BDESE (base de données économiques et sociales et environnementale) : le guide complet pour les CSE
La BDESE rassemble dans un même endroit les informations notamment financières pour les élus du CSE.
Créée par l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013, la base de données économiques et sociale (BDES ou parfois BDU) était à l’origine, le support de consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences.
La Loi Rebsamen du 17 août 2015 a fait de la BDES, le support des informations récurrentes du comité d’entreprise (consultation sur la politique sociale, la situation économique et financière et les orientations stratégiques).
En 2021, avec la lutte contre le dérèglement climatique, elle devient le BDESE. Depuis 2013, elle évolue par l'ajout d'éléments, mais il s'agit de la même chose.
Comment la mettre en place ? quel doit être son contenu ? comment l'améliorer ? qui va y avoir accès ? autant de questions que nous allons traiter.
Sommaire de la page
Qu'est-ce que la BDESE ?
Qu'elles sont le entreprises qui doivent avoir une BDESE ?
Doit-on conclure un accord sur la BDESE ?
Que veut dire le E (environnementales) de la BDESE ?
La BDESE : support d’information aux consultations récurrentes du CSE
Mais aussi aux consultations ponctuelles du CSE
Que mettre dans la BDESE ?
La mise à disposition de la BDESE
Fonctionnement de la BDESE
Les points ouverts à la négociation
L'accès de la BDESE
La confidentialité de la BDESE
Que faire si mon employeur ne l'a pas mise en place ?
Les actions possibles pour avoir une BDESE
Qu'est-ce que la BDESE ?
L'article L. 2312-18 précise : "Une base de données économiques, sociales et environnementales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l'article L. 1142-8 sur "des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes ".
Qu'elles sont le entreprises qui doivent avoir une BDESE ?
Toutes les sociétés qui emploient plus de 50 salariés doivent mettre en place une BDESE.
Dans le cas de plusieurs établissements, il faut calculer l'effectif global. Dans le cas d'établissements multiples, les données concernent toute l'entreprise.
Ne pas mettre en place une BDESE veut dire prendre le risque d'une sanction.
Doit-on conclure un accord sur la BDESE ?
Dernière modification en date, les Ordonnances Macron du 22 septembre 2017 permettent quant à elles de négocier par accord d’entreprise les modalités liées à la BDES avec notamment l’enrichissement des informations devant y figurer. A défaut d’accord, il conviendra de se référer aux dispositions supplétives.
Un accord d'entreprise pour définir de nombreuses modalités de la BDESE. Les thèmes sont :
- le support papier ou informatique (sous 300 salariés)
- la structure
- l'organisation
- le contenu
- les droits d'accès (personnes en plus)
- la périodicité de l'actualisation des données
- ajouter des informations supplémentaires
Attenton : il existe des rubriques obligatoires.
Que faire si mon employeur ne l'a pas mise en place ?
Les cas sont :
- la BDESE n'existe pas
- l’information n’est pas accessible :
- soit par l’absence de mise à disposition dans la base,
- soit les élus autorisés n’ont pas accès à la totalité des informations
- l’information est insuffisante,
- soit une mise à disposition qui ne correspond pas aux catégories ou minimum légal
- soit l’information n’est pas actualisée
Tout d'abord, mettre ce sujet à l'ordre du jour et débattre en réunion.
Qu'elles sont les actions possibles du CSE et des élus pour avoir une BDESE ?
Si ça ne suffit pas, le CSE dispose :
- d’une action civile devant le président du tribunal de grande instance (TGI) : le référé afin d’ordonner à l'employeur la communication des documents manquants (L 2312-15)
- d'une action pénale : l’employeur s’expose à un délit d’entrave et une possible amende de 7.500 € (article L. 2317-1 du Code du travail).
Selon l’article L. 2262-9 du Code du travail, les syndicats peuvent agir en justice pour non-respect de l’accord collectif qui fixe les modalités d’accès à la BDESE.
En l'absence de la BDESE, le départ des 3 consultations du CSE peut se poser.
Que veut dire le dernier E (environnementales) de la BDESE ?
Le 24 décembre 2021, la BDES (la base de données économiques et sociales) est devenue la BDESE (la base de données économiques, sociales et environnementale). Elle rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du CSE (selon l'article L 2312-18). Il a été rajouté à l'article L 2312-17 les rubriques environnementales : " Au cours de ces 3 consultations, le CSE est informé des conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise".
La BDESE doit désormais contenir des informations sur les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. C'est le nouvel ajout de 2022. Il ajoute une rubrique N°10 Environnement dans la BDESE.
La première rubrique concerne la politique générale en matière environnementale : organisation de l'entreprise, évaluations et certifications.
La seconde porte sur l'économie circulaire avec la question des déchets (prévention et gestion).
Le dernier est le changement climatique et le CO2 : identification des postes émettant du CO2 (scope 1) et le bilan carbone.
Depuis avril 2022, le code du Travail ne parle plus que de BDESE.
Que sont les rubriques obligatoires de la BDESE ?
Que mettre dans la BDESE ?
L'article L 2312-21 indique dans le 4e alinéa la liste des rubriques d'ordre public (personne ne peut y déroger). La liste est :
- l'investissement social
- l'investissement matériel et immatériel
- l'égalité professionnelle entre les hommes et les femmes
- les fonds propres
- l'endettement
- l'ensemble de la rémunération des salariés et dirigeants
- les activités sociales et culturelles
- la rémunération des financeurs
- les flux financiers à destination de l'entreprise
- les conséquences sur l'environnement de l'activité de l'entreprise
Quelle est la temporalité des données dans la BDESE ?
Les informations contenues dans la BDESE portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et des perspectives sur les trois années à venir, soit un total de 6 exercices.
Les éléments sont chiffrées sauf pour les données futures (prévisionnels) qui peuvent être des tendances mais dans ce cas, l'employeur devra les expliquer mais surtout préciser pourquoi il ne s'agit que de tendances peu précises. Cependant ces tendances doivent être suffisantes et orécises pour démarrer les consultations notamment les orientations stratégiques.
Que sont les 10 thèmes de la BDESE ?
La BDESE comprend à minima 10 thèmes obligatoires que sont :
les investissements : sociaux (emploi, stages, formation...), matériels (machines, bâtiments...) et immatériels (brevets, logiciels...)
l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes en matière d'embauche, de formation, d'évolution, de qualification, part des femmes dans le cosneil d'administration...
les fonds propres et endettement de l'entreprise
les éléments de rémunération des salariés et dirigeants
les activités sociales et culturelles
la rémunération des financeurs
les flux financiers à destination de l’entreprise comme le crédits d'impôts (CIR, CII, crédit d'impôt famille) et les aides publiques
la sous-traitance
le cas échéant les transferts financiers et commerciaux entre les entités du groupe (les intercos)
et les conséquences sur l'environnement de l'activité de l'entreprise.
Il s'agit du minimum dans tous les cas ces éléments doivent figurer dans la BDESE.
Selon les activités la BDESE peut (doit) être complétée.
La précision des informations devant obligatoirement y figurer varie selon que l’effectif de l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés (articles R 2312-8 et R 2312-9).
Chaque année l'entreprise doit publier les indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle aboutissant à une note de 100 points. Ces éléments doivent être mis à disposition du CSE avant la réunion qui suit la publication de l'index dans la BDESE (art. D 1142-5).
Le bilan social (qui existe encore) est intégré dans la BDESE.
Il est possible d'intégrer le rapport qui détaille le calcul de la participation dans la BDESE car il s'agit d'une information récurrente.
Que doit contenir la BDESE pour les 3 consultations obligatoires ?
Les 3 consultations annuelles
Les 3 grandes consultations consultations annuelles obligatoires sont :
Les documents pour ces 3 informations consultations doivent être mis dans la BDESE.
Pour les orientations stratégiques, le Code du travail ne liste pas un document en particulier. Par contre, les orientations stratégiques sont une projection à 3 ans. C'est la moins précise.
Dans le cadre de la situation économique et financière, nous plus d'informations sur les éléments à recevoir. Il faut les comptes dans 2 exercices passés, l'exercice de la consultation qui vient de se terminer et l'exercice futur. Au fur et à mesure des années la BDESE va être de plus en plus complète.
Il faut ajouter tous les documents communiqués annuellement à l'Assemblée générale des actionnaires et le rapport du commissaire aux comptes.
La politique sociale
Le Code du travail liste des éléments précis dans l'article L 2312-36 , il faut mettre :
les éléments sur "l'évolution de l'emploi, les qualifications, le programme pluriannuel de formation, les actions de formation envisagées par l'employeur, l'apprentissage, les conditions d'accueil en stage, les actions de prévention en matière de santé et de sécurité, les conditions de travail, les congés et l'aménagement du temps de travail, la durée du travail, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et les modalités d'exercice du droit d'expression des salariés dans les entreprises non couvertes par un accord sur l'égalité professionnelle et la qualité de vie et des conditions de travail contenant des dispositions sur ce droit".
- les informations sur la situation comparée des femmes et des hommes
- le plan de formation (ou de développement des compétences)
- les rémunérations des dirigeants et des salariés
- les informations sur le CPF
- les éléments sur les contrats de professionnalisation
- les informations sur la durée du travail (heures supplémentaires et complémentaires, le bilan du travail à temps partiel, la prise des congés, la durée et l'aménagement du temps de travail...)
- les éléments sur l'affectation de la contribution au titre de l'effort de construction
- le mesures prises pour faciliter l'emploi des accidentés du travail, des invalides et des travailleurs handicapés
- les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise
- les modalités d'exercice du droit d'expression des salariés
Pour les entreprises de plus de 300 salariés, il faut ajouter les activités sociales et culturelles.
La mise à disposition de la BDESE
Tout d'abord, pour les consultations récurrentes, le délai imparti au CSE pour rendre son avis court à compter de l’information par l’employeur de la mise à disposition dans la BDESE, des informations prévues par le Code du travail. Pour rappel, à défaut d’accord, le CSE dispose d’un mois pour rendre son avis.
Ce délais est de deux mois en cas d’intervention d’un expert-comptable.
Le fonctionnement de la BDESE et son arborescence doit être simple et facile à utiliser.
Fonctionnement de la BDESE
A défaut d’accord, la mise en place de la BDESE a lieu au niveau de l’entreprise ce qui signifie que dans les entreprises à établissements multiples, l’employeur n’a pas d’obligation de mettre en place une BDESE par établissement.
La BDESE est accessible en permanence aux membres du CSE (article L. 2312-36).
Initialement, la BDESE pouvait être tenue à disposition des représentants du personnel sur support informatique ou papier. Cependant, les Ordonnances Macron rendent obligatoire la mise à disposition informatique de la BDESE dès la mise en place du CSE, pour les entreprises de plus de 300 salariés.
Les points ouverts à la négociation
Comme susmentionné, depuis les Ordonnances Macron, il est possible de négocier par accord d’entreprise les modalités liées à la BDESE. Cette possibilité s’applique aussi bien aux instances actuelles qu’au CSE. Désormais, un accord pourra définir l’organisation, l’architecture, le contenu, les modalités de fonctionnement (niveau de mise en place, droit d’accès, support et modalités d’utilisation), l’intégration des informations ponctuelles et celles liées aux négociations obligatoires ainsi que la périodicité des informations devant y figurer (article L. 2312-21 Code du travail).
A quel niveau doit être la BDESE ?
Pour commencer, les personnes habilitées à avoir accès en permanence à la BDESE sont les membres du :
- CSE
- CSE central
- CSE d’établissement dans une entreprise à établissement multiples
La BDESE peut être "papier" ou informatique mais l'important est de la mettre à jour. Ce point dépend de la taille de l'entreprise (300 ou plus).
Il faut aussi ajouter les délégués syndicaux.
L'employeur doit définir avec les élus les modalités d'accès, de consultation, d'actualisation.
La confidentialité de la BDESE
Selon l'article L 2312-36, "les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du comité social et économique central d'entreprise et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur". Le mot revêtant est important car tout le contenu n'est pas confidentiel, par exemple la liasse fiscale ou le bilan et le compte de résultat sont déposés au Greffe du tribunal de commerce et disponibles.
L'employeur doit donc indiquer les éléments confidentiels ainsi que préciser la durée de la confidentialité.
Là encore, nous insistons, la majeure partie des éléments de la BDESE n'est pas confidentielle.
FAQ - Foire aux questions
A quel niveau mettre en place la BDESE : à chaque entreprise ou à l'UES ?
La base de données économiques, sociales et environnementales doit être mise en place au niveau de l'UES.
est-ce que l'accès à la BDESE doit être permanent ?
Oui, les élus doivent pouvoir la consulter en permanence. Ce qui est simple en version electronique (24h/24 et 7j/7). Dans les autres cas, l'employeur définit les modalités d'accès aprés dialogue avec les élus et les modalités de consultation ne doivent pas empêcher aux représentants du personnel de réaliser leurs missions.
Qui a accès à la BDESE ?
Ont accès à la BDESE :
- les membres du CSE
- les délégués syndicaux
- les suppléants
- éventuellement les experts du CSE
- l'employeur (art. L 2312-36).
est-ce que la BDESE doit papier ou informatique ?
Oui, elle doit être informatique pour les entreprises de plus de 300 salariés, en dessous, c'est au choix (selon l'article art. R 2312-12).
est-ce que l'employeur doit nous informer en cas de modifications de la BDESE ?
Oui, l'employeur doit avertir les élus des modifications ou des ajouts (selon l'article art. R 2312-12).
Pourquoi les élus du CSE doivent se former dans le cadre d'un plan de sauvegarde de l'emploi ?
Nous vous conseillons de vous former :
- si nous ne voulez pas vous faire accompagner par un expert-comptable qui est au cœur du PSE. Le PSE est surtout une intervention économique : estimer les moyens du groupe, comprendre le motif économique, produire un rapport qui va servir devant les juges... Y aller sans expert-comptable qui va vous aider pendant la procédure va vous demander d'être très bien formés pour faire face à tous les cas de figures. N'oubliez pas que vous devez rendre des comptes aux salaries impactés, mettez toutes vos chances avec vous ;
- En début de procédure afin de connaitre toutes les étapes et de vous donner une vision d'ensemble.
En amont de R1, nous pouvons vous former, contactez-nous, nous pourrons facilement et rapidement, sous une semaine, mettre en place une formation.
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Glossaire des termes clés du CSE
- CSE
- Le Comité Social et Économique est l’instance unique de représentation du personnel. Il remplace les anciennes instances : CE, CHSCT et délégués du personnel.
- BDESE
- La base de données économiques, sociales et environnementales, elle est mise à disposition des élus et contient des données listées par le Code du Travail.
- PSE
- Le Plan de Sauvegarde de l’Emploi est un dispositif mis en place lors de licenciements économiques collectifs. Il vise à limiter les ruptures de contrats et à proposer des mesures d’accompagnement (si vous êtes dans ce cas consultez nos pages sur les PSE, la négociation).
- CSSCT
- La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est une sous-commission du CSE, obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés ou à risque particulier. Elle traite des sujets liés à la sécurité, la santé et les conditions de travail.
- Heures de délégation
- Temps rémunéré accordé aux élus pour exercer leur mandat. Elles varient selon la taille de l’entreprise et le mandat détenu.
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Si vous avez besoin de plus amples informations sur la BDESE ou sur la compréhension des informations devant y figurer : n’hésitez pas à nous contacter.
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Notre agrément a été délivré par la DREETS Île-de-France, nous habilitant à former les représentants du personnel (CSE).
Arrêté n°IDF-2017-11-28-001 publié le 28 novembre 2017 – voir page 34 du Recueil des actes administratifs IDF n°142
Qu'est-ce que la BDESE ?
Par
Renaud Negre
Publié par
Soxia
Renaud Negre, expert-comptable diplômé depuis 2009, inscrit à l'Ordre, est en charge de Soxia. Soxia est une société spécialisée en CSE et qui ne s'occupe que de clients CSE, filiale d'un grand groupe d'expertise comptable. Avant, Renaud Negre a commencé sa carrière dans les marchés financiers et l'analyse financière, ce qui lui a permis de rencontrer beaucoup de dirigeants de sociétés du CAC 40 et de comprendre les enjeux des grands groupes.
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