3- Que faire des 2 budgets (ASC et fonctionnement) ?
Dans tous les cas de dévolution, cette question se pose : comment devez-vous anticiper l'utilisation des budgets ? Est-ce que vos salariés actuels doivent en profiter ? Devez-vous tout amener au CSE qui reçoit les salariés ?
3.1- Liquidation du CSE et le budget de fonctionnement
Le CSE qui va disparaître ne peut pas distribuer le budget de fonctionnement aux salariés de l’entreprise. Il figurera donc obligatoirement dans les masses rentrant dans la dévolution des biens.
3.2- Fin du CSE : distribuer ou pas aux salariés la totalité des activités sociales et culturelles ?
Pour les œuvres sociales, c’est un peu différent. Comme le CSE a vocation à distribuer ce budget, il est possible que quelques semaines avant que commence la liquidation et la dévolution, une grande partie du budget soit distribuée exceptionnellement aux salariés de l’effectif sous forme de bons cadeaux, de chèques vacances afin de laisser le minimum d'argent à la dissolution.
3.2.1- Distribution des reliquats ASC avant la dévolution : une question polémique
Il est fréquent qu'au moment de la fermeture d'un CSE, les comptes des activités sociales et culturelles (ASC) affichent un excédent (de trésorerie). Cette trésorerie provenant du "matelas de sécurité" pour faire face aux imprévus ou résultant d'une gestion prudente des exercices passés, devient alors un sujet de débat pour les élus.
3.2.2- Pour les élus : le dilemme de l'affectation des fonds
Face à la disparition du comité, une question politique et budgétaire se pose aux élus du CSE :
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faut-il transférer cet argent au nouveau CSE, au risque de voir vos économies diluées au profit de vos salariés et ceux de l'autre entité ?
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faut-il tenter de réserver ces fonds exclusivement à vos bénéficiaires actuels avant la clôture définitive ce qui va donner un mauvais signal aux élus avec qui vous fusionner ?
C'est au CSE de choisir.
Dans le cas de la fermeture définitive de l'entreprise, les fonds iront à une ou plusieurs associations, la question est plus simple à trancher.
3.2.3- Quelques précautions à respecter à la fin du CSE qui va être dissout
Important : même si le CSE va disparaître, vous devez respecter les règles URSSAF notamment sur les bons cadeaux.
Attention : pensez à garder de l'argent sur le compte des œuvres sociales car nous voyons de plus en plus de CSE qui reçoivent des dettes. Cela veut dire que le CSE, qui reçoit les sommes finales, ne touche pas grand chose mais surtout doit payer sur son propre budget les sommes du CSE qui va disparaitre ou qui a disparu... Ce qui peut rendre la gestion du CSE complexe avec des dettes non budgétées qui apparaissent. Dans un souci d'équité et d'honnêteté, évitez ce type de pratique.
A l'opposé, les élus du comité social et économique qui va recevoir les sommes doivent le plus rapidement possible prendre la main sur les comptes bancaires.
Souvent, les élus qui reçoivent la dévolution d'un autre CSE, demandent un audit des comptes de la dernière année du CSE qui vient d'être liquidité.
Le saviez-vous ? chaque année nous réalisons une dizaine d'audit de CSE lorsqu'il reçoit une dévolution d'un autre établissement. Mieux vaut présenter, dès le départ, des comptes réalisés par un expert-comptable spécialisé, vous diminuerez le risque de contestation /désaccord.
3.2.4- Les archives : une obligation qui survit au CSE
La dissolution de la personnalité morale du CSE ne signifie pas la destruction de ses documents. La loi est stricte : les archives comptables et les pièces justificatives (factures, relevés) doivent être conservées pendant 10 ans. Les procès-verbaux (PV), eux, ont une valeur historique et juridique quasi permanente pour prouver les droits des salariés.
Qui doit stocker ces documents ?
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En cas de fusion/transfert : c'est le CSE repreneur qui hérite physiquement (ou numériquement) des archives.
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En cas de fermeture définitive : les élus doivent désigner un lieu de stockage (souvent un tiers archiveur ou chez le dernier trésorier).