Un contrôleur URSSAF vous informe qu’il sera dans votre local du comité d’entreprise lundi matin, il vous demande de préparer et mettre à sa disposition un grand livre comptable, les pièces justificatives et une plaquette de présentation. Que faire face au contrôleur ? Comment ne pas se faire redresser par les URSSAF ? Comment anticiper un contrôle URSSAF ?

Le point de départ d’un contrôle URSSAF vient souvent de l’entreprise.

Sauf cas particuliers, l’URSSAF vient contrôler votre société et par extension, va venir passer, selon votre taille, entre 2 heures et 1 journée à contrôler les prestations de votre comité d’entreprise. Le principe étant pour l’administration de contrôler si l’entreprise profite du comité d’entreprise pour donner de la rémunération en essayant de ne pas payer des cotisations dessus.

Rarement, le contrôle ne porte que sur les Comités d’entreprise, mais c’est possible dans les très grandes entreprises notamment lorsque CE est employeur.

Pour comprendre ce que va chercher un contrôleur URSSAF lors d’un contrôle -cliquez ici-.

Le Comité d’entreprise a des salariés : il est déclaré en qualité d’employeur

Il a les mêmes obligations que tout autre employeur : il déclare ses salariés, il règle les cotisations sociales… Le contrôle s’adresse alors directement à lui comme premier collecteur de cotisations sociales.

Le contrôleur remettra ses conclusions au responsable du Comité d’entreprise (Secrétaire et/ou Trésorier). Le CE devra par la suite, soit payer les cotisations dues assorties le plus souvent de pénalités de retard, soit de contester.

Le comité d’entreprise n’est pas déclaré en qualité d’employeur (soit la très grande majorité des comités d’entreprise)

Si le contrôleur vient vérifier l’entreprise, il va par extension étudier les avantages donnés par le comité d’entreprise. Le principe pour les URSSAF est de rechercher des rémunérations déguisées, c’est-à-dire des œuvres sociales qui ne respecteraient pas les tolérances et devraient subir des cotisations sociales.

Normalement, les rémunérations sont soumises à cotisations sociales. Les rémunérations sont les sommes versées aux salariés en contrepartie ou à l’occasion du travail (salaire, congés payés, primes, les gratifications, les avantages en natures, les pourboires). Les comités d’entreprise étant assimilés à l’entreprise, tous les éléments qu’ils versent aux salariés devraient être soumis à cotisations sociales. Sauf que L’ACOSS (plus ou moins l’URSSAF) admettent qu’une liste d’éléments distribués par le comité d’entreprise ne rentrent pas dans la base de calcul. C’est pour cela que l’équipe de Soxia vous conseille de ne jamais sortir du cadre du livret Acoss (disponible sur le site des URSSAF). Les contrôleurs vont donc chercher les éléments :

1- ne figurant pas dedans,

2- figurants dedans mais soumis à cotisations (si vous avez oublié de les déclarer)

3- que vous n’auriez pas respectés ou mal interprétés

Ainsi, les élus du Comité d’entreprise doivent distribuer sans discrimination (attention à ce point) de redistribution de la subvention afin de favoriser la culture, les spectacles, les voyages de tourisme, l’activité sportive. En priorité sont concernés les salariés, la famille des salariés et les retraités.

Attention : les différences d’interprétations d’un contrôleur à l’autre rendent les contrôles URSSAF parfois assez aléatoires. Souvent cette administration conseille aux élus de les questionner par mail, plusieurs comité d’entreprise ont tenté l’expérience mais les réponses ne sont qu’un copier / coller, sans ajout, du livret. Seul le dispositif du rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de leur part ce qui permet de sécuriser l’activité sociale et culturelle en question. 

Qui est redressé ?

Si le redressement porte sur les salariés du comité d’entreprise, tout se règle à l’intérieur du comité d’entreprise qui est l’employeur.

En cas de redressement sur les œuvres sociales, l’URSSAF ne reconnait que votre entreprise (et pas le Comité d’entreprise).

Dans ce cas, s’il y une rectification et donc redressement, l’URSSAF demandera les sommes à payer directement à votre entreprise, vous ne serez pas directement informé. Charge à elle, de voir, si elle demande au comité d’entreprise le remboursement.

Nous avons croisé les deux cas :

• l’entreprise prend à sa charge le redressement URSSAF,
• soit l’entreprise le répercute sur le comité d’entreprise, le montant des budgets des années suivantes est diminué du montant du redressement URSSAF. Dans ce cas, pensez à demander un étalement.

Attention à votre DRH 

Il est à noter qu’en cas de contrôle URSSAF de votre entreprise, votre DRH doit vous communiquer le plus rapidement possible cette information… il faut vous préparer sans attendre !

Attention, conservez bien tous les justificatifs car en cas de contrôle, des comptes vous seront demandées ! Vous devez garder les justificatifs pour les 3 années précédentes et bien évidement l’année en cours.

Un contrôle URSSAF ne s’improvise pas. Il s’anticipe, se prépare, s’accompagne en phase de vérification, se discute après la vérification, voire se conteste. Il peut permettre de modifier les comportements et choix des comités d’entreprise. A chacune de ces étapes, les élus ont besoin de comprendre ce qu’ils doivent faire ou ne pas faire.

Contrairement à une idée reçue, le contrôle URSSAF peut se jouer, sur place, pendant la vérification. Vous devez préparer votre présentation.

Un contrôle URSSAF s’anticipe : les élus du comité d’entreprise doivent savoir où sont ses risques et pour quel montant.

En cas de contrôles sur pièces, l’enjeu sera la bonne préparation et la présentation ordonnée des documents qui sont demandés.

A l’opposé, en cas de redressement, votre DRH doit vous communiquer la lettre d’observation car vous avez un délai très faible pour contester (30 jours). Il s’agit d’être très réactif.

Le contrôleur URSSAF demandera communication de tous documents qu’il juge utiles à son contrôle. Pour cela, il va vous communiquer une liste d’éléments que vous devrez mettre à sa disposition. Vous devez donc être capable de les rassembler en très peu de temps, surtout si le DRH a attendu avant de vous communiquer la date de contrôle.

Les contrôleurs communiquent, dans la lettre vous informant que vous allez être contrôlé, leurs coordonnées. Vous pouvez donc les joindre si vous avez besoin de changer la date de contrôle, si vous avez des questions sur les éléments demandés ou si avez besoin de plus d’explications en cas de redressement.

Privilégier les prestations exonérées : c’est limiter le risque !

Il existe plusieurs œuvres sociales sans limitation de montant :

• La distribution de chèques Lire, Disques et Culture, de places de cinéma ou de spectacles peut se faire sans limitation de montant et sans risques.
• Le remboursement du salarié sur factures nominatives payées (voyage, spectacle, sport, …) n’est pas limité et n’est pas soumis à cotisations.
• Les chèques-vacances financés par le Comité d’entreprise (et que par lui) ne constituent pas pour l’URSSAF une rémunération, ils ne seront  donc pas soumis à cotisations. Il suffit de mettre des critères d’attribution.

Attention aux bons cadeaux, la règle est un peu compliquée et les organismes qui les vendent ne vous avertissent pas assez sur le risque de cette activité.

Pour plus d’informations consultez le plafond maximal ainsi que les règles à mettre en place si vous donnez plus de 5% du PMSS -cliquez ici- .

Attention aussi aux bénéficiaires, les contrôleurs commencent à regarder ce point voir les bénéficiaires notamment les stagiaires -cliquez ici- ainsi que les suspensions de contrat de travail.

Les spectacles quelques points à vérifier

Si le comité d’entreprise organise des spectacles, veuillez prendre un artiste déclaré et payant ses charges sociales (en société, auto-entrepreuneur…). Nous avons vu les contrôleurs demander une copie de tous les honoraires afin de vérifier. Passez donc par des sociétés connues et éviter de payer de la main à la main le fils d’un salarié qui est DJ.

Les artistes salariés du CE, vous devrez payer des cotisations sociales au GUSO.

Un conseil essentiel : bien se renseigner avant de se lancer dans une activité

Bien se renseigner avant de choisir une activité sociale et culturelle est fondamental. S’interroger et savoir si elle est exonérée ou non de charges sociales va vous éviter un redressement URSSAF.

Surtout que les différentes Urssaf n’ont pas forcément la même interprétation des pratiques et qu’une acceptation antérieure par tel inspecteur peut être demain remise en cause par un autre plus pointilleux.

Les élus du comité d’entreprise (et en particulier le Trésorier) feront attention aux commerciaux de certaines sociétés qui ne connaissent ni les spécificités des CE, ni les règles URSSAF. Il est assez facile de convaincre de faire certaines œuvres sociales qui ne sont pas forcément exonérées de charges sociales. 

Vous devez tenir votre comptabilité et avoir une comptabilité transparente. Elle doit être bien tenue et être « à jour », vous devez pouvoir donner rapidement au(x) contrôleur(s) les pièces, ce qui demande un bon archivage. En résumé, vous devez montrer votre professionnalisme dans la gestion du comité d’entreprise.

La loi sur la transparence des CE

Depuis le 1er janvier 2015, la loi sur la transparence des CE s’applique. Elle impose aux CE de plus de 153.000 € de revenus (somme des subventions des œuvres sociales, du fonctionnement, le remboursement de l’assurance, les revenus financiers…), de présenter un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport de gestion.

Pour vous aider dans cette tâche, le Législateur impose aux CE de plus de 153.000 € de mandater un expert comptable. Nous sommes une société d’expertise comptable et de Commissariat aux Comptes et nous n’avons que des clients Comités d’entreprise, n’hésitez pas à nous contacter nous vous aiderons et nous vous ferons un devis gratuit.

L’anticipation est de mise et un expert comptable spécialisé pourra vous aider, contactez nous par le biais de notre formulaire de contact :