La comptabilité du CSE

Face à toutes vos prérogatives, la comptabilité du CSE est un sujet apparaissant souvent comme secondaire.

Pourtant, depuis 2015, les CSE doivent tenir une comptabilité et des comptes selon les règles comptables classiques et normées (proche de celles des entreprises). Il convient de revenir sur ces points. Quels sont les seuils à connaître ? Quelles sont les obligations comptables du Comité social et économique (CSE) ? Quelle comptabilité du CSE adopter ? Doit-on approuver nos comptes annuels ? Voici une synthèse des principaux éléments, non exhaustifs, sur lesquels les élus du CSE, et en particulier le Trésorier, devront porter leur attention pour assurer une transparence de leurs comptes.

Bien établir votre règlement intérieur (obligatoire pour le CSE) est aussi un élément crucial dans la gestion de votre CSE.

1- La comptabilité du CSE : des obligations différentes selon la taille de votre comité

La comptabilité du CSE est, depuis plus de 7 ans, quelque chose de très normée. Outre la dualité des budgets, tous les CSE ont un budget de fonctionnement (0.2% ou 0.22% selon la taille) et un budget des activités sociales et culturelles (la loi ne définie aucun taux mais vérifier car certaines conventions collectives affichent un taux minimal), il faut continuer à les gérer de façon séparée.

Tous les CSE (mais aussi le comité social et économique central et d’établissement) doivent tenir une comptabilité et ont l’obligation d’établir des comptes annuels. Il faut comprendre que chaque année, le CSE doit clôturer ses comptes et présenter la comptabilité dans une réunion spécifique ainsi qu’un rapport de gestion.

La taille du CSE n’est pas une excuse pour ne pas réaliser ces points. Il s’agit d’une des principales missions du Trésorier. 

Quel est le rôle du trésorier du CSE et la comptabilité à réaliser ?

Le trésorier est au centre du processus comptable. Il va être en relation avec la ou les banques, l’assureur, l’expert-comptable, les fournisseurs d’activités sociales et culturelles mais aussi les élus (décisions de gestion, points sur la gestion…), la direction (qui est membre du CSE) et les salariés qui peuvent poser des questions. Le trésorier n’a pas toujours les connaissances juridiques et comptables.

Les comptes doivent être présentés et approuvés dans une réunion de CSE dédiée avant la fin juin de l’année suivante (si vous clôturez votre activité le 31 décembre).

Pour appliquer les bonnes pratiques comptables, il peut être important que le trésorier puisse être accompagné par un profession des comptes.

Si vous sentez que c’est trop compliqué, n’hésitez pas à vous faire assister par un expert-comptable spécialisée en CSE. Contactez nous, nous avons l’habitude d’aider les comités dans la gestion au quotidien (nous avons entre 150 et 200 CSE clients en comptabilité). Nous vous aiderons à réaliser les bonnes opérations, à respecter les préconisations des URSSAF et à réaliser les obligations comptables (voir la fiche contact à la fin de cette page internet).

Comment nommer un expert-comptable pour la comptabilité du CSE ?

« Le Comité Social et Economique souhaite désigner un expert-comptable pour la mission de Présentation de ses comptes annuels« .   VOTE à la majorité

«Afin de réaliser cette mission et conformément aux dispositions prévues par la loi dans ce cadre, le CSE désigne le Cabinet d’expertise comptable Soxia à Chatou pour assurer cette mission de Présentation et attestation de ses comptes annuels pour l’exercice ouvert à compter du … ».     VOTE à la majorité

Une fois ces 2 votés effectués, actez les dans un PV et nous pouvons vous aider.

La comptabilité du CSE et ses obligations comptables varient en fonction de la taille de votre comité social et économique :

A/ Votre CSE est de taille moyenne (L 2315-76 du Code du travail ainsi que le D. 2315-33)

Vos ressources dépassent 153 000 €. Toutefois, vous n’avez pas 50 salariés dans le CSE ou 3,1 millions d’€ de ressources annuelles voir 1,55 million d’€ pour le montant total du bilan (égal à la somme des montants nets des éléments d’actifs).

Vous êtes dans la tranche soumise en principe aux obligations comptables générales. Heureusement, les élus peuvent choisir de tenir une comptabilité du CSE simplifiée. Les modalités sont fixées par un règlement de l’Autorité des normes comptables 2015-01 du 2 avril 2015 homologué par arrêté du 2 juin 2015.

Le CSE doit ainsi établir un bilan, un compte de résultat en distinguant les deux sections, « Attributions économiques et professionnelles » (fonctionnement) et « Activités sociales et culturelles » et une annexe aux comptes.

Sachez que quelle que soit l’option prise, le CSE a l’obligation légale de recourir à un expert-comptable pour la présentation et l’attestation de ses comptes annuels (nouvel article L. 2315-76 du Code du travail). Si vous êtes dans ce cas, contactez-nous. Soxia c’est une société d’expertise comptable dédiée aux CSE depuis plus de 15 ans. 

Le choix de l’expert-comptable est totalement libre, vous pouvez choisir celui qui vous correspond le plus.

L’expert-comptable que vous choisissez doit pouvoir vous aider à monter la comptabilité du CSE mais pas seulement : 

• la mise en place de la gestion du CSE,
• la gestion et l’optimisation des activités sociales,
• le choix d’un logiciel comptable
• les déclarations fiscales et sociales (si vous avez des salariés)
• le comptage des stocks
• l’optimisation du règlement intérieur
• la séparation des budgets (…)

l’idée centrale étant de vous dégager du temps pour réfléchir aux futures activités sociales ou pour remplir votre rôle plus politique.

B/ Votre CSE est de petite taille

Autrement dit vos ressources annuelles ne dépassent pas 153 000 €. Vous avez alors la possibilité d’adopter une comptabilité du CSE super simplifiée. Cela signifie :

• tenir un livre de comptes retraçant chronologiquement les montants et l’origine des dépenses que vous avez réalisé et des recettes que vous avez perçu (subventions de l’employeur, participation financières des salariés, etc…). Ce livre de comptes doit distinguer les opérations relevant des AEP (fonctionnement) du CSE et celles relevant des activités sociales. Vous devez séparer les 2 budgets,
• établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à votre patrimoine et à vos engagements en cours (par exemple les abonnements).

Il faut donc comprendre que même dans un petit comité, vous devez présenter des tableaux expliquant le montant de la subvention reçue et les dépenses que les élus ont réalisées. Vous devez aboutir à un résultat. Vous devez aussi expliquer les éléments patrimoine du CSE (ordinateurs, imprimantes…) et surtout les montants de la trésorerie à l’ouverture de l’exercice et à la clôture. Enfin, vous devez réaliser un état de synthèse :  le rapport de gestion. Ces éléments doivent être présentés et expliqués en réunion de CSE. Même s’il n’est pas obligatoire, vous pouvez décider de nommer un expert-comptable pour vous aider et sécuriser votre gestion.

C/ Votre CSE est de très grande taille

Vous remplissez au moins 2 des 3 critères :

• 50 salariés en équivalent temps plein,
• 3,1 millions d’€ de ressources annuelles
• et 1,55 million d’€ pour le montant total du bilan.

Vous êtes obligatoirement soumis aux règles définies à l’article L 123-12 du Code de commerce. C’est-à-dire aux obligations comptables générales applicables aux entreprises. En plus de nommer un expert comptable, le CSE doit établir des comptes consolidés (le cas échéant) et faire certifier ses comptes par un ou plusieurs commissaires aux comptes (CAC) distincts de ceux de l’entreprise.

Ce recours au CAC est pris en charge sur le budget de fonctionnement du comité. En fait, le législateur considére que ces CSE ont une grande taille et doivent être gérés très finement comme un PME.

Le CSE prend en charge le coût de cette mission comptable de l’expert-comptable sur sa subvention de fonctionnement (0.2%).

Notre intervention s’adapte à tous les CSE. Nous nous appuyons sur les spécificités de votre comité :

• les ressources, les subventions
• les effectifs
• les logiciels comptables (notre équipe intervient sur beaucoup de logiciels comptables différents)
• les activités sociales et les risques URSSAF

En fonction de vos besoins, nos Experts-Comptables réalisent :

• • l’enregistrement comptables des écritures dans les différents journaux de votre comptabilité (journal de banque, journal de caisse, journal d’achat …)
  • expliquer les erreurs et les anomalies rencontrées (le cas échéant)
  • la gestion et le suivi de la trésorerie du CSE
  • vérifier le calcul des subventions
  • aux rapprochements bancaires
  • les éventuels bulletins de salaire
  • les déclarations sociales et fiscales
  • la constitution des situations comptables intermédiaires
  • la clôture des comptes et à l’établissement du rapport annuel de gestion et d’activité du CSE
  • l’établissement de tous les documents de synthèse : compte de résultat, bilan et annexes
  • la mise en place de tableaux de bord pour la gestion budgétaire
  • rédaction du livret expliquant les activités sociales et culturelles
  • formation sur la comptabilité des CSE

Contactez nous et après un échange nous définirons avec vous vos besoins, en n’oubliant pas votre besoin de temps pour les autres prérogatives d’un élus de CSE.

2- L’établissement du rapport d’activité et de gestion du comité social et économique

Le CSE doit construire chaque année un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière. L’objectif est d’éclairer les choix de gestion et donc les comptes pour les élus du comité et les salariés de l’entreprise (article L. 2315-69 du Code du travail). C’est aussi un support qui permet de valoriser les actions du CSE auprès des salariés. Pensez-y dans votre présentation.

Prenez soin de préciser dans votre règlement intérieur qui est chargé de faire ce rapport. Généralement, il s’agit du Trésorier et du trésorier adjoint en concertation avec le secrétaire du CSE.

Le trésorier établit le rapport de gestion seul ou en collaboration avec son expert-comptable, selon des modalités prévues par son règlement intérieur.

Le contenu du rapport d’activité et de gestion, déterminé par décret, varie selon la taille du CSE.

3- La comptabilité du CSE et l’approbation des comptes annuels 

Les membres élus du comité, réunis en séance plénière, approuvent les comptes annuels (la comptabilité) du CSE. Le Trésorier et le cas échéant l’Expert-comptable présentent les comptes. A cette occasion, le secrétaire du CSE établit un procès-verbal spécifique.

Lors de cette réunion d’approbation des comptes, doivent aussi être présentés (par le trésorier) :

• le rapport d’activité et de gestion,
• le rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le CSE et l’un de ses membres.

Attention, il y a un délai maximum. L’approbation doit avoir lieu dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice. Si l’exercice comptable du comité correspond à l’année civile (donc arrêté au 31 décembre), la date limite est donc le 30 juin de l’année suivante. Le CSE doit communiquer à ses membres dont l’employeur qui est le président les comptes annuels et le rapport de gestion au plus tard 3 jours avant la réunion de présentation des comptes.

Si des élus posent des questions, le trésorier (ou l’expert-comptable) doit répondre aux questions (ne jamais refuser de répandre à une question). Vous pouvez même présenter des factures, en cas de questions. La transparence est très importante dans le quotidien du Comité.

Enfin, point très important, les comptes annuels du CSE et le rapport d’activité et de gestion doivent être portés à la connaissance des salariés de l’entreprise par tout moyen (article L. 2315-72 du Code du travail). Par exemple en l’affichant, le cas échéant sur le site Internet du CSE. On peut envisager une diffusion par voie électronique si un accord existe avec la direction.

4- La comptabilité du comité et le principe de la dualité des budgets : fonctionnement et activités sociales et culturelles

Le principe : pendant les 12 mois de gestion

La comptabilité du CSE doit toujours respecter le principe de la gestion séparée des ressources et des dépenses économiques et professionnelles d’une part (budget de fonctionnement 0.2%), sociales et culturelles, d’autre part. Les élus du CSE doivent être particulièrement vigilants à ne pas croiser les budgets (ce qui n’est pas possible par la loi).

L’exception au moment de la présentation des comptes

Toutefois, les membres du CSE ont la possibilité, à la fin de chaque exercice comptable, de décider par une délibération, de transférer une partie de l’excédent annuel (limité à 10%) du budget de fonctionnement sur le budget des activités sociales et culturelles. Des écritures comptables spécifiques doivent à cette occasion être effectuées.

Le transfert est aussi possible du budget des œuvres sociales vers le budget de fonctionnement (aussi limité à 10%). Nous parlons bien du résultat du CSE et non de la subvention. Découvrez des explications détaillées sur les règles à respecter sur le budget de fonctionnement du CSE en cliquant ici.  

Attention, cette possibilité ne permet pas de mélanger les budgets. La comptabilité du CSE séparée tout au long de l’année doit toujours être appliquée. La comptabilité du CSE doit toujours être double et étanche. Ce n’est qu’à la fin de l’exercice, après avoir clôturé les comptes que vous pourrez décider du basculement. Le Trésorier du CSE sera prudent sur ces points.

5- l’ouverture de comptes bancaires pour le CSE

Principe :

Il est possible pour un CSE de n’ouvrir qu’un seul compte en banque.

se faciliter la gestion

Nous conseillons d’en ouvrir 2, un pour les ASC et l’autre pour le budget de fonctionnement (0.2%). Ainsi, vous aurez 2 comptes séparées et étanches. Si vous ne les séparez pas, vous devrez avoir une comptabilité permettant à tous moments de pouvoir le faire et de vous retrouver tout le temps. Bien que pas obligatoire, vous devez vous simplifier la vie avec l’ouverture de 2 comptes en banque.

Vous êtes libres de choisir votre banque, faites jouer la concurrence. Vous pouvez même mettre les ASC dans une banque et le fonctionnement dans une autre banque.

Les placements

Trop souvent nous entendons que les CSE ne doivent pas recevoir des intérêts. Rien ne vous empêche de placer les excédents sur un livret et de créer des intérêts qui viendront grossir les sommes que vous verserez aux salariés. A vous de voir si vous souhaitez avoir des comptes de placement, c’est un choix des élus et surtout, les placements doivent être sans risque et avec une petite durée de blocage.

Qui doit signer ?

Le trésorier doit avoir les signatures sur les comptes, reste à définir quels sont les autres membres qui doivent aussi les avoir : le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier adjoint… Limitez le nombre de personnes pouvant agir sur les comptes en banque. Pensez à vérifier à chaque nouveau mandat de 4 ans qui possède les signatures et n’hésitez pas à enlever les élus qui ne doivent plus les avoir.

6- le CSE doit réaliser des comptes prévisionnels 

Principe :

Bien que pas obligatoire, il permet de donner de la visibilité dans la gestion future du CSE et de ces comptes. Ainsi, il permet de faire une estimation en début d’année sur la ventilation des dépenses : par exemple pour les bons cadeaux prévoir 120 salariés qui vont recevoir 80 € soit un total de 9.600 €, pour les chèques vacances il est prévu un budget de 11.520 € …

La réalisation des prévisionnels fait partie du rôle de trésorier. En cas de difficultés, il peut se faire aider par son expert-comptable.

7- La conservation des pièces comptables du CSE et de la comptabilité

Une fois les comptes présentés en réunion de CSE, vous ne devez pas jeter à la poubelle les pièces comptables, pour plusieurs raisons :

1- en cas de contrôle URSSAF, il vous sera demandé 3 années de comptes et vous ne pouvez pas dire : « tout est à la poubelle »

2- vous devez pouvoir répondre aux questions des élus et remonter dans l’historique du CSE

3- en cas de doutes sur la qualité de gestion, il peut y avoir un audit et il sera demandé les pièces comptables

Le trésorier et le secrétaire prendront soin de s’assurer que la comptabilité du CSE ainsi que les pièces justificatives qui s’y rapportent soient conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auxquels ils se rapportent. S’il y a un salarié dans le CSE, les bulletins et les contrats de travail doivent être gardés sans durée maximale.

8- Les missions de l’expert-comptable dans la gestion de votre comité

En résumé, nous pouvons vous aider dans le cadre de :

• l’aide à l’établissement des budgets prévisionnels
• l’aide administrative (classement, saisie de factures et pièces comptables …)
• la réalisation des bulletins de paye et des déclarations sociales
• la réalisation ou le contrôle des rapprochements bancaires
• le contrôle des procédures
• la situation intermédiaire afin que le trésorier ou les élus du comité aient un aperçu précis de l’évolution des budgets, au milieu de l’exercice
• l’établissement des comptes annuels : compte de résultat, bilan et annexe
• l’attestation des comptes du CSE
• la présentation des comptes en réunion préparatoire et plénière
• l’aide voire rédaction du rapport annuel d’activité et de gestion
• les ASC et les risques URSSAF
• aide dans le choix du logiciel comptable
• paramétrage du logiciel comptable
• l’Audit des comptes ou de la gestion administrative et comptable
• la dévolution des biens
• la recherche de fraude

Il est possible d’avoir une prestation globale : vous nous donnez les pièces de votre comptabilité et nous vous remettons les comptes voire le rapport d’activité et de gestion. Moins de comptabilité, plus de représentation des salariés.

Si vous avez une question ou besoin d’un renseignement, nous sommes là pour vous aider, n’hésitez pas à nous contacter :

Au 01 30 09 89 09

ou