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CSE : faut-il utiliser la messagerie de l’entreprise ? Cadre légal, risques et bonnes pratiques
Guide pratique pour élus CSE — cadre légal & bonnes pratiques sur l’utilisation de la messagerie de l’entreprise par le CSE et l’intranet.
Publié le • Dernière mise à jour : • Lecture : 8–10 min
Est-ce que les élus du Comité social et économique (CSE) doivent utiliser la messagerie de l'entreprise ? Plusieurs affaires ont montré que l'informatique peut servir de mouchard. La loi et la CNIL protègent partiellement les utilisateurs. Vous devez être très vigilant sur ce point surtout en temps que représentant des salariés. Beaucoup d'affaires le démontrent. L'informatique, le téléphone, l'utilisation d'internet, tout peut être consulté et surveillé... Les élus du CSE doivent être très prudents sur leur utilisation.
En entreprise, les outils (messagerie, internet, téléphone) sont présumés professionnels ; l’employeur peut y accéder sauf mention Personnel/Privé. La loi et la Cnil encadrent ce que l'employeur peut faire en matière de navigation sur Internet, de vidéosurveillance et de géo localisation. Que dit le droit sur l’utilisation de la messagerie de l’entreprise par le CSE et l’intranet ?Est ce suffisant ? Cette question est double :
Réponse courte. Par défaut, l’utilisation de la messagerie de l’entreprise par le CSE est possible uniquement si un accord ou une autorisation écrite l’encadre. Les messages d’une boîte professionnelle sont présumés professionnels ; l’employeur peut y accéder sauf s’ils sont clairement identifiés « Personnel/Privé ». Pour protéger la confidentialité des échanges élus–salariés, privilégiez une messagerie externe au périmètre de l’employeur. Pour diffuser vers tous les salariés via l’intranet ou la messagerie interne, négociez un accord dédié.
SOMMAIRE DE LA PAGE :
1. Cadre légal : ce que dit le droit sur l'utilisation de la messagerie de l'entreprise par le CSE
2. Est-ce que les élus de CSE doivent utiliser une messagerie en CSE@nomdelentreprise.fr ?
3. Utiliser la messagerie du CSE pour tous les sujets ?
4. Bonnes pratiques pour le CSE
5. Le CSE peut-il se servir de la messagerie interne pour diffusion aux salariés ?
1. Cadre légal : ce que dit le droit sur l’utilisation de la messagerie de l’entreprise par le CSE
Dans l’entreprise, les messages envoyés ou reçus via la messagerie professionnelle sont présumés avoir un caractère professionnel. L’employeur peut les consulter, sauf s’ils sont clairement identifiés « Personnel » ou « Privé » (objet, dossier), cas dans lesquels la correspondance privée doit être respectée. En revanche, des accès peuvent être autorisés par le juge ou dans des circonstances particulières.
Les SMS envoyés depuis un téléphone professionnel sont également présumés professionnels et peuvent être consultés, sauf mention personnelle. À l’inverse, des messages échangés via une messagerie personnelle distincte (ex. messagerie instantanée personnelle installée sur l’ordinateur de travail) relèvent du secret des correspondances.
- Syndicats vs CSE. Le Code du travail permet, par accord d’entreprise, la diffusion d’informations syndicales via l’intranet ou la messagerie (art. L2142-6). En revanche, aucun texte n’accorde au CSE un droit autonome d’utiliser la messagerie/intranet de l’employeur : il faut un accord ou une autorisation.
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2. Est ce que les élus de CSE doivent utiliser une messagerie en CSE@nomdelentreprise.fr ?
Cette possibilité est la plus facile et s’avère être gratuite. De plus, sans aucune gêne supplémentaire, elle permet des sauvegardes de messagerie sur les serveurs. Vous ne perdez pas l'historique (cas classique). Techniquement simple, mais les sauvegardes côté SI suppriment la confidentialité.
... mais ce point devrait vous interpeler, car si des sauvegardes peuvent être réalisées par l'administrateur réseau alors aucune confidentialité n'est garantie (même si votre entreprise vous l'assure). Des sauvegardes et droits d’admin existent, d’où un risque d’accès par l’employeur hors contenu marqué “Personnel/Privé”.
Vos dirigeants sont parfois tentés de lire les questions qui vous sont remontées par les salariés. Souvent, les élus de CSE nous rétorquent qu’ils ne peuvent pas utiliser ce moyen de preuve. Oui, c’est vrai, mais un lecteur indélicat peut, grâce à ce moyen, savoir où chercher dans votre disque dur. Il peut connaitre vos stratégies de négociations, vos échanges...
D'ailleurs, il faut rappeler que les messages envoyés par le salarié via sa messagerie professionnelle peuvent être ouverts par l'employeur s'ils ne sont pas identifiés comme "personnels".
De même, les messages envoyés ou reçus par le salarié via son téléphone professionnel sont consultables par l'employeur s'ils ne sont pas identifiés comme personnels (Cour de cassation comm, 10 février 2015, n°13-14.779).
3. Utiliser la messagerie du CSE pour tous les sujets ?
La parade est donc d'écrire «personnel» ou «confidentiel» ... pas sûr que ce soit très efficace.
Nous ne parlons pas de produire des pièces pour aller en justice. L'enjeu est votre quotidien. Il faut simplement éviter de voir intercepter des informations importantes.
Par exemple, imaginez, vous êtes dans le cadre d'un PSE (plan de sauvegarde de l'emploi) en pleine négociation des conditions de départs. Beaucoup de DRH souhaiteraient connaitre vos échanges afin d'anticiper vos demandes et mieux se préparer pour vous répondre.
Pire, ne vous est il jamais arrivé d'avoir une panne et une personne a distance prend la main voit tout ce que vous avez à l'écran ? Quand on le sait, la confidentialité en prend un coup.
Prise en main à distance, partages d’écran, sauvegardes : autant de vecteurs par lesquels des informations sensibles peuvent perdre sa confidentialité.
Nous vous conseillons de prendre un abonnement internet propre au CSE (payé par le budget de fonctionnement) et d'ouvrir une messagerie externe à l'entreprise. Au moins, vous ne vous interrogerez plus sur l'aspect confidentiel. En effet, les échanges entre élus et entre salariés et élus au moyen d'une messagerie distincte de l'entreprise sont couverts par le secret des correspondances (Cour de cassation, chambre sociale, 23 octobre 2019, n° 17-28.448).
4. Bonnes pratiques pour le CSE
4.1. Choisir une messagerie externe au périmètre employeur
Ouvrez une messagerie dédiée au CSE (domaine indépendant), hébergée hors SI de l’entreprise, avec chiffrement, MFA et politique d’archivage. Le budget de fonctionnement du CSE peut financer ces outils (hébergement, noms de domaine, site vitrine, etc.).
Au moins, vous ne vous interrogerez plus sur l'aspect confidentiel.
En effet, les échanges entre élus et entre salariés et élus au moyen d'une messagerie distincte de l'entreprise sont couverts par le secret des correspondances (Cour de cassation, chambre sociale, 23 octobre 2019, n° 17-28.448).
4.2. Utiliser les mentions « Personnel / Privé »
Quand un élu doit utiliser la messagerie pro, faites figurer « Personnel » en objet ou classez dans un répertoire « Personnel » ; cela déclenche la protection de la correspondance privée (hors exceptions légales). Mais n'oubliez pas que le contenu peut être lu.
4.3. Process “réponses rapides”
- Gabarit d’objets : « Personnel – Échange CSE », « Privé – Demande salarié ».
- Accord interne : charte « CSE et mail de l’entreprise » précisant quand le CSE peut utiliser le mail/intranet et comment.
- Checklist sécurité : MFA, redirections interdites, DLP, NDAs fournisseurs.
Besoin d’échanger avec un expert ?
Une question sur votre prochaine consultation ? Un doute sur les documents transmis par la direction ? Parfois, un simple échange suffit à débloquer une situation ou clarifier un enjeu.
Nos experts-comptables spécialisés dans l’accompagnement des CSE sont disponibles pour vous écouter, vous orienter et répondre à vos interrogations, sans engagement.
5. Le CSE peut-il se servir de la messagerie interne pour diffusion aux salariés ?
Ce point est délicat. Il faut avoir l'accord de l'employeur et ne pas diffuser n'importe quoi... et ce point peut vous limiter. En effet, contrairement aux organisations syndicales, aucun texte n'accorde au CSE le droit de communiquer avec les salariés via la messagerie professionnelle ou l'Intranet de l'entreprise. Ainsi, pour communiquer avec l'ensemble des salariés, via une liste de diffusion, un accord est requis avec la direction.
En règle générale, utiliser la messagerie de l’entreprise pour les offres en activités sociales et culturelles (œuvres sociales) ne posent de difficultés. En revanche, dès qu'il s'agit de communiquer les procès-verbaux du CSE ou de communiquer sur les conditions de travail, ça coince du côté de vos dirigeants. Il existe toutefois des axes de négociation pour avancer sur ce sujet.
Pour le contenu à faire passer, il convient de se baser sur la jurisprudence portant sur l'affichage à l'intérieur de l'entreprise : les communications ne doivent évidemment pas être injurieuses.
Enfin, il faut être prudent sur le contenu lorsqu'un accord existe pour le CSE. Ainsi, un syndicat ne peut pas utiliser la messagerie du CSE pour diffuser un message électoral le jour même de l'élection... (Cour de cassation, chambre sociale, 27 mai 2020, n° 19-15.105).
FAQ - Foire aux questions
Le CSE peut-il utiliser la messagerie de l’entreprise pour écrire aux salariés ?
Non, sauf si un accord d’entreprise ou une autorisation écrite le prévoit. À défaut, privilégiez une messagerie externe dédiée au CSE.
Qu'est-ce que la consultation sur la situation économique et financière ?
Cette consultation permet aux élus du CSE de se faire leur propre opinion sur la situation économique et financière de l'entreprise et de son groupe. Elle leur donne aussi l'opportunité de comprendre les choix de gestion et les perspectives futures. Le CSE peut, en retour, émettre des points de vigilance et proposer des alternatives si nécessaire.
Que vaut la mention « Personnel/Privé » dans l’objet d’un mail ?
Elle fait basculer le message dans la correspondance privée. L’employeur n’est pas censé le lire, sauf exceptions légales (ex. décision de justice).
Et les SMS envoyés depuis un téléphone professionnel ?
Ils sont présumés professionnels (sauf mention personnelle). Ils peuvent être consultés ou produits en justice.
Peut-on diffuser les PV du CSE par la messagerie interne ?
Uniquement si l’accord le prévoit (fréquence, destinataires, confidentialité). Sinon, publiez sur vos canaux CSE.
Le cse utilise l’intranet de l’entreprise : est-ce automatique ?
Non. Il faut un **accord** (comme pour les organisations syndicales). Sans accord, évitez l’intranet et utilisez vos canaux propres.
Ressources liées pour élus de CSE
6. Besoin d’accompagnement par un expert-comptable du CSE ?
Vous voulez un modèle d’accord “CSE et mail de l’entreprise”, une charte « cse utilise l’intranet de l’entreprise », ou sécuriser vos pratiques (PSE, situation économique/financière, politique sociale, orientation stratégique, comptabilité du CSE) ?
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