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Depuis la loi du 5 mars 2014, les comptes annuels du Comité social et économique (CSE) et les pièces justificatives s’y rapportant doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent. L’obligation s’applique pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2015.
Nous reprenons la liste des principaux documents qu’utilisent les CSE
Les procès-verbaux du CSE : attention, vous pouvez vous y référer dans 10 ou 20 ans !
Vous devez pouvoir justifier des décisions très anciennes, d’engagements unilatéraux de votre direction, les garder sans durée est très important. Par expérience, gardez les plus de 10 ans, voire durant la durée de vie du Comité social et économique. Plusieurs fois, nous nous sommes retrouvé à devoir rechercher dans les archives des décisions ayant plus de 15 ans !
Pour plus d’informations sur le procès-verbal de réunion du CSE, cliquez ici.
Sur les missions essentielles du Secrétaire dans la gestion du comité social et économique, notre article ici.
Les pièces comptables : 10 ans
- les éditions comptables (grand livre, balances) selon le Code du Commerce la durée de conservation est de 10 ans,
- par contre, pour le bilan, compte de résultat du CSE et l’annexe aux comptes : si vous le pouvez, durant toute la vie du CSE,
- pour les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes, la durée d’archivage est de 10 ans.
Les justificatifs sur les activités du CSE (ex acte de mariage, naissance …) à garder pendant 3 ans plus l’année en cour, un contrôleur URSSAF peut vous les demander.
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (éléments de la banque de France…) à garder pendant au moins 5 ans sauf si la durée de remboursement est plus longue.
Les pièces bancaires :
Chèques à encaisser : 1 an et 8 jours, passé ce délai, la banque n’a pas à le payer (en théorie).
Relevé de compte, virement, prélèvement, remise de chèque ou d’espèce, talons de chèque : au moins 5 ans.
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, taxe sur les salaires…) :
La durée de détention est au minimum de 3 ans plus l’année en cour, ce qui correspond aux exercices pouvant être contrôlées. Cette durée peut monter jusqu’à 5 ans.
Les documents relatifs au personnel, pour les CSE ayant des salariés :
Les bulletins de paie (papier ou sous forme électronique) doivent être gardés selon le code du travail pendant une durée de 5 ans (article L3243-4 du Code du travail), c’est un minimum, nous conseillons de les garder plus longtemps, au moins 10 ans voire plus.
Les éléments en cas d’accident du travail : sans limitation de durée.
Les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement pendant 5 ans au minimum mais 10 ans est plutôt conseillé.
Les assurances :
Le contrat : tant qu’il n’est pas résilié il faut le garder, puis 2 ans après sa résiliation. D’une façon plus générale, nous conseillons aux élus de regarder en début de chaque mandat, ce que le contrat couvre … on découvre parfois des surprises.
Les avis d’échéance, preuve du règlement doivent être gardés pendant 2 ans.
Les titres de propriété – le plus long :
La durée est très longue car il faut prouver la propriété, soit Indéfinie, soit jusqu’à la revente.
Les contrats de location :
Au minimum 5 ans après la fin de la location.
En cas de question, contactez votre expert comptable.