Le procès-verbal du CSE
La rédaction du procès-verbal du CSE (Comité social et économique) relève de la compétence exclusive du Secrétaire. Compte tenu de l'importance de ce document, il n'est pas rare qu'il soit soumis à de multiples pressions. Quelques directions tentent parfois de s'immiscer voir même d'imposer leur rédaction sur ce compte rendu de la séance.
De même, la faculté d’enregistrer les débats en réunion plénière fait aussi souvent l’objet de crispations à un moment donné. Et la question récurrente : qui peut signer le procès-verbal du CSE ?
Essayons d’y voir plus clair.
SOMMAIRE
Qu'est ce qu'un procès-verbal du CSE ou PV ?
L'établissement du procès-verbal du CSE : que dit le Code du travail ?
Votre président(e) souhaite rédiger le procès-verbal du CSE ?
Le secrétaire peut-il déléguer la rédaction du procès-verbal du CSE ?
Peut-on enregistrer la réunion plénière ?
Comment le procès-verbal du CSE est-il adopté ?
Avant de l'adopter, le procès-verbal du CSE doit-il est communiqué à ses membres ?
Contester le procès-verbal du CSE ?
La diffusion du procès-verbal du CSE
Peut-on envoyer le compte rendu à l'Inspecteur du travail ?
Combien de temps doit-on conserver les PV CSE ?
Qu'est ce qu'un procès-verbal du CSE ou PV ?
Le procès-verbal du CSE, c'est un compte-rendu de réunion écrit. C’est un élément de preuve des discussions et échanges lors des réunions plénières et un mode de diffusion des informations recueillies aux salariés, en particulier des réponses faites par l'employeur aux questions et réclamations des élus. Il acte aussi la presentation, le vote d'approbation des comptes annuels du CSE et les décisions adoptées en matière d'activités sociales et culturelles.
Ce compte-rendu témoigne enfin du respect des prérogatives du CSE et de la qualité des relations sociales au sein de l'entreprise.
L'établissement du procès-verbal du CSE : que dit le Code du travail ?
Chaque réunion nécessite de rédiger un compte-rendu. La loi confie la responsabilité de la rédaction du procès-verbal du CSE au seul secrétaire (article L.2315-34 du Code du travail). Aucune ambiguïté. En son absence, le secrétaire adjoint prend le relais et s'en charge. A défaut, les élus désignent un secrétaire de séance parmi les titulaires présents.
Quelles sont les mentions obligatoires ? C'est un point fondamental : les délibérations effectuées en séance plénière doivent y figurer (R.2315-25). L’article D.2315-26 du code du travail ajoute que le procès-verbal du CSE contient au moins un résumé des délibérations et les réponses motivées de l’employeur aux questions posées. A cela, on intègre les mentions classiques : les personnes présentes et les absents avec leurs qualités et mandats respectifs, le lieu de la réunion (ou visio), la date, l'heure d'ouverture et de clôture. La loi n'impose pas plus de formalisme.
Dans le silence des textes, le secrétaire reste libre de retranscrire l'ensemble des débats, échanges et interventions ou de se limiter à un simple résumé. De manière plus générale, le procès-verbal du CSE reproduit fidèlement les thèmes abordés, les engagements et les décisions prises au titre de chaque sujet inscrits à l'ordre du jour.
Dans tous les cas c'est chronophage. Sauf si un accord plus favorable existe, le temps passé à la rédaction du PV n'est pas assimilé au temps passé aux réunions. Il s'impute sur les heures de délégation (Cour de cassation, chambre sociale, 9 mai 1979 n° 77-41.308).
Le compte-rendu de la séance, régulièrement établi, fait foi, jusqu’à preuve contraire, des discussions et décisions du CSE. Il est donc indispensable de les conserver.
Votre président(e) souhaite rédiger le procès-verbal du CSE ?
C'est une situation que nous rencontrons régulièrement. Certaines directions (un représentant de l'employeur zélé) ne peuvent s'en empêcher :
- soit apporter des modifications en les présentant comme obligatoires ou indispensables "à la compréhension" de chacun,
- soit rédiger unilatéralement et intégralement le procès-verbal.
POURQUOI
Comme évoqué, le procès-verbal de la réunion CSE a une valeur juridique . Le procès-verbal permet de vérifier que les obligations de l'employeur vis-à-vis du comité social et économique sont bien respectées. Le procès-verbal du CSE est aussi régulièrement utilisé comme éléments de preuve des engagements de la direction (Cour de cassation, chambre sociale, 15 janvier 2020).
L'enjeu est encore plus grand lorsque l'employeur doit l'adresser à l’administration et notamment à l'inspection du travail. C'est le cas par exemple lorsque l'employeur envisage de licencier un représentant du personnel ou le médecin du travail.
Proposer des corrections n'est pas un problème lorsqu'elles correspondent à ce qui a été dit en réunion. Ce n'est pas notre sujet. C'est l'inverse qui s'avère problématique : faire pression sur le secrétaire pour qu'il retire ou transforme des paragraphes du procès-verbal alors que ceux-ci correspondent aux propos tenus. De fait, si l’employeur rédige le procès-verbal, il commet un délit d’entrave. De même, missionner un(e) assistant(e) de direction pour l'établir expose aussi au délit d'entrave.
Il ne peut pas non plus désigner un huissier de justice pour assister aux réunions avec pour mission de dresser le compte-rendu, sous prétexte de carence du secrétaire (jugé à l'époque pour le comité d'entreprise : Cour de cassation, chambre sociale, 25 novembre 2003, n° 01-14.176). Une "co-rédaction" avec l'employeur n'est pas non plus admise par la jurisprudence.
En somme, la direction ne peut légalement s'arroger le droit de dicter le contenu du compte-rendu de chacune des séances. Le procès-verbal du CSE est-il signé par le président ? Légalement rien n'est mentionné en ce sens et ce n'est pas anodin. Le président ne peut pas exiger d'apposer sa signature.
Le secrétaire peut-il déléguer la rédaction du procès-verbal du CSE ?
Oui. D'autant lorsque la rédaction apparaît source de tensions... Par ailleurs, comment rédiger, assurer une prise de notes et en même temps intervenir dans la discussion ?
Le secrétaire peut se faire assister (être soulager) pour la rédaction des procès-verbaux. Répartir la charge avec d'autres titulaires peut être une possibilité. Pour les réunions aux multiples enjeux, le recours à un rédacteur extérieur peut s'avérer plus pertinent. En effet, chacun doit pouvoir participer activement aux débats. La décision appartient aux élus.
Le contrôle de sa rédaction reste réservé au secrétaire alors que sa rédaction matérielle peut être confiée à une personne présente aux réunions du comité (jugé depuis longtemps – Cour de cassation, chambre criminelle, 1er décembre 1987 n° 85-96.612).
Peut-on enregistrer la réunion plénière ?
Oui, la loi le permet pour rédiger le compte-rendu. Ainsi, pour procéder à l'enregistrement des débats ou recourir à la sténographie :
- un vote à la majorité des membres titulaires présents est nécessaire (pensez à inscrire le point à l'ordre du jour),
- votre employeur ne peut pas s'y opposer,
- attention, l'employeur peut seulement s'opposer à l'enregistrement des délibérations portant sur des informations revêtant (réellement) un caractère confidentiel et présentées comme telles. Il suffit d'arrêter temporairement l'enregistrement,
- en revanche, lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE. Donc, du côté du prestataire choisi, aucune difficulté sur ce sujet pour rédiger le procès-verbal.
Sauf accord, lorsqu'il prend la décision d'y recourir, le CSE prend en charge les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie .
Pour plus de précisions sur l'utilisation du budget de fonctionnement, cliquez ici.
Attention, les bandes ne doivent pas être diffusées hors du CSE. Les enregistrements ont vocation a être effacés après la rédaction et l'adoption du procès-verbal.
Le compte-rendu du CSE peut être exhaustif ou synthétique. Au secrétaire d'apprécier en fonction des circonstances et de l'importance des thèmes abordés. Mais quelles tournures choisir, retenir ou rejeter parmi ce qui se dit ? Toutefois, le procès-verbal doit comporter au minimum certaines mentions, déclarations, votes ou décisions. Il en est notamment ainsi :
- des avis émis dans le cadre des consultations légales obligatoires,
- des réponses motivées de l’employeur aux propositions du CSE.
Comment le procès-verbal du CSE est-il adopté ?
L’article L.2315-35 du Code du travail énnonce l’adoption du procès-verbal du CSE. Adopter, c'est accepter en approuvant par un vote.
À l'instar du procès-verbal du conseil d’administration dans les sociétés, le CSE adopte à chaque réunion le compte-rendu de la séance précédente. En cas de retard, l’adoption est effectuée lors d’une séance ultérieure. Une autre procédure d'adoption, numérique par exemple, peut être choisie par les élus dans leur règlement intérieur.
De manière classique, avant de passer au vote, tout membre du comité peut présenter des observations et faire des propositions de rectifications parfois pour un mot. Le secrétaire n’est pas tenu de corriger le procès-verbal du CSE si la majorité n’accepte pas la modification demandée.
Ce qu’il faut retenir : le procès-verbal est rectifié si la majorité du CSE le décide. Le président ne dispose pas de droit de veto en la matière. Toutefois qu’il soit résumé ou détaillé intégralement, gardez à l’esprit qu’un PV doit refléter fidèlement les débats et donc exposer autant que possible les différents points de vue.
Avant de l'adopter, le procès-verbal du CSE doit-il est communiqué à ses membres ?
Oui, mais il doit être adressé à tous les représentants du personnel membres de l'instance (titulaires, suppléants, représentant syndicaux) ainsi qu'au président de l'instance. Attention, il ne faut pas confondre cette communication avec la diffusion du procès-verbal du CSE aux salariés. Celle-ci intervient après son adoption.
L’établissement et la transmission du procès-verbal aux membres du CSE (président inclus) sont encadrés dans des délais (à défaut d’accord collectif précisant d'autres délais) :
- dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle le PV se rapporte,
- si une nouvelle réunion est prévue pendant ce laps de temps, la transmission doit être effectuée avant celle-ci,
- ce délai est réduit à 3 jours lorsque la consultation porte sur un projet de licenciement collectif pour motif économique (article D. 2315-26 du Code du travail)
Contester le procès-verbal du CSE ?
Le procès-verbal du CSE a été adopté à la majorité en séance plénière. Mais voilà, certains passages et une partie de son contenu ne conviennent pas à un membre. Une prise de position n’aurait pas non plus été retranscrite dans le compte rendu.
Le contestataire, par définition minoritaire puisque la majorité a approuvé le procès-verbal du CSE, peut pointer la chose lors de la réunion suivante.
Si le secrétaire du comité n’en tient pas compte, le litige persiste, il reste en théorie le juge.
Contester le contenu du procès-verbal du CSE passe par le tribunal judiciaire. Mais attention, c’est à celui qui conteste la transcription des échanges d’apporter la preuve de l'irrégularité. En effet, le procès-verbal du CSE fait foi des délibérations jusqu'à preuve du contraire.
La diffusion du procès-verbal du CSE
L'adoption du procès-verbal du CSE est un préalable obligatoire à son affichage et à sa diffusion aux salariés. Le règlement intérieur peut être le document pour préciser les modalités de cette diffusion et les outils utilisés : messagerie professionnelle , espace Intranet ou site Internet ? Toutefois, dans certains cas, le vecteur de diffusion du procès-verbal est négocié par les organisations syndicales dans le cadre d'un accord collectif relatif au dialogue social ou au droit syndical.
En tout état de cause, la diffusion du procès-verbal du CSE est possible dès lors que ce document :
- a été approuvé à la majorité des membres ayant le droit de vote, président y compris (il ne peut pas s'opposer, sa voix compte pour une),
- n'enfreint pas l'obligation de discrétion (attention aux informations confidentielles exposées ou transmises),
- ne contient aucun propos injurieux ni aucune allégation diffamatoire.
La loi vise une diffusion du procès-verbal dans le périmètre de l'entreprise. Une diffusion à l’extérieur est ainsi limitée à certains destinataires. Les élus veilleront donc à mettre des mots de passe sur l’éventuel site internet du Comité social et économique.
Peut-on envoyer le compte rendu à l'Inspecteur du travail ?
Oui, et c'est même une obligation dans certains cas. Par exemple, la demande d'autorisation de licenciement d'un membre de la délégation du personnel au comité social et économique ou d'un représentant de proximité est adressée à l'inspecteur du travail accompagnée du procès-verbal du CSE (article R.2421-10 du Code du travail).
La transmission du procès-verbal à la Dreets (Ex Direccte) se fait aussi en cas de licenciements économiques. Ce procès-verbal du CSE comporte les avis, suggestions et propositions des représentants du personnel (article L.1233-48 du Code du travail).
Combien de temps doit-on conserver les PV CSE ?
Le plus longtemps possible ! En effet, ils sont utilisables en justice, soit en cas de contestation sur les décisions prises par le CSE, soit comme un élément de preuve des engagements pris par la direction devant les représentants du personnel. Le compte-rendu du CSE est très souvent une pièce essentielle devant les juridictions (la force probante du procès-verbal, par exemple : Cour de cassation, chambre sociale, 16 février 2011, n° 09-41401).
Enfin, la question nous est parfois posée : qui assure la conservation du procès-verbal du CSE ? Ce document appartient à l'institution représentative du personnel et non à la direction. Les originaux restent donc dans les archives du comité social et économique.
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