La BDES (la base de données économiques et sociales) devient un important outil à ne pas négliger pour les consultations.

Créée par l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013, la base de données économiques et sociale (BDES) était à l’origine, le support de consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences.

La Loi Rebsamen du 17 août 2015 a fait de la BDES, le support des informations récurrentes du comité d’entreprise (consultation sur la politique sociale, la situation économique et financière et les orientations stratégiques).

Dernière modification en date, les Ordonnances Macron du 22 septembre 2017 permettent quant à elles de négocier par accord d’entreprise les modalités liées à la BDES avec notamment l’enrichissement des informations devant y figurer. A défaut d’accord, il conviendra de se référer aux dispositions supplétives.

Qu’est-ce que la BDES ?

L’article L. 2312-18 précise : « Une base de données économiques et sociales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l’article L. 1142-8 sur « des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes « .

Contenu de la BDES

Pour les entreprises d’au moins 300 salariés, la BDES doit être mise en place depuis le 14 juin 2014. Le 14 juin 2015 (1 an plus tard) pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Dans les sociétés de plus de 50 salariés, l’employeur doit créer et mettre en place la BDES mais il doit aussi l’actualiser afin que les élus du personnel puissent être correctement informés et surtout permettre de rendre des avis clairs. Malgré cette obligation, de nombreuses entreprises n’en sont pas encore dotées.

La BDES : support d’information aux consultations récurrentes du CSE

La BDES sert de support d’information aux consultations récurrentes du CSE. Elle revêt donc une importance de taille afin que les élus disposent d’informations précises pour rendre un avis motivé et éclairé.

Surtout que, depuis une jurisprudence récente, l’employeur a tout intérêt à satisfaire à son obligation de mettre en place une BDES. En effet, les juges ont admis, qu’à défaut d’une telle mise à disposition, le délai de consultation dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques n’est pas opposable au CSE. (Chambre sociale, 28 mars 2018 n° 17-13.081). Nul doute que cette jurisprudence aurait vocation à s’appliquer aux autres consultations annuelles (politique sociale et situation économique et financière).

Mais aussi aux consultations ponctuelles du CSE

Outre le fait que la BDES soit le support d’information des trois consultations annuelles, elle peut également servir de support aux informations liées aux consultations ponctuelles du CSE à condition que cette possibilité ait fait l’objet d’un accord collectif ou, en l’absence de délégués syndicaux, d’un accord entre l’employeur et le CSE à la majorité des membres titulaires (article L.2312-21 Code du travail).

Que mettre dans la BDES ?

Les informations contenues dans la BDES portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et des perspectives sur les trois années à venir, soit un total de 6 exercices.

Elle comprend à minima 9 thèmes obligatoires que sont :

• les investissements : sociaux (emploi, stages, formation…), matériels (machines, bâtiments…) et immatériels (brevets, logiciels…)
• l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes en matière d’embauche, de formation, d’évolution, de qualification…
• les fonds propres et endettement de l’entreprise
• les éléments de rémunération des salariés et dirigeants,
• les activités sociales et culturelles,
• la rémunération des financeurs,
• les flux financiers à destination de l’entreprise comme le crédits d’impôts (CIR, CICE, CII, crédit d’impôt famille) et les aides publiques
• la sous-traitance,
• et le cas échéant les transferts financiers et commerciaux entre les entités du groupe (les intercos)

Il s’agit du minimum dans tous les cas ces éléments doivent figurer dans la BDES. Selon les activités la BDES peut (doit) être complétée.

La précision des informations devant obligatoirement y figurer varie selon que l’effectif de l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés (articles R 2312-8 et R 2312-9).

La mise à disposition 

Tout d’abord, pour les consultations récurrentes, le délai imparti au CSE pour rendre son avis court à compter de l’information par l’employeur de la mise à disposition dans la BDES, des informations prévues par le Code du travail. Pour rappel, à défaut d’accord, le CSE dispose d’un mois pour rendre son avis.

Ce délais est de deux mois en cas d’intervention d’un expert.

Le fonctionnement de la BDES et son arborescence doit être simple et facile à utiliser.

Fonctionnement de la BDES 

A défaut d’accord, la mise en place de la BDES a lieu au niveau de l’entreprise ce qui signifie que dans les entreprises à établissements multiples, l’employeur n’a pas d’obligation de mettre en place une BDES par établissement.

La BDES est accessible en permanence aux membres du CSE (article L. 2312-36).

Initialement, la BDES pouvait être tenue à disposition des représentants du personnel sur support informatique ou papier. Cependant, les Ordonnances Macron rendent obligatoire la mise à disposition informatique de la BDES dès la mise en place du CSE, pour les entreprises de plus de 300 salariés.

Les points ouverts à la négociation 

Comme susmentionné, depuis les Ordonnances Macron, il est possible de négocier par accord d’entreprise les modalités liées à la BDES. Cette possibilité s’applique aussi bien aux instances actuelles qu’au CSE. Désormais, un accord pourra définir l’organisation, l’architecture, le contenu, les modalités de fonctionnement (niveau de mise en place, droit d’accès, support et modalités d’utilisation), l’intégration des informations ponctuelles et celles liées aux négociations obligatoires ainsi que la périodicité des informations devant y figurer (article L. 2312-21 Code du travail).

L’accès

Pour commencer, les personnes habilitées à avoir accès en permanence à la BDES sont les membres du :

• CSE (ou le CE, les DP, le CHSCT)
• CSE central
• CSE d’établissement (ou comité d’établissement) dans une entreprise à établissement multiples

Il faut aussi ajouter les délégués syndicaux

L’employeur doit définir avec les élus les modalités d’accès, de consultation, d’actualisation.

La confidentialité

Selon l’article L 2312-36, « les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du comité social et économique central d’entreprise et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur« . Le mot revêtant est important car tout le contenu n’est pas confidentiel, par exemple la liasse fiscale ou le bilan et le compte de résultat sont déposés au Greffe du tribunal de commerce et disponibles. L’employeur doit donc indiquer les éléments confidentiels ainsi que préciser la durée de la confidentialité. Là encore, nous insistons, la majeure partie des éléments n’est pas confidentielle.

Que faire si mon employeur ne l’a pas mise en place ?

Les cas sont :

• la BDES n’existe pas
• l’information n’est pas accessible :
  • soit par l’absence de mise à disposition dans la base,
  • soit les élus autorisés n’ont pas accès à la totalité des informations
• l’information est insuffisante,
  • soit une mise à disposition qui ne correspond pas aux catégories ou minimum légal
  • soit l’information n’est pas actualisée

Tout d’abord, mettre ce sujet à l’ordre du jour et débattre en réunion.

Les actions possibles

Si ça ne suffit pas, le CSE dispose

• d’une action civile devant le président du tribunal de grande instance (TGI) : le référé afin d’ordonner à l’employeur la communication des documents manquants
• d’une action pénale : l’employeur s’expose à un délit d’entrave (article L. 2146-1 du Code du travail).

Selon l’article L. 2262-9 du Code du travail, les syndicats peuvent agir en justice pour non-respect de l’accord collectif qui fixe les modalités d’accès à la BDES.

Si vous avez besoin de plus amples informations sur la BDES ou sur la compréhension des informations devant y figurer : n’hésitez pas à nous contacter.

Soxia dispose d’une équipe pluridisciplinaire composée de consultants spécialisés sur la partie économique et financière, de juristes et avocat en droit social.

Ou au 01 30 09 89 09