Le secrétaire du CSE : quelles missions ?
Le Secrétaire du CSE (Comité social et économique) est l’émanation de la majorité des membres élus. Ce poste, parfois convoité souvent évité (difficile de trouver des candidats), est particulièrement exposé au regard des missions légales qui lui sont attribuées. Le rôle du Secrétaire du CSE est fondamental.
Voici un tour d’horizon des principales attributions attachées au poste de Secrétaire en vous livrant quelques conseils.
Le Secrétaire du CSE élabore l'ordre du jour des réunions
C’est l'une des missions essentielles et décisives du Secrétaire du CSE. Participer à la définition les thèmes de discussion de la réunion plénière.
Mais il n’est pas seul, l’ordre du jour s’établit conjointement avec le Président (article L.2315-29 du Code du travail). Par conséquent, l’élaboration conjointe de l’ordre du jour avec la direction implique forcément un échange entre le secrétaire et le Président ou son représentant.
En présence de questions sur la santé économique de l'entreprise et de sujets d'alertes sur les conditions de travail des salariés, le Secrétaire du CSE risque parfois de se heurter à des obstacles. Le soutien des autres élus du CSE sera alors déterminant pour évoquer librement les problématiques des salariés.
Il s’agit de privilégier la clarté rédactionnelle (éviter les « questions diverses »). En effet, en réunion plénière, les membres ne peuvent pas débattre d’un sujet non inscrit à l'ordre du jour (Cour de cassation, chambre sociale, 15 janvier 2014).
Le Secrétaire du CSE : une fonction exigeante
Au-delà de ses missions légales, la fonction de Secrétaire implique de mettre en œuvre plusieurs compétences :
- être rigoureux et organisé pour animer l'équipe,
- passer les bons messages tout en ménageant les susceptibilités,
- tenir la barre face aux vents forts et aux courants contraires (par exemple en cas de licenciements économiques avec un plan de sauvegarde de l’emploi – plus d’informations ici),
- prendre le rôle de médiateur pour désamorcer les conflits entre élus,
- rester réactif face aux multiples sollicitations des salariés et des prestataires, etc…
Vous reconnaissez-vous ?
Dans certains CSE de grandes tailles, le Secrétaire assume même des fonctions que l’on peut comparer à celles d'un dirigeant de PME avec des salariés à gérer en direct. Dans ce cas, le rôle du secrétaire du CSE peut s'étendre : il assume le pouvoir de direction et notamment le pouvoir disciplinaire.
S’assurer, avec le Trésorier, du respect des règles de transparence
Le Secrétaire du CSE se coordonne avec le Trésorier pour garantir :
- la juste application des obligations comptable (quelles sont les obligations comptables à respecter ? Plus d’informations ici),
- la bonne utilisation des budgets du CSE et notamment le respect de la dualité pour le fonctionnement,
- l’approbation, dans les délais légaux, des comptes annuels et du rapport d’activité et de gestion ainsi que leur communication aux salariés.
Ainsi, faire confiance à son Trésorier, avec lequel on peut s’entendre par ailleurs très bien, et appliquer le principe de la séparation des tâches (à chacun son rôle) ne signifient pas s'abstenir de tout contrôle en attendant le rendez-vous annuel pour l’approbation des comptes.
Le Secrétaire du CSE veille, plus que tout autre membre, à la bonne application des règles de bonne gestion du CSE.
Le Secrétaire du CSE, le garant de l’exécution des décisions prises
Il ne faut pas perdre de vue la nature du CSE : l’instance est un organe collégial. En effet, les décisions sont prises à la majorité des membres présents en réunion plénière (article L. 2315-32 du Code du travail). Une fois la décision prise, le Secrétaire du CSE veille à sa bonne exécution.
En revanche, prendre seul des décisions d’engagement de dépense peut caractériser une entrave au fonctionnement du CSE (le délit d’entrave n’est pas réservé à l’employeur). Par exemple, un Secrétaire peut être condamné pour avoir donné un ordre de virement de fonds sans avoir obtenu l’approbation du comité (Cour de cassation, chambre criminelle, 10 mai 2005). Le secrétaire ne peut donc pas se substituer à l'instance pour prendre des décisions importantes. Un vote doit expressément l'autoriser à agir.
Mais pour éviter d’être contraint sans cesse de passer au vote chaque action, des solutions existent. Par exemple, le CSE peut prévoir, dans son règlement intérieur, l’établissement et l’adoption de budgets prévisionnels. Il peut aussi distinguer les actions qui relèvent des affaires courantes, gérées directement par le Secrétaire (et son adjoint), des grandes décisions qui impliquent l’approbation de la majorité des élus.
Le règlement intérieur du CSE, c’est préciser qui fait quoi, quand, de quelle manière et dans quel but.
Nous vous aidons à élaborer ou améliorer votre règlement intérieur, préparer votre ordre du jour et anticiper les problématiques pour la réunion plénière. Contactez-nous ! Soxia, c'est une équipe de juristes et d'experts-comptables à vos côtés.
Le Secrétaire du CSE établit le procès-verbal de chaque réunion plénière
Le Secrétaire du CSE dispose d’une compétence exclusive pour établir le procès-verbal de chaque réunion plénière. Il n'y a aucune ambiguïté : le Président du CSE ne peut unilatéralement imposer des modifications au Secrétaire.
Par ailleurs, le Secrétaire peut certes se décharger de la rédaction matérielle mais pas du contrôle de sa rédaction. Sur le contenu, le procès-verbal de réunion fera au moins apparaître le résumé des délibérations.
De plus, le Secrétaire du CSE doit établir et transmettre le procès-verbal de chaque réunion aux autres membres, y compris le président, dans des délais bien déterminés. Ces délais sont aménageables par accord. Par défaut (article D. 2315-26 du Code du travail), ils s’élèvent à 15 jours et 3 jours en cas de consultation sur un projet de licenciements économiques (pour savoir comment réagir à l'annonce d'un PSE, cliquez ici).
Toutefois, ces délais ne visent pas l'adoption du compte-rendu de réunion. Celle-ci s'effectue lors de la prochaine réunion plénière ou selon une procédure spécifique prévue dans votre règlement intérieur.
En outre, après son adoption, le Secrétaire du CSE procède à la diffusion du procès-verbal aux salariés. Les modalités ainsi que les outils utilisés pour cette diffusion doivent aussi être précisés dans le règlement intérieur du Comité social et économique.
Enfin, le rôle du secrétaire du CSE est aussi d'être vigilant sur la question inflammable des informations confidentielles. Que peut-on communiquer aux salariés ?
Combien d'heures de délégation pour le Secrétaire du CSE ?
La loi n'a pas prévu de temps supplémentaire pour le poste de secrétaire du CSE. Celui-ci puisera dans son crédit d'heures attaché à son statut de titulaire. On rappellera que le secrétaire est obligatoirement un membre titulaire.
Ceci étant dit, il est tout à fait possible d'augmenter le nombre d'heures de délégation ou de prévoir un crédit dédié pour le secrétaire du CSE. Pour ce faire, deux possibilités : par accord collectif qui reste le plus engageant (article L.2315-2 du Code du travail) ou par engagement unilatéral que l'on acte dans le règlement intérieur.
Qui assure le remplacement du Secrétaire du CSE en cas d'absence ?
La loi est muette sur ce sujet. Il faut donc prévoir cette situation et l'outil naturel pour le faire c'est le règlement intérieur du CSE voté à la majorité.
Il peut être prévu qu'en cas d'absence temporaire, le remplacement du secrétaire est assuré par le secrétaire adjoint jusqu'à son retour. En somme, il s'agit de désigner à l'avance le remplaçant pour garantir la continuité du CSE. Attention, ce doit forcément être un membre titulaire.
Une précision : le rôle du secrétaire adjoint n'est pas défini par le Code du travail, il faut donc une décision claire du CSE pour lui confier cette fonction.
L’idéal est de préciser les règles de remplacement dans le règlement intérieur du CSE. A défaut d'indication dans ce document, il faut désigner un secrétaire de séance par un vote majoritaire des élus présents à la réunion (Cour d’appel de Paris, 7 janvier 2021).
Démission du Secrétaire du CSE
Doit-on respecter une procédure ?
La démission du secrétaire du CSE n’est soumise à aucune formalité particulière. En pratique, pour des raisons de preuve (et de courtoisie), il est conseillé d’exprimer sa volonté de démissionner du poste, et non du mandat d'élu, par courrier adressé au président en précisant sa date d’effet, par exemple à la prochaine réunion plénière pour effectuer la passation avec le futur secrétaire.
Cette façon de faire permettra d’inscrire un point à l’ordre du jour de la séance et susciter des candidatures. Le comité élira alors un nouveau secrétaire choisi nécessairement parmi ses membres titulaires.
Ceci étant rappelé, le secrétaire peut aussi donner sa démission le jour même de la réunion (cas parfois spectaculaire).
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