Comment vérifier la participation que nous verse chaque année notre direction ?

La participation est le seul dispositif d’épargne salariale obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Par définition, elle permet aux salariés le droit de bénéficier d’une part des résultats (fiscaux) de l’entreprise, via une prime calculée selon une formule légale ou, parfois, selon un accord dérogatoire obligatoirement plus favorable. La principale question qui se pose pour les élus de CSE : comment vérifier la participation ?

La somme globale à redistribuer s’appelle la « réserve spéciale de participation ». Elle est calculée chaque année à partir du bénéfice fiscal net de l’entreprise, selon des modalités compliquées prévues par le Code du travail.

Du fait de sa complexité, le calcul est très encadré par le Code du travail.

Pourtant, il arrive que les employeurs ne transmettent pas toutes les informations nécessaires pour permettre aux salariés de vérifier le calcul et la répartition de la participation. Ce guide complet, rédigé par un juriste expert et un expert-comptable, détaille vos droits, les obligations de l’employeur, les recours possibles, et le rôle de l’expert-comptable dans la vérification de la participation.

Nous vous expliquons dans cette page, toutes les options et les démarches à suivre afin d'avoir les éléments de calcul voire de contester le résultat.

SOMMAIRE DE LA PAGE :

1- Qu'est-ce que la participation des salariés ?

2- quelles sont les obligations de l'employeur en matière d'information du CSE ?

3. Que faire si l’employeur ne transmet pas les informations obligatoires ? et comment vérifier la participation ?

4. contester le résultat de la formule : le CSE doit nommer un expert-comptable pour vérifier la participation ?

5. Les étapes pour vérifier la participation si l’employeur ne joue pas le jeu

6. Les sanctions en cas de manquement de l’employeur

1- Qu'est-ce que la participation des salariés ?

Depuis la fin des années 60, la participation est un dispositif obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Il convient donc de vérifier si vous êtes plus de 50 salariés pourquoi vous n'avez pas de participation. L'intérêt est de garantir aux salariés le droit de bénéficier d’une part des résultats de l’entreprise qu'ils ont contribuer à créer via une prime calculée selon une formule (compliquée) ou, parfois, selon un accord plus favorable avec une formule dérogatoire.

Comme le calcul est assez complexe, la question : pour un élu, comment vérifier la participation se pose ? Le Code du travail a prévu comment répondre à cette question.

Pour plus d'informations, voir la page dédiée au calcul de la participation des salariés et le CSE.

2- quelles sont les obligations de l'employeur en matière d'information du CSE ?

2.1- qu'indique la loi sur la vérification du calcul de la participation ?

Le Code du travail indique que le CSE doit être consulté dans les 6 mois de la clôture fiscale. L'employeur doit présenter un rapport expliquant les différentes composantes de la formule de calcul.

La formule étant complexe, le but de cette consultation est de permettre aux CSE de vérifier le calcul de la participation.

Votre employeur doit expliquer de façon non équivoque les éléments de calcul.

C'est une des consultation les plus techniques car elle fait appel à des connaissances comptables et financière très pointues.

2.2- Quels sont les elements à transmettre au CSE ?

Comme nous venons de le dire, l'employeur doit présenter un rapport expliquant les différentes composantes de la formule de calcul. Le but est de permettre aux CSE de vérifier le calcul de la participation dans les 6 mois de la clôture fiscale

L’employeur est tenu de fournir obligatoirement aux élus et aux salariés un certain nombre d’informations essentielles pour vérifier le calcul de la participation. Ces obligations sont strictement encadrées par la loi :

  • Transmission de l’accord de participation et de ses annexes
  • Communication du montant global de la réserve spéciale de participation
  • Explication de la formule de calcul utilisée en détaillant les différents éléments. Par exemple, donner une copie de la liasse fisacle expliquant la formation du résultat fiscal (qui n'est pas le résultat comptable), dire s'il existe des reports déficitaires...
  • Explications sur la répartition individuelle des sommes attribuées à chaque salarié

Ces documents doivent être mis à disposition des représentants du personnel... pourtant, nous rencontrons encore des entreprises qui refusent de faire cette démarche.

3. Que faire si l’employeur ne transmet pas les informations obligatoires ? et comment vérifier la participation ?

La participation est encadrée principalement par les articles L.3321-1 à L.3326-2 du Code du travail.

Voici les points essentiels :

  • Obligation : Toute entreprise de droit privé employant au moins 50 salariés pendant 5 années consécutives doit instaurer un dispositif de participation.
  • Formule de calcul : La formule légale est obligatoire, sauf si un accord prévoit une formule plus favorable pour les salariés.
  • Information : L’employeur doit fournir toutes les informations permettant de vérifier le calcul et la répartition de la participation.
  • Recours : En cas de litige, les salariés peuvent saisir le conseil de prud’hommes.

Sans les données chiffrées (bénéfice, capitaux propres, salaires, etc.), il est impossible de recalculer précisément la participation car le formule est complexe et fait appel à des notions qui ne sont pas forcément publiques.

Si vous constatez que l’employeur ne vous communique pas les éléments nécessaires à la vérification du calcul de la participation, ce qui va l'encontre du Code du travail, plusieurs solutions s’offrent à vous :

3.1. Saisir les représentants du personnel (pour les salariés)

L’employeur est tenu par la loi de vous fournir, chaque année, une fiche distincte du bulletin de paie précisant le montant de la participation, les modalités d’affectation et les règles de calcul appliquées.

Cette fiche doit vous permettre de comprendre comment votre part a été déterminée. L’accord de participation, qui fixe la formule de calcul et les modalités de répartition, doit également être accessible à tous les salariés.

Le Code du travail (articles L.3321-1 et suivants) impose à l’employeur de fournir toutes les informations nécessaires à la vérification de la participation. Le non-respect de cette obligation peut être sanctionné.

En prenant contact avec vos élus, vous pourrez avoir la réponse à vos questions car le Comité Social et Économique (CSE) ou les délégués syndicaux ont un droit d’accès à l’ensemble des documents relatifs à la participation. S'ils ont été consultés sur le sujet, vous serez rassurés.

3.2. Demander la communication des documents par écrit

Chaque salarié peut adresser une demande écrite à l’employeur pour obtenir les informations nécessaires. En l’absence de réponse ou en cas de refus injustifié, cela constitue un manquement aux obligations légales de l’employeur.

3.3. que faire si le CSE n'est pas consulté sur la calcul de la participation ?

Le Comité Social et Économique (CSE) ou les délégués syndicaux ont un droit d’accès à l’ensemble des documents relatifs à la participation.

Dans une premier temps, il convient de le mettre à l'ordre du jour d'une réunion de CSE et demander à l’employeur la communication des pièces (manquantes). Pensez à l'écrire dans le PV de la réunion s'il y a un refus. Il faut savoir que ne pas consulter le CSE met vore direction en diffcultés. Le CSE peut aller jusqu'à engager une procédure.

3.4. Saisir l’Inspection du travail

L’Inspection du travail peut être sollicitée pour rappeler à l’employeur ses obligations en matière d’information et de transparence sur la participation.

3.5. Nommer un expert-comptable qui va vérifier le calcul de la participation

3.5.1- Les 2 possiilités qu'offrent le Code du Travail

Depuis très longtemps, c'est une possibilité qu'offre le Code du travail. Elle peut se faire selon 2 possibilités :

  1. dans le cadre de la consultation sur la situation économique et financière (cliquez sur le lien)
  2. toute seule, selon l'article D. 3323-14, c'est à dire juste vérifier le calcul de la participation

Si votre direction ne vous donne rien, la menace d'un expert-comptable et du coût qui va avec permet de débloquer une situation qui n'a pas lieu d'être.

Si vous mandatez un expert-comptable pour le CSE, les honoraires sont à la charge de l'employeur

3.5.1- qui paye la vérification de la participation ?

Pour le CSE c'est à l'employeur de payer et pour l'employeur le CSE... il existait un doute avec la recodification du Code du Travail.

Si vous mandatez un expert-comptable pour le CSE, les honoraires sont à la charge de l'employeur. Ce point posait problème mais depuis 2023, la Cour de Cassation a tranché c'est 100% à la charge de l'employeur (comme avant la malheureuse recodification du Code du Travail).

L'explication est simple :

  1. avant c'était 100% à la charge de l'entreprise
  2. la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise qui peut contenir cette vérification est 100% à la charge de l'entreprise

Au final, l'intervention de l'expert-comptable que pour le calcul de la participation est donc bien à 100% à la charge de l'employeur.

4. contester le résultat de la formule : le CSE doit nommer un expert-comptable pour vérifier la participation ?

Oui, la loi prévoit la possibilité de recourir à un expert-comptable pour vérifier le calcul de la participation, notamment dans les entreprises dotées d’un CSE.

Attention, selon l'article L 3326-1 du Code du Travail, avant de contester en justice, vérifiez si le résultat fiscal et le montant des capitaux propres de l’entreprise sont établis par une attestation de l’inspecteur des impôts ou du commissaire aux comptes, alors il n’est pas possible pour le CSE de les contester.

4.1. Le rôle du CSE

Le CSE peut décider de faire appel à un expert-comptable pour examiner les documents relatifs uniquement à la participation. Cette expertise permet de garantir la conformité du calcul et la juste répartition des sommes entre les salariés. Les conclusions peuvent être produites en réunion de CSE et même en justice.

4.2. Qui paie l’expert-comptable du CSE qui va vérifier la participation?

L’expertise est prise en charge par l’employeur (voir au dessus).

5. Les étapes pour vérifier la participation si l’employeur ne joue pas le jeu

Voici une démarche structurée à suivre :

  1. Demander formellement les documents (accord de participation, calculs, annexes) à l’employeur.
  2. Saisir le CSE pour qu’il exerce son droit d’alerte et demande la nomination d’un expert-comptable.
  3. Faire appel à l’Inspection du travail en cas de refus persistant.
  4. Vérifier la conformité des calculs avec l’aide d’un expert-comptable désigné par le CSE
  5. en dernier : saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir la communication des documents ou contester le calcul si nécessaire.

6. Les sanctions en cas de manquement de l’employeur

L’absence de mise en place de la participation ou le refus de transmettre les informations obligatoires expose l’employeur à des sanctions :

  • Dommages et intérêts pour les salariés lésés
  • Condamnation à mettre en place le dispositif de participation
  • Amendes administratives
  • délit d'entrave au CSE

La liste est longue, il vaut mieux, pour les employeurs, jouer le "jeu".

En conclusion

La participation des salariés est un droit protégé par la loi. L’employeur doit jouer la transparence et fournir tous les éléments nécessaires à la vérification du calcul. En cas de difficulté, les salariés disposent de plusieurs recours, dont la nomination d’un expert-comptable par le CSE, pris en charge par l’entreprise.

Si vous êtes confronté à un refus de communication des informations, n’hésitez pas à vous appuyer sur vos représentants du personnel, à solliciter l’Inspection du travail, et à saisir la justice si besoin. La vigilance collective et la connaissance de vos droits sont les meilleurs garants d’une participation équitable et conforme à la loi.

Vous pouvez nous contacter au 01 30 09 89 09 ou par le formulaire en bas de page :

    Renaud Negre.
    Expert-Comptable
    Ordre des Experts-Comptables

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