L’inventaire des stocks pour le CSE

Le comptage des stocks doit être fait par tous les CSE au moins une fois par an, le dernier jour d’ouverture après la permanence. Ce comptage est important pour pouvoir établir les comptes annuels du CSE.

Pourquoi faire un inventaire des stocks du CSE ?

Vos stocks peuvent attirer la convoitise du fait de leur nature ou de leur montant. Vous n’avez certes aucune obligation légale de procéder à un inventaire. Mais il est recommandé d’en réaliser au moins un, à la clôture de l’exercice comptable, pour quatre raisons :

• valider l’existence des éléments figurant au bilan ;
• mettre à l’actif la valeur réelle du stock figurant dans les zones de stockage ;
• identifier d’éventuelles dates de péremption ;
• rechercher les éventuels écarts.

Quand réaliser l’inventaire des stocks ?

La clôture des comptes du CSE devant traduire l’image la plus fidèle possible du patrimoine du CSE, il fortement conseillé de contrôler par inventaire l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine le 31 décembre ou le 2 janvier, surtout si vous ne disposez pas d’un système d’inventaire « permanent » (c’est-à-dire un compteur vous indiquant le niveau du stock théorique, un peu comme une jauge de réservoir).

Il est par ailleurs recommandé de renouveler cette opération une ou plusieurs fois au cours de l’exercice. Si pour des raisons pratiques, cela n’est pas possible d’effectuer des inventaires exhaustifs, vous pouvez réaliser des inventaires partiels, qu’on appelle « tournants », car vous n’inventoriez à chaque fois qu’une seule partie du stock.

Les éléments à compter

Les éléments à inventorier sont : la billetterie, les chèques cadeaux, mais également, si votre CSE en stocke, les denrées (vins, champagnes, etc.). Veillez à bien prendre en compte les éléments stockés à l’extérieur, dont votre CSE est propriétaire, que ce soit chez les fournisseurs, ou encore dans d’autres établissements de votre entreprise.

N’oubliez pas non plus les chèques à encaisser (ceux qui sont remis par les salariés, et dont vous avez accepté une remise à l’encaissement ultérieure), mais aussi la caisse espèces.

Comment faire un inventaire des stocks du CSE ?

Tout dépend la taille de vos stocks : si ceux-ci sont importants et localisés en plusieurs lieux, il conviendra d’écrire une procédure, afin que tous les acteurs sachent ce qu’on attend d’eux. Le minimum est de :

• comptabiliser toutes vos factures d’achat et toutes vos ventes aux salariés,
• geler les mouvements durant l’inventaire, c’est-à-dire de n’accepter aucun mouvement de réception ou de vente / distribution aux salariés durant les comptages.

Les opérations se détaillent ensuite ainsi :

• rangement et préparation des lieux,
• dénombrement et saisie de l’inventaire,
• identification des manquants / excédents en comparant avec l’inventaire permanent,
• recherche d’explications des erreurs,
• constatation de la fin des comptages et mise par écrit des résultats (gardez bien ce document),
• valorisation des écarts,
• autorisation de passer ces écarts en comptabilité par le trésorier et/ou le secrétaire.

Comment apprécier s’il y a des manquants ou des excédents ?

La recette est simple, elle se fait en quantités, et pas en valeur : pour chacune de mes références (ex : Chèque-lire de 10 € de valeur faciale ou un bon cadeaux de 50 € de valeur faciale)

1. je pars de mon dernier stock (ex : 35 unités),
2. j’ajoute tous mes achats depuis (ex : 60 unités),
3. je retranche toutes les distributions aux salariés (ex : 48 unités).
4. j’arrive ainsi à un stock théorique (dans notre exemple : 35 + 60 – 48 = 47 unités),
5. je compare alors à mon comptage physique, pour établir les manquants (si j’ai dénombré 20 unités, alors j’ai 47 -20 = 27 manquants)

D’où peuvent venir les manquants / excédents ?

La première raison pourrait être que votre fournisseur ne vous a pas livré la quantité indiquée sur sa facture : instaurez un contrôle à la réception.

Vous pouvez aussi avoir omis de comptabiliser toutes les opérations d’achat ou de vente (ou vous les avez comptabilisées deux fois par erreur).

Il peut y avoir des erreurs matérielles : on a distribué deux tickets alors qu’on pensait n’en donner qu’un seul.

De la casse, pour les denrées alimentaires.

Des vols peuvent aussi être constatés : malheureusement, c’est souvent par différence qu’on s’en aperçoit : il est recommandé de stocker dans un coffre, de commander au fur et à mesure de ses besoins, et de limiter / responsabiliser les personnes ayant accès à ces valeurs. Pour des informations en cas de mauvaise utilisation des budgets du CSE, cliquez ici.

A quelle valeur comptabiliser les stocks dans la comptabilité ?

Il ne s’agit aucunement du prix de vente que le CSE va réaliser auprès des salariés, ni de la valeur faciale des bons. Les stocks se comptabilisent à leur prix de revient pour le CSE, toutes remises déduites, et éventuellement majorés des frais de transport.

Que retenir ?

Trop de CSE gèrent leur budget et leur comptabilité avec la plus grande précision, mais oublient de s’assurer de la validité de leurs stocks. Le contrôle passe par une prise d’inventaire physique, à une date proche de votre clôture d’exercice. Votre expert-comptable peut vous aider à mettre en place une procédure, à fiabiliser les comptages, à exploiter les résultats, et rechercher les causes d’écart.

Sachez que tout CSE est tenu d’établir un rapport annuel présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et par les salariés de l’entreprise.

Le contenu de ce rapport, qui varie en fonction de la taille et des ressources du CSE, est précisé aux articles L. 2325-50 & D. 2325-14 du Code du travail.

Si vous avez besoin d’aide, contactez-nous.