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Le Secrétaire du CSE est l’émanation de la majorité des membres élus du Comité social et économique. Ce poste, aussi bien convoité qu’évité (difficile parfois de trouver des volontaires), est particulièrement exposé au regard des missions légales qui lui sont attribuées.
Voici un tour d’horizon des principales attributions attachées au poste de Secrétaire en vous livrant quelques conseils.
Le Secrétaire du CSE élabore l’ordre du jour des réunions
C’est l’une des missions essentielles et décisives du Secrétaire du CSE. Participer à la définition les thèmes de discussion de la réunion plénière.
Mais il n’est pas seul, l’ordre du jour s’établit conjointement avec le Président du CSE (article L.2315-29 du Code du travail). Par conséquent, l’élaboration conjointe de l’ordre du jour avec la direction implique forcément un échange entre le secrétaire du CSE et son Président (ou son représentant).
Lorsque les sujets sont à la hauteur des enjeux ou bien lorsqu’ils sont inflammables en termes de responsabilité pour la direction, le Secrétaire du CSE risque de se heurter à des obstacles. Le soutien des autres élus du CSE sera alors déterminant pour évoquer librement les problématiques des salariés.
Il s’agit de privilégier la clarté rédactionnelle (éviter les « questions diverses »). En effet, les membres du CSE ne peuvent pas débattre d’un sujet non inscrit à l’ordre du jour (Cour de cassation, chambre sociale, 15 janvier 2014).
Le Secrétaire du CSE s’assure, avec le Trésorier, du respect des règles de transparence
Le Secrétaire du CSE se coordonne avec le Trésorier pour garantir :
- la juste application des obligations comptable (quelles sont les obligations comptables du CSE ? Plus d’informations ici),
- la bonne utilisation des budgets du CSE et notamment le respect de la dualité des budgets pour le fonctionnement (pour savoir comment bien utiliser le budget de fonctionnement, cliquez ici),
- l’approbation, dans les délais légaux, des comptes annuels du CSE et du rapport d’activité et de gestion ainsi que leur communication aux salariés.
Ainsi, faire confiance à son Trésorier, avec lequel on peut s’entendre par ailleurs très bien, et appliquer le principe de la séparation des tâches (à chacun son rôle) ne signifient pas s’abstenir de tout contrôle en attendant le rendez-vous annuel pour l’approbation des comptes.
Le Secrétaire du CSE veille, plus que tout autre membre, à la bonne application des règles de bonne gestion du CSE.
Le Secrétaire du CSE, le garant de l’exécution des décisions prises
Il ne faut pas perdre de vue la nature du CSE : l’instance est un organe collégial. En effet, les décisions du CSE sont prises à la majorité des membres présents en réunion plénière (article L. 2315-32 du Code du travail). Une fois la décision prise, le Secrétaire du CSE veille à sa bonne exécution.
En revanche, prendre seul des décisions d’engagement de dépense peut caractériser une entrave au fonctionnement du CSE (le délit d’entrave n’est pas réservé à l’employeur). Par exemple, un Secrétaire peut être condamné pour avoir donné un ordre de virement de fonds sans avoir obtenu l’approbation du comité (Cour de cassation, chambre criminelle, 10 mai 2005).
Mais pour éviter d’être contraint sans cesse de passer au vote pour chaque action, des solutions existent. Par exemple, le CSE peut prévoir, dans son règlement intérieur, l’établissement et l’adoption de budgets prévisionnels. Il peut aussi distinguer les actions qui relèvent des affaires courantes, gérées directement par le Secrétaire (et son adjoint), des grandes décisions qui impliquent l’approbation de la majorité des élus.
Le règlement intérieur du CSE, c’est préciser qui fait quoi, quand, de quelle manière et dans quel but.
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Le Secrétaire du CSE : une fonction exigeante
Au-delà de ses missions légales, la fonction de Secrétaire implique de mettre en œuvre plusieurs compétences :
- être rigoureux et organisé pour animer l’équipe du CSE,
- tenir la barre face aux vents forts et aux courants contraires (par exemple en cas de licenciements économiques avec un plan de sauvegarde de l’emploi – plus d’informations ici),
- passer les bons messages tout en ménageant les susceptibilités,
- prendre le rôle de médiateur pour désamorcer les conflits entre élus,
- rester réactif face aux multiples sollicitations des salariés et des prestataires, etc…
Vous reconnaissez-vous ?
Dans certains CSE de grandes tailles, le Secrétaire assume même des fonctions que l’on peut comparer à celles d’un dirigeant de PME avec des salariés à gérer en direct.
Le Secrétaire du CSE établit le procès-verbal de chaque réunion plénière
Le Secrétaire du CSE dispose d’une compétence exclusive pour établir le procès-verbal de chaque réunion plénière. Il n’y a aucune ambiguïté : le Président du CSE ne peut unilatéralement imposer des modifications au Secrétaire.
Par ailleurs, le Secrétaire CSE peut certes se décharger de la rédaction matérielle mais pas du contrôle de sa rédaction. Sur le contenu, le procès-verbal fera au moins apparaître le résumé des délibérations du CSE.
De plus, le Secrétaire du CSE doit établir et transmettre le procès-verbal aux autres membres, y compris le président, dans des délais bien déterminés. Ces délais sont aménageables par accord. Par défaut (article D. 2315-26 du Code du travail), ils s’élèvent à 15 jours et 3 jours lorsque le CSE est consulté sur un plan de sauvegarde de l’emploi (pour savoir comment le CSE peut réagir à l’annonce d’un PSE, cliquez ici).
Tourefois, ces délais ne visent pas l’adoption du procès-verbal. Celle-ci s’effectue lors de la prochaine réunion plénière ou selon une procédure spécifique prévue dans votre règlement intérieur CSE.
Enfin, après son adoption, le Secrétaire du CSE procède à la diffusion du procès-verbal aux salariés. Les modalités ainsi que les outils utilisés pour cette diffusion doivent être précisés dans le règlement intérieur du CSE.