Les frais de déplacement des élus du CSE
Les frais de déplacement CSE : un sujet délicat. Les élus du Comité social et économique (CSE) ou du comité central social et économique (CCSE) sont amenés à se déplacer dans le cadre de leurs missions. La question du financement ou du remboursement des frais engendrés est souvent au centre de polémiques, faisons un point sur les frais de déplacements CSE.
SOMMAIRE
Les bonnes questions concernant les frais de déplacement
L'obligation pour l'employeur de prendre en charge des frais de déplacement pour les réunions plénières (ordinaires ou extraordinaires)
Quels sont les frais pris en charge ?
La rémunération du temps de trajet ?
Les autres frais de déplacements CSE ?
Sécuriser les remboursement avec le règlement intérieur du CSE
Les bonnes questions concernant les frais de déplacement
Différents points sont à aborder :
- De quels déplacements parlent-on ? Ceux nécessaires pour se rendre aux réunions plénières du CSE ? Ceux effectués dans le cadre de son mandat en dehors des réunions plénières ?
- Ces déplacements entraînent des frais de transport, de repas et parfois d'hébergement et se pose souvent la question de savoir qui va les prendre en charge : l’employeur ou le CSE avec son budget de fonctionnement (0,2%) ou son budget des activités sociales et culturelles ?
- Il convient également de se demander si le temps de déplacement doit ou non être assimilé à un temps de travail effectif + si le trajet est effectué en dehors du temps de travail, et être rémunéré comme tel.
Plus d'informations sur l'utilisation du budget de fonctionnement, ici.
L'obligation pour l'employeur de prendre en charge des frais de déplacement pour les réunions plénières (ordinaires ou extraordinaires)
Le Code du Travail n’aborde pas ce thème. Toutefois, la jurisprudence considère, d'une manière générale, que les frais de déplacements engagés par un représentant du personnel pour se rendre aux réunions de l'institution représentative, sont à la charge de l'entreprise. Ainsi, pour se rendre à la réunion mensuelle du CSE ou à une réunion exceptionnelle, les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration sont à présenter à votre employeur. Pour faire simple, si la réunion est convoquée par l'employeur, qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire, alors les frais sont à la charge de votre entreprise (Cour de cassation, chambre sociale, 26 mai 2015, n° 13-22.866).
Si l'employeur refuse de prendre à sa charge les frais de déplacement des membres du CSE, il va à l'encontre de la jurisprudence. En outre, il s'expose à un délit d'entrave (Cour de cassation, chambre criminelle, 22 novembre 2005).
Lorsque la réunion plénière est à la demande des représentants du personnel ? La règle est la même que pour les réunions ordinaires et extraordinaires à l'initiative de l'employeur. Autrement dit, les frais sont à la charge de l'entreprise.
Quels sont les frais pris en charge ?
Les frais de déplacement comprennent les frais de transport, les dépenses d'hébergement et de restauration.
Attention aux abus : bien que remboursés par l’entreprise, ces frais doivent être "normaux" c'est à dire sans excès.
En pratique, dès lors que la solution retenue par un salarié pour se rendre aux réunions du CSE est exempte d'abus, les frais engagés à ce titre doivent être remboursés par l'employeur. Un exemple : un représentant du personnel avait choisi l’avion à partir de Strasbourg, et non le train à partir de Colmar, pour arriver à l'heure à la réunion du CSE à Nanterre (Cour de cassation, chambre sociale, 20 février 2002, n° 99-44.760).
La rémunération du temps de trajet ?
Cette question a été réglée par la jurisprudence. Effectivement, les juges considèrent que les temps de trajet, pour se rendre aux réunions plénières et en revenir, doivent être rémunérés. Ces temps ne peuvent donc pas être imputés sur la subvention de fonctionnement du CSE. Ainsi :
- pour les trajets effectués pendant le temps de travail. Le représentant du personnel ne doit subir aucune perte de rémunération liée à l'exercice de son mandat. De fait, les temps de trajet ne peuvent pas donner lieu à la moindre retenue sur salaires.
- pour les trajets effectués en dehors de l'horaire normal de travail du représentant du personnel, les temps passés sont assimilés par la Cour de cassation à des temps de travail effectif. Ils doivent donc être rémunérés comme tels. Ils sont même décomptés pour déclencher les heures supplémentaires (Cour de cassation, chambre sociale 27 janvier 2021, n° 19-22.038).
Les autres frais de déplacements CSE ?
En règle générale, si la réunion n'est pas plénière (donc en dehors des réunions ordinaires et extraordinaires avec la direction), l'employeur n'a pas à prendre à sa charge ces frais.
Si le déplacement entre dans les prérogatives du CSE, il peut faire l'objet d'un remboursement. Par exemple, un déplacement pour prendre contact avec les salariés, une formation, un rendez-vous avec l'inspecteur du travail, une réunion entre élus, etc... Toutefois, il faut mettre des formes et ces frais doivent être décidés par le CSE. A défaut, les élus peuvent être condamnés à rembourser les frais au CSE... (Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012). Ainsi, les juges ont plusieurs fois précisé que le déplacement pris en charge par le CSE sur le budget de fonctionnement doit :
- être en relation avec le mandat d’élu du CSE,
- avoir fait l'objet d'un vote ou avoir été précisé dans une clause du règlement intérieur du CSE.
Ces frais peuvent être remboursés par le budget de fonctionnement. Toutefois, ils doivent bien évidement rentrer dans les attributions et l'objet du Comité social et économique. De plus, toute dépense n'ayant pas fait l'objet d'un vote (avant) n'est pas automatiquement pris en charge par le CSE.
Sécuriser les remboursement avec le règlement intérieur du CSE
Soyez vigilants. Ainsi, si ce n'est pas déjà fait, prévoyez dans le règlement intérieur du CSE une clause sur les modalités de remboursement des frais (en dehors de ceux remboursés obligatoirement par votre employeur).
Nous insistons par ailleurs sur "le caractère normal et raisonnable" des notes de frais et surtout sur les restaurants. Nous avons vu que dans certains CSE, ce point entraîne beaucoup de polémiques. Eviter d'utiliser le budget de fonctionnement pour fréquenter les meilleurs restaurants étoilés (point quelque fois rencontré) !
Sur ce point, l'équipe Soxia vous conseillera pour borner les pratiques dans le règlement intérieur au CSE afin d'éviter les abus et les cas à problèmes. Par exemple, fixer des limites de prix par repas, par nuit d'hôtel... bien évidement, dans tous les cas, ils doivent être justifiés par des factures.
A savoir : les contrôleurs URSSAF le regardent de plus de plus et demandent des explications. N'allez pas au restaurant toutes les semaines ou tous les 15 jours avec la carte bancaire du CSE.
A noter : ni le Code du Travail, ni les URSSAF ne précisent de montant maximal ou normal.
Les élus feront attention aux déplacements en lien avec les œuvres sociales qui devront être remboursés par ce budget (et non par les AEP = nom comptable du budget de fonctionnement -).
Enfin, la loi sur la transparence des comptes des CSE vous impose d'établir chaque année, si vous avez plus de 153.000 € de revenus, un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport d'activité et de gestion. Pour vous aider, la loi impose la nomination d'un expert comptable. Dans le cadre de nos interventions les frais de déplacement peuvent être abordés. Contactez nous, Soxia est une société d'expertise comptable et nos clients sont uniquement des CSE.
Sinon, si vous avez une question, contactez-nous par le biais de notre formulaire de contact. Nous vous répondrons :
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