La comptabilité et les obligations comptables du CSE
Face à toutes vos prérogatives, la comptabilité du CSE est un sujet apparaissant souvent comme secondaire voire chronophage.
Pourtant, depuis 2015, les CSE doivent tenir une comptabilité et des comptes selon les règles comptables classiques et normées (proche de celles des entreprises). Il convient de revenir sur ces points. Quels sont les seuils à connaître ? Quelles sont les obligations comptables du Comité social et économique (CSE) ? Quelle comptabilité du CSE adopter ? Doit-on approuver nos comptes annuels du CSE ? Comment faire les comptes du CSE si je ne suis pas comptable ? Comment être certain de ne pas faire des erreurs ? Voici une synthèse des principaux éléments, non exhaustifs, sur lesquels les élus du CSE, et en particulier le Trésorier, devront porter leur attention pour assurer une transparence de leurs comptes et de la comptabilité.
Bien établir votre règlement intérieur (obligatoire pour le CSE) est aussi un élément crucial dans la gestion et la comptabilité du CSE.
SOMMAIRE
La comptabilité du CSE : des obligations différentes selon la taille de votre comité
Quel est le rôle du trésorier du CSE et la comptabilité à réaliser ?
La comptabilité du CSE et l'apport de l'expert-comptable du CSE
Si le CSE a des salariés
Comment nommer un expert-comptable pour la comptabilité du CSE ?
Comité d'entreprise vs CSE : qu'est ce qu'il change dans la comptabilité ?
la taille du CSE
L’établissement du rapport d’activité et de gestion du CSE
La comptabilité du CSE et l’approbation des comptes annuels
La comptabilité du CSE et le principe de la dualité des budgets : fonctionnement et activités sociales et culturelles
l'ouverture de comptes bancaires pour le CSE
La conservation des pièces comptables et de la comptabilité du CSE
Les missions de l'expert-comptable dans la gestion de votre CSE
1- Les obligations comptables du CSE : différentes selon la taille de votre comité
Important : ces obligations ne concernent que les CSE de société ayant plus de 50 salariés avec le versement des 2 budgets qui doivent tenir une comptabilité.
La comptabilité et les comptes du CSE sont, depuis plus de 7 ans, très normés.
Outre la dualité des budgets (toujours valable), tous les CSE ont un budget de fonctionnement (AEP 0.2% ou 0.22% selon la taille) et un budget des activités sociales et culturelles (la loi ne définie aucun taux mais vérifiez car certaines conventions collectives affichent un taux minimal), il faut continuer à les gérer et à comptabiliser de façon totalement séparée.
Tous les CSE (mais aussi le comité social et économique central et d'établissement) doivent tenir une comptabilité et ont l’obligation d'établir des comptes annuels. Il faut comprendre que chaque année, le CSE doit :
- clôturer ses comptes
- passer les écritures de fin d'année
- vérifier les subventions
- réaliser un inventaire des stocks
- présenter la comptabilité dans une réunion spécifique
- réaliser un rapport de gestion.
C'est à ce moment là que le trésorier doit présenter les comptes aux autres élus du CSE et répondre à toutes les questions posées. Nous insistons, selon le Code du Travail, ce passage est obligatoire et doit être fait avant le 30 juin pour une clôture de vos comptes le 31 décembre.
La taille du CSE n'est pas une excuse pour ne pas réaliser ces points et une comptabilité normée. Il s'agit d'une des principales missions du Trésorier du CSE : il faut présenter la comptabilité du CSE au moins une fois par an aux autres membres.
Quel est le rôle du trésorier du CSE et la comptabilité à réaliser ?
Le trésorier du CSE est au centre du processus comptable :
Il va être en relation avec la ou les banques, l'assureur, l'expert-comptable du CSE, les fournisseurs d'activités sociales et culturelles mais aussi les élus (décisions de gestion, points sur la gestion...), la direction (qui est membre du CSE) et les salariés qui peuvent poser des questions. Il est aussi garant des obligations comptables du CSE.
Le trésorier du CSE n’a pas toujours les connaissances juridiques et surtout comptables (il peut se faire aider par un expert-comptable payé par le budget de fonctionnement ou AEP).
Chaque année, pour la comptabilité, les éléments suivants doivent être réalisés :
un enregistrement comptable de tous les mouvements
(les débits et crédits)
surveillance des mouvements sur les comptes bancaires et les relations avec la banque
un inventaire des stocks et des immobilisations du CSE
à réaliser au moins 1 x par an
Les écritures comptables de fin d'année
la réalisation des comptes annuels du CSE à la clôture de l'exercice
l'obligation d'établir un rapport en charge de présenter des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière
l'obligation de fournir des informations sur des transactions importantes du CSE
l'obligation d'établir un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l'un de ses membres
à chaque élection, l'obligation de rendre compte aux nouveaux élus du CSE
une fois l'instance renouvelée en remettant l'ensemble des documents relatifs à la gestion comptable CSE
Les obligations comptables du CSE
Comme nous pouvons le voir la comptabilité du CSE demande une certaine professionnalisation qui augmente avec la taille du comité.
Les comptes doivent être présentés et approuvés dans une réunion de CSE dédiée avant la fin juin de l'année suivante (si vous clôturez votre activité le 31 décembre, sinon, il faut décaler les dates).
Pour appliquer les bonnes pratiques comptables, qui sont celles de la comptablité d'engagement, il est important que le trésorier puisse être accompagné quand il le souhaite par un expert-comptable spécialisé en CSE. Surtout si la somme de vos 2 budgets est supéreure à 153.000 €. La comptabilité du CSE étant très spécifique, il faut avoir une certaine expérience afin d'éviter les différents écueils (séparation des budgets, 2 comptes de résultats, risques URSSAF...).
Tenir la comptabilité d'un CSE (Comité Social et Économique) consiste à collecter, enregistrer, classer et contrôler toutes les opérations économiques et financières du CSE.
Voici quelques étapes à suivre pour tenir la comptabilité d'un CSE : notamment pour les moyens et les gros CSE :
- Tenir un "livre de comptes" : utiliser un logiciel de gestion comptable de trésorerie dédié ou un logiciel de comptabilité classique
- Enregistrer les charges (dépenses) et les produits (recettes) : tous les mouvements du CSE doivent être enregistrées dans la nomemclature des comptes selon le plan comptable donné par l'ANC
- Il est indispensable de contrôler régulièrement les relevés bancaires pour vérifier les opérations réalisées et détecter rapidement les anomalies
- faire un inventaire des stocks et des immobilisations
- Il faut passer des écritures de clôtures : CCA, PCA, les charges à payer, les produits à recevoir, les amortissements et provisions, les acomptes, les stocks.
- Le trésorier doit rendre compte de la situation financière du CSE en produisant un rapport financier annuel comprenant le compte de résultats, le bilan et l'annexe :
A- réaliser 2 comptes de résultats
B- un ou deux bilans
C- une annexe qui explique les comptes et permet de mieux les comprendre
D- le rapport de gestion : il permet de donner des explications complémentaires comme la liste des élus, le rôle du CSE, des explications sur les activités sociales et culturelles du CSE, du patrimoine du CSE...
Ce document devrait être présenté et approuvé en réunion de CSE.
En fin d'exercice, le CSE de taille moyenne a obligation de faire appel à un expert-comptable pour les accompagner et présenter les comptes. Les honorairs de l'expert-comptable sont à imputer sur le budget de fonctionnement (ou AEP) du CSE.
Les gros CSE doivent aussi établir ces documents mais il doivent nommer un Commissaire aux Comptes qui sera rémunéré sur le budget de fonctionnement du CSE.
Les professionnels du chiffre (expert-comptable ou CAC) seront vous aider dans toutes les démarches à réaliser.
Ne pas oublier d'établir un budget prévisionnel : il va permettre de mieux planifier les actions futures du CSE et d' éviter les éventuelles failles de trésorerie.
Selon le Code du Travail :
-
Petits CSE
-
la somme des subventions est inférieure à 153.000 €
par exercice
-
Moyens CSE
-
moins de 2 de ces 3 éléments : 50 salariés, 1,55 milion € de total de bilan et 3,1 millions de ressources annuelles
par exercice
-
Gros CSE
-
au moins 2 des 3 points suivants : + de 50 salariés du CSE, 1,55 milion € de total de bilan, et 3,1 millions € de ressouces
par exercice
Par exemple, pour bien comprendre, si vore CSE a 2 salariés, 800 000 € de ressources annuelles et un total de bilan de 4 millions €, vous êtes un CSE de taille moyenne.
Les "ressources annuelles" signifient qu'il faut prendre le montant du budget de fonctionnement l'ajouter à celui du budget des activités sociales et culturelles, auquel il faut ajouter les recettes que le CSE prévoit de recevoir de la part des salariés de l'entreprise : par exemple les participations à des évènements.
La comptabilité du CSE et l'apport de l'expert-comptable du CSE
Si vous sentez que c'est trop compliqué, n'hésitez pas à vous faire assister par un expert-comptable spécialisée en CSE. Contactez nous, nous avons l'habitude d'aider les comités dans la gestion au quotidien (nous avons plus de 200 CSE clients en comptabilité de toutes les tailles). Nous vous aiderons à réaliser les bonnes opérations, à respecter les préconisations des URSSAF, à trouver les transactions significatives et à réaliser correctement les obligations comptables (voir plus bas la fiche contact à la fin de cette page internet). L'intervention peut aller jusqu'à la saisie comptable des pièces que vous envoyez tous les mois à l'expert-comptable, voire la présentation des comptes en réunion de CSE, les prévisionnels... Vous pouvez nous poser à tout moment des questions sur votre CSE, ce point est intégré dans la mission, notre rôle est de vous aider.
Ainsi, vous pourrez gagner un temps précieux, vous focaliser sur d'autres aspects de votre mandat, assurer une comptabilité du CSE attestée par un professionnel de la comptabilité et permettre à votre trésorier d'être rassuré. Les honoraires de l'expert-comptable sont à imputer dans le budget de fonctionnement(0.2%).
Nous pouvons aussi vous former pour mieux réussir votre rôle de trésorier de CSE et comment vous devez tenir la comptabilité (contactez nous).
Si le CSE recoit plus de 153.000 € de subventions
Si la somme de la subvention de l'exercice du budget des ASC et celle du fonctionnement 0,2% est supérieure à 153.000 €, vous devez obligatoirement :
1- présenter une comptabilité d'engagement
2- nommer un expert-comptable pour vous aider (valable depuis une dizaine d'années)
Si le CSE a des salariés
A partir d'une certaine taille, les CSE ont besoin d'embaucher en CDD ou CDI des salariés afin d'aider les élus dans la gestion au quotidien. Nous constatons qu'au delà de 500 salariés bénéficiaires, il est difficile pour les élus de tout gérer tout seul, l'embauche d'un salarié dans le CSE peut alors se poser. Le rôle est souvent de réaliser des permanences avec des ventes de billets, faire des réservations de voyages, enregistrer les mouvements, réaliser la comptabilité du CSE, vérifier les stocks ...
Si votre CSE est employeur, nous vous conseillons vivement de confier cette partie à un expert-comptable car elle est très technique (réalisation de bulletins de paye, application de la loi, contrat de travail et avenants, déclarations ...).
Comment nommer Soxia expert-comptable pour la comptabilité du CSE ?
« Le Comité Social et Economique souhaite désigner un expert-comptable pour la mission de Présentation de ses comptes annuels".
VOTE à la majorité du CSE
«Afin de réaliser cette mission et conformément aux dispositions prévues par la loi dans ce cadre, le CSE désigne le Cabinet d'expertise comptable Soxia à Chatou pour assurer cette mission de Présentation et attestation de ses comptes annuels pour l’exercice ouvert à compter du … ».
VOTE à la majorité
Une fois ces 2 votés effectués, actez les dans un PV et nous pouvons commencer à vous aider à réaliser la comptabilité du CSE.
Comité d'entreprise vs CSE : qu'est ce qui change dans la comptabilité ?
A partir de 2018, les CE sont devenus au fur et à mesure des CSE (ordonnance Macron). A partir du 1ᵉʳ janvier 2020, dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés, cette nouvelle IRP unique regroupe les instances de représentation du personnel (CE, CHSCT, délégués du personnel) en une seule : le CSE. Du coup, il existe plusieurs type de CSE. Celui qui nous intéresse dans cet article : l'entreprise de plus de 50 salariés.
Pour les entreprises dont le nombre de salariés excèdent 50, les obligations comptables du CSE sont identiques à celles du CE. Les contraintes dépendent du montant des revenus (pas que des subventions, voir plus bas), du total bilan et du nombre de salariés.
Important : le seul changement notable pour les CSE (qui n'existait pas pour les comites d'entreprises) est l’opportunité de transférer, suite à un vote des élus du CSE, au maximum 10% l’excédent annuel (du résultat net connu à la clôture des comptes) d'un budget à l'autre.
Si vous cherchez un expert-comptable ayant une grande expérience en CSE contactez nous au :
01 30 09 89 09
ou sur le formulaire de contact (plus bas ou cliquez ici), nous vous répondrons rapidement.
Soxia est une société d'expertise-comptable inscrite à l'Ordre.
La comptabilité et les obligations comptables du CSE : en fonction de la taille de votre comité social et économique
A/ Votre CSE est de taille moyenne (L 2315-76 du Code du travail ainsi que le D. 2315-33)
Les ressources de votre CSE dépassent 153 000 €, vous êtes un CSE de taille moyenne.
Toutefois, vous n'avez pas 50 salariés dans le CSE ou 3,1 millions d'€ de ressources annuelles voire 1,55 million d'€ pour le montant total du bilan (égal à la somme des montants nets des éléments d'actifs), vous n'êtes pas selon les critères du Code du Travail "un grand CSE". La comptabilité de votre CSE devient beaucoup plus technique.
Vous êtes dans la tranche soumise en principe aux obligations comptables générales. Heureusement, les élus peuvent choisir de tenir une comptabilité du CSE simplifiée ou une comptabilité de droit commun (comme les gros CSE avec ouverture et comptabilisation tout au long de l'année dans des comptes de classe 4). Les modalités sont fixées par un règlement de l'Autorité des normes comptables 2015-01 du 2 avril 2015 homologué par arrêté du 2 juin 2015 révisé en 2021.
Le CSE doit ainsi établir a minima un bilan, un compte de résultat en distinguant les deux sections, « Attributions économiques et professionnelles » (fonctionnement / 0.2%) et « Activités sociales et culturelles », une annexe aux comptes et un rapport de gestion. Ce sont les points obligatoires de la comptabilité du CSE.
Sachez que quelle que soit l'option prise, au dessus de 153.000 € le CSE a l'obligation légale de recourir à un expert-comptable pour la présentation et l'attestation de ses comptes annuels (article L. 2315-76 du Code du travail).
Si vous êtes dans ce cas, contactez-nous, nous saurons vous épauler : Soxia est un expert-comptable dédiée aux CSE depuis plus de 17 ans, nous connaissons parfaitement les problèmes de comptabilité du CSE et des élus.
Le choix de l'expert-comptable pour la comptabilité du CSE est totalement libre, vous pouvez choisir celui qui vous correspond le plus. Prenez contact avec le futur expert-comptable et échangez avec lui, il doit avoir l'habitude de traiter ce type de clientèle.
L'expert-comptable que vous choisissez doit pouvoir vous aider à monter la comptabilité du CSE mais pas seulement, il peut intervenir dans :
- la mise en place de la gestion du CSE
- la gestion et l'optimisation des activités sociale
- le choix d'un logiciel comptable
- les déclarations fiscales et sociales du CSE (si vous avez des salariés)
- le comptage des stocks dans le coffre dans le local du CSE
- l'optimisation du règlement intérieur
- la préparation à un contrôle URSSAF du CSE
- la présentation des comptes en réunion de CSE
- la séparation des budgets (...)
A force d'intervenir pour les CSE, un expert-comptable spécialisé pourra répondre à toutes vos questions et vous aider face à toutes vos problématiques qu'il a déjà rencontré.
Les comptes étant sous-traités à un professionnel du chiffre, la comptabilité du CSE sera attestée.
L'idée centrale étant de vous dégager du temps pour réfléchir aux futures activités sociales ou pour remplir votre rôle "plus politique" dans le cadre de votre mandat dans le CSE.
B/ Votre CSE est de petite taille
Autrement dit vos ressources annuelles ne dépassent pas 153 000 € (somme des 2 subventions ASC et fonctionnement). Vous avez alors la possibilité d’adopter une comptabilité du CSE super simplifiée. Cela signifie :
- tenir un livre de comptes retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses que vous avez réalisé et des recettes que vous avez perçu (subventions de l’employeur, participation financières des salariés, etc…). Ce livre de comptes doit distinguer les opérations relevant des AEP (fonctionnement) du CSE et celles relevant des activités sociales. Vous devez séparer les 2 budgets,
- établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives au patrimoine du CSE et à ses engagements en cours (par exemple les abonnements).
La comptabilité du CSE doit être transparente. Il faut donc comprendre que même dans un petit CSE, vous devez présenter des tableaux expliquant le montant de la subvention reçue et les dépenses que les élus ont réalisées. Vous devez aboutir à un résultat.
Vous devez aussi expliquer les éléments patrimoine du CSE (ordinateurs, imprimantes...) et surtout les montants de la trésorerie à l'ouverture de l'exercice et à la clôture. Enfin, vous devez réaliser un état de synthèse : le rapport de gestion. Ces éléments doivent être présentés et expliqués en réunion de CSE.
Même s'il n'est pas obligatoire avec ce seuil de ressources, vous pouvez décider de nommer un expert-comptable pour vous aider à gagner du temps et sécuriser votre gestion.
Beaucoup de CSE de moins de 153.000 €, font appel à un expert-comptable.
C/ Votre CSE est de très grande taille
Pour être "un gros CSE", vous remplissez au moins 2 des 3 critères :
- 50 salariés du CSE en équivalent temps plein,
- 3,1 millions d'€ de ressources annuelles (subventions, paiements des salariés...)
- et 1,55 million d'€ pour le montant total du bilan.
Vous êtes obligatoirement soumis aux règles définies à l'article L 123-12 du Code de commerce. C'est-à-dire aux obligations comptables générales applicables aux entreprises (comptabilité d'engagement). En plus de nommer un expert comptable, le CSE doit établir des comptes consolidés (le cas échéant), présenter divers rapports et faire surtout certifier ses comptes par un ou plusieurs commissaires aux comptes (CAC) distincts de ceux de l'entreprise.
Ce recours au CAC est pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE (L 2315-73). En fait, le législateur considère que ces CSE ont une grande taille et doivent être gérés très finement comme un PME. C'est pour cela, que les professionnels du chiffre sont obligatoires et que la comptabilité du CSE doit être extrêmement bien tenue.
Le CSE prend en charge le coût de cette mission comptable de l'expert-comptable sur sa subvention de fonctionnement ou AEP (0.2% ou 0.22% selon la taille du CSE).
Notre intervention s'adapte à tous les CSE. Nous nous appuyons sur les spécificités de votre comité :
- les ressources, les subventions
- les effectifs
- les logiciels comptables (notre équipe intervient sur beaucoup de logiciels comptables différents)
- les activités sociales et les risques URSSAF
En fonction de vos besoins, nos Experts-Comptables réalisent :
-
- l’enregistrement comptables des écritures dans les différents journaux de votre comptabilité (journal de banque, journal de caisse, journal d’achat …)
- expliquer les erreurs et les anomalies rencontrées (le cas échéant)
- la gestion et le suivi de la trésorerie du CSE
- les informations au titre des transactions significatives (L2315-66)
- vérifier le calcul des subventions
- aux rapprochements bancaires
- les éventuels bulletins de salaire
- les déclarations sociales et fiscales
- la constitution des situations comptables intermédiaires
- la clôture des comptes et à l’établissement du rapport annuel de gestion et d’activité du CSE
- l’établissement de tous les documents de synthèse : compte de résultat, bilan et annexes
- si vous le souhaitez, le rapport de d'activité et de gestion (D 2315-38)
- la mise en place de tableaux de bord pour la gestion budgétaire
- rédaction du livret expliquant les activités sociales et culturelles
- formation sur la comptabilité des CSE
Contactez nous et après un échange nous définirons, avec vous, vos besoins, en n'oubliant pas votre besoin de temps pour les autres prérogatives d'un élus de CSE. Nous vous déchargeons de la comptabilité.
2- L’établissement du rapport d’activité et de gestion du CSE
Le CSE doit construire chaque année un rapport présentant, en plus de la comptabilité, des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière. L'objectif est d'éclairer les choix de gestion et donc les comptes pour les élus du comité et les salariés de l'entreprise (article L. 2315-69 du Code du travail).
C'est aussi un support qui permet de valoriser les actions du CSE auprès des salariés. Pensez-y dans votre présentation.
Prenez soin de préciser dans votre règlement intérieur du CSE qui est chargé de faire ce rapport. Généralement, il s'agit du Trésorier et du trésorier adjoint en concertation avec le secrétaire du CSE.
Le trésorier établit le rapport de gestion seul ou en collaboration avec son expert-comptable, selon des modalités prévues par son règlement intérieur.
Le contenu du rapport d’activité et de gestion, déterminé par décret, varie selon la taille du CSE :
3- Les obligations comptables du CSE : la comptabilité du CSE et l’approbation des comptes annuels
Les membres élus du comité, réunis en séance plénière, approuvent les comptes annuels (la comptabilité du CSE). Le Trésorier et le cas échéant l'Expert-comptable du CSE présentent les comptes. A cette occasion, le secrétaire du CSE établit un procès-verbal spécifique que sur ce thème.
Lors de cette réunion d'approbation des comptes, en plus de la comptabilité, doivent aussi être présentés (par le trésorier) :
- le rapport d'activité et de gestion du CSE,
- le rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le CSE et l'un de ses membres.
Attention, ne pas oublier qu'il y a un délai maximum. L’approbation doit avoir lieu dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice. Si l'exercice comptable du comité correspond à l'année civile (donc arrêté au 31 décembre), la date limite est donc le 30 juin de l'année suivante. Le CSE doit communiquer à ses membres dont l'employeur qui est le président les comptes annuels et le rapport de gestion au plus tard 3 jours avant la réunion de présentation des comptes.
Si des élus posent des questions, le trésorier (ou l'expert-comptable) doit répondre aux questions (ne jamais refuser de répondre à une question). Vous pouvez même présenter des factures, en cas de questions. La transparence dans la comptabilité est très importante dans le quotidien du CSE.
Enfin, point très important, les comptes annuels du CSE et le rapport d'activité et de gestion doivent être portés à la connaissance des salariés de l'entreprise par tout moyen (article L. 2315-72 du Code du travail). Par exemple en affichant, le cas échéant la comptabilité sur le site Internet du CSE. On peut envisager une diffusion par voie électronique si un accord existe avec la direction. Ce point doit être dans le règlement intérieur du CSE.
4- La comptabilité du CSE et le principe de la dualité des budgets : fonctionnement et activités sociales et culturelles
Le principe : pendant les 12 mois de gestion de l'exercice comptable du CSE
La comptabilité du CSE doit toujours respecter le principe de la gestion séparée des ressources et des dépenses économiques et professionnelles d'une part (budget de fonctionnement 0.2% ou 0.22%), et les activités sociales et culturelles, d'autre part. Les élus du CSE doivent être particulièrement vigilants à ne pas croiser les budgets (ce qui n'est pas possible par la loi).
Ne jamais oublier que pendant 12 mois d'exercice, les 2 budgets doivent être séparés et totalement étanches et la comptabilité du CSE aussi. Sur la séparation des budgets voir cette page.
L'exception au moment de la présentation des comptes du CSE
Toutefois, les membres du CSE ont la possibilité, à la fin de chaque exercice comptable, de décider par une délibération, de transférer une partie de l'excédent annuel (limité à 10% maximum) du budget de fonctionnement sur le budget des activités sociales et culturelles (ou dans l'autre sens). Des votes spécifiques doivent à cette occasion être effectuées.
Le transfert est aussi possible du budget des œuvres sociales vers le budget de fonctionnement (aussi limité à 10%). Nous parlons bien du résultat du CSE et non de la subvention. Découvrez des explications détaillées sur les règles à respecter sur le budget de fonctionnement du CSE en cliquant ici.
Attention, cette possibilité ne permet pas de mélanger les budgets. La comptabilité du CSE séparée tout au long de l’année doit toujours être appliquée. La comptabilité du CSE doit toujours être double et étanche. Ce n'est qu'à la fin de l'exercice, après avoir clôturé les comptes que vous pourrez décider du basculement par vote. Le Trésorier du CSE sera prudent sur ces points car il est responsable de ces points.
Attention, il existe une limite au transfert des 10%
Bien qu'à première vue, le choix de transférer le budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles, peut paraitre intéressant, cette décision n'est pas sans conséquence.
Le budget de fonctionnement a pour rôle de permettre au CSE d'être indépendant et de pouvoir exercer pleinement ses prérogatives économiques, financières, en santé sécurité... C'est grâce à cette subvention que le législateur permet au CSE de se faire aider ou appeler des experts-comptables et experts spécialisés.
Or, la loi met une limite : si vous décidez de transférer 10% de l'excédent du budget de fonctionnement vers celui des activités sociales et culturelles, alors pendant 3 ans, si nous n'avez pas assez de budget de fonctionnement l'employeur n'a pas à prendre à sa charge la part que le CSE ne peut pas honorer. Il faut comprendre que si vous basculez les 10% du résultat, en cas de manque de moyens, si vous ne pouvez pas financer un expert, l'employer n'aura pas à prendre 100% des honoraires à sa charge.
5- l'ouverture de comptes bancaires pour le CSE
Principe au moins un seul compte en banque....
Il est possible pour un CSE de n'ouvrir qu'un seul compte en banque. Mais cette option, qui peut paraitre simple, rend la gestion très complexe, car elle demande une gestion fine des budgets tout au long de la vie du CSE.
mais il faut se faciliter la gestion et la comptabilité du CSE
Nous conseillons d'en ouvrir 2, un pour les ASC et l'autre pour le budget de fonctionnement (0.2%). Ainsi, vous aurez 2 comptes séparés et étanches. Si vous ne les séparez pas, vous devrez avoir une comptabilité permettant à tous moments de pouvoir faire la séparation de la comptabilité et des comptes entre les 2 budgets. C'est très complexe, cette option demande du temps et ne permet pas d'erreurs.
Bien que pas obligatoire, vous devez vous simplifier la vie avec l'ouverture de 2 comptes en banque.
Vous êtes libres de choisir votre banque, faites jouer la concurrence. Vous pouvez même mettre les ASC dans une banque et le fonctionnement dans une autre banque.
Les placements du CSE
Trop souvent nous entendons que les CSE ne doivent pas recevoir des intérêts, ce n'est pas le rôle d'un CSE !
Rien ne vous empêche de placer les excédents sur un livret et de créer des intérêts qui viendront grossir les sommes que vous verserez aux salariés. A vous de voir si vous souhaitez avoir des comptes de placement, c'est un choix des élus et surtout, les placements doivent être sans risque et avec une petite durée de blocage.
Attention à la fiscalité de certains placements.
Qui doit avoir la signature sur les comptes en banque ?
Le trésorier doit avoir les signatures sur les comptes du CSE, reste à définir dans le règlement intérieur du CSE quels sont les autres membres qui doivent aussi les avoir : le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier adjoint... Limitez le nombre de personnes pouvant agir sur les comptes en banque. Ainsi, il sera plus simple de contrôler la comptabilité du CSE.
Pensez à vérifier à chaque nouveau mandat de 4 ans qui possède les signatures et n'hésitez pas à enlever les élus qui ne doivent plus les avoir.
6- le CSE doit réaliser des comptes prévisionnels
Principe des comptes prévisionnels :
Bien que pas obligatoire, il permet de donner de la visibilité dans la gestion future du CSE et de ces comptes. Ainsi, il permet de faire une estimation en début d'année sur la ventilation des dépenses : par exemple pour les bons cadeaux prévoir 120 salariés qui vont recevoir 80 € soit un total de 9.600 €, pour les chèques vacances il est prévu un budget de 11.520 € ...
La réalisation des prévisionnels fait partie du rôle de trésorier du CSE. En cas de difficultés, il peut se faire aider par son expert-comptable. La comptabilité du CSE se prépare dès les prévisionnels en octobre ou novembre de l'exercice précédent.
7- Les obligations comptables du CSE : la conservation des pièces comptables et de la comptabilité du CSE
Une fois les comptes présentés en réunion de CSE, vous ne devez pas jeter à la poubelle les pièces comptables, pour plusieurs raisons :
en cas de contrôle URSSAF, il vous sera demandé 3 années de comptes et vous ne pouvez pas dire au contrôleur : "tout est à la poubelle"
vous devez pouvoir répondre aux questions de tous élus et remonter dans l'historique du CSE
en cas de doutes sur la qualité de gestion, il peut y avoir un audit de la comptabilité et il sera demandé les pièces comptables
Les justificatifs comptables prennent des formes variées : facture d'achat ou de vente, note de frais, relevé de banque, inventaire des stocks...
Le rôle de ces différents éléments comptables va notamment permettre de retracer l’intégralité des mouvements financiers du comité social et économique, et ils doivent par exemple être utilisés en cas de conflit avec l'employeur ou en cas de contrôle de l'URSSAF.
Le trésorier et le secrétaire prendront soin de s’assurer que la comptabilité du CSE ainsi que les pièces justificatives qui s'y rapportent soient conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice auxquels ils se rapportent. S'il y a un salarié dans le CSE, les bulletins et les contrats de travail doivent être gardés sans durée maximale, idem pour les actes de propriété. L'archivage des pièces fait parti de la comptabilité du CSE.
8- Les missions de l'expert-comptable dans la gestion de votre CSE
En résumé, nous pouvons vous aider dans le cadre de la présentation des comptes de votre CSE :
- l'aide à l’établissement des budgets ou comptes prévisionnels
- vous former à votre rôle d'élus (secrétaire ou trésorier)
- l'aide administrative (classement, saisie de factures et pièces comptables …)
- la réalisation des bulletins de paye et des déclarations sociales
- la réalisation ou le contrôle des rapprochements bancaires
- le contrôle des procédures internes
- la situation intermédiaire afin que le trésorier ou les élus du comité aient un aperçu précis de l’évolution des budgets, au milieu de l'exercice
- l'établissement des comptes annuels : compte de résultat, bilan et annexe
- l'attestation des comptes du CSE
- la présentation des comptes en réunion préparatoire et plénière
- l'aide voire rédaction du rapport annuel d’activité et de gestion
- la passation entre les anciens et les nouveaux élus
- les ASC et les risques URSSAF
- aide dans le choix du logiciel comptable
- paramétrage du logiciel comptable
- l'Audit des comptes ou de la gestion administrative et comptable
- la dévolution des biens
- la recherche de fraude
Il est possible d'avoir une prestation globale : vous nous donnez les pièces de votre comptabilité et nous vous remettons les comptes voire le rapport d'activité et de gestion. Moins de comptabilité, plus de représentation des salariés.
Si vous avez une question ou besoin d'un renseignement sur la comptabilité, nous sommes là pour vous aider, n'hésitez pas à nous contacter au 01 30 09 89 09 ou à l'aide du forulaire ci dessous :
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