-11105).

En somme, bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE implique une analyse préalable de la dépense à répartir ou à affecter…

Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?

L’existence même du budget de fonctionnement a pour but d’inciter les CSE à user de leurs prérogatives économiques. Quelques exemples pour lesquels l’équipe Soxia peut intervenir à vos côtés :

  • suivre des formations (notamment la formation économique légale des membres du CSE). Pour plus d’informations cliquez ici.
  • s’appuyer sur les conseils et les réponses d’un juriste et d’un Expert-comptable tout au long de votre mandat, disposer d’un juriste présent à vos réunions préparatoires, aider les commissions dans leurs travaux (analyse des documents, identification des enjeux, préparation des avis, etc…).
  • régler une partie des honoraires de l’expert (20%) pour certaines expertises légales (stratégie de l’entreprise, droit d’alerte économique, etc…).
  • recourir à un Expert-comptable pour établir votre comptabilité (obligatoire à partir de 153.000 € de ressources).

Dans le fond, les possibilités sont à la hauteur de vos missions.

Une décision n’est bonne que lorsqu’elle est prise

Engager une dépense au titre du budget de fonctionnement nécessite une décision officielle. Cela implique un vote des élus en réunion plénière du CSE. Quant au Président du CSE, il ne prend pas part au vote. C’est un détail d’importance quand on évoque le budget de fonctionnement.

Cela étant, la décision majoritaire des élus ne porte que sur des engagements de dépenses licites. On pense par exemple à la question de l’imputation de la dépense sur le budget de fonctionnement. Mais aussi à l’abus de confiance…

Ainsi, sous couvert d’un vote, le Trésorier et le Secrétaire ne peuvent pas se faire rembourser un week-end dénommé « Team Building » dans un 5 étoiles sur la côte d’Azur  … (Cas que nous avons rencontré lors d’un audit des comptes).

La décision du CSE peut être effectuée lors de l’approbation des budgets prévisionnels (pratique conseillée). Mais aussi de manière ponctuelle, au cours de l’exercice, avec un point spécifique à l’ordre du jour. Et pour les dépenses courantes, une clause du règlement intérieur du Comité social et économique permettra de poser les limites.

La vigilance est donc de rigueur. En effet, les conséquences peuvent être lourdes. L’objectif est de sécuriser le Trésorier du CSE. En d’autres termes, engager la dépense sans prendre de risque.

Voici un exemple pour illustrer le principe. Sans autorisation préalable du CSE, des élus ont été condamné à rembourser leurs frais de déplacement. En effet, aucune autorisation préalable n’avait été actée que ce soit par un vote ponctuel du CSE ou une clause du règlement intérieur (lui même adopté par un vote).

« […] Il ressort des procès-verbaux versés aux débats, que les déplacements litigieux et les frais afférents n’ont pas fait l’objet de discussions préalables […] » (décision rendue pour le Comité d’entreprise transposable au CSE : Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012).

Prudence est mère de sûreté

Voici un florilège des « arguments » avancés par certains « prestataires » pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE en dehors du cadre légal. A toutes fins utiles, les auteurs de ces propos ne sont pas responsables de la gestion de vos budgets…

  • « le respect de la loi n’est pas important. C’est pour faire plaisir aux salariés ». Le Trésorier appréciera. C’est bien connu, le non-respect des obligations comptables n’entraînent aucune conséquence…
  • « la loi a changé, utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour les salariés est la règle ! ». Avec la possibilité de transférer 10% de l’excédent annuel, l’argument est à prendre avec précaution. Sauf à considérer les CSE comme de simples comités des fêtes…
  • « Vous pouvez désormais transférez 10% du total de votre budget! Faites-moi confiance ». C’est 10% de l’excédent annuel, une relecture du décret serait conseillée…
  • « faites de la communication avec des cadeaux, ça passe toute l’année ». C’est évident, il est tout à fait « admis » de donner des tablettes, des téléphones portables, des serviettes de plage avec la photo imprimée du secrétaire et du trésorier. On comprend tout de suite le lien avec les missions économiques du CSE…
  • Et le meilleur pour la fin : « l’URSSAF approuve ces pratiques et notamment les cadeaux publicitaires »… en réalité, les redressements sont fréquents au titre des cadeaux en nature mais cela ne concerne plus le prestataire.

Enfin, certains n’hésitent pas à se présenter devant vous en tant qu’« expert » du Comité social et économique pour vous faire croire qu’une mauvaise utilisation est tout à fait « légale »…

Au fond, être Trésorier n’implique pas seulement de la rigueur mais aussi une certaine fermeté face aux pressions pour bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE…

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