Le règlement intérieur du CSE

Obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus, le règlement intérieur du CSE (Comité social et économique) précise les règles de son fonctionnement et organise la communication entre celui-ci et les salariés dont il défend les intérêts. Au-delà de la loi, l’intérêt de se doter d’un règlement intérieur est de sécuriser et faciliter la gestion du CSE par une définition claire de ses modalités d’organisation et de fonctionnement. Qui fait quoi ? Comment bien le rédiger ? Que doit-on prévoir?

Voici quelques éléments pour alimenter votre réflexion sur le contenu d’un outil indispensable que vous partiez d’une page blanche ou d’un modèle de règlement intérieur CSE. 

Qu’est que le règlement intérieur du CSE ?

C’est le document écrit de référence qui précise les modalités de fonctionnement interne du CSE. Un règlement intérieur facilite la gestion, prévient certains problèmes et limite les litiges.

Ne pas confondre règlement intérieur du CSE et règlement intérieur de l’entreprise. Le second est un document qui fixe les mesures relatives à l’hygiène et la sécurité . Il détermine aussi les règles générales et permanentes relatives à la discipline. Le règlement intérieur de l’entreprise est élaboré par l’employeur seul. Il est ensuite soumis à la consultation du CSE puis est adressé à l’Inspection du travail.

Quelles sont les clauses obligatoires du règlement intérieur du CSE sur la comptabilité ?

L’objectif poursuivi est de définir les modalités d’organisation et de fonctionnement de l’instance dans le règlement intérieur. Sur la comptabilité, deux obligations permettant une transparence des comptes sont visées par les articles L.2315-68 et L.2315-69 du Code du travail. Le règlement intérieur du CSE fixe ainsi les modalités propres à :

  • l’arrêté des comptes annuels ,
  • l’établissement chaque année du rapport d’activité présentant des informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière. Ce rapport sert à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du CSE et les salariés de l’entreprise.

Ce rapport d’activité est l’occasion, pour les élus, d’expliquer et de valoriser vos décisions de gestion et vos choix d’activités sociales et culturelles auprès des salariés.

Pour les « grands » CSE, les modalités de fonctionnement de la commission des marchés sont précisées dans le règlement intérieur. Il s’agit notamment du choix des fournisseurs, du nombre de membres qui la compose, de leur désignation et de la restitution de ses travaux aux autres élus. Ce sont les comités qui dépassent à la clôture de l’exercice, au moins 2 des 3 critères légaux suivants : 50 salariés, 1,55 M€ au total du bilan ou 3,1 M€ de ressources.

Pour la majorité des CSE, la commission des marchés n’est donc pas obligatoire.

Si vous projetez d’élaborer ou de modifier votre règlement intérieur, prenez contact avec nous. Nous pouvons aussi contrôler son contenu en cas de doute et vous aider dans sa rédaction.

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Pourquoi intégrer des procédures de bonne gestion dans le règlement intérieur du CSE ?

Au-delà de ces minimums légaux, vous pouvez prévoir des modalités de fonctionnement pour répondre aux exigences de transparence financière de toute gestion d’un CSE. Le règlement intérieur est sécurisant, même si le comité social et économique n’encourt aucune sanction directe en ne l’établissant pas.

Mettre en place des procédures de contrôle, plus ou moins importantes et détaillées selon la taille de votre comité, permet la préservation des actifs et la fiabilisation de l’information financière. L’enjeu est aussi de sécuriser l’exercice de votre mandat, en particulier si vous assumez le rôle de trésorier ou de trésorier adjoint du CSE. Pour connaître les risques en cas de mauvaise utilisation des budgets, cliquez ici.

Quelles modalités de fonctionnement retenir dans le règlement intérieur du CSE ?

Le règlement intérieur peut intégrer :

– La séparation des tâches. Il s’agit de l’organiser en partant de la décision du CSE, organe collégial, jusqu’au paiement de la facture en passant par l’engagement de la dépense.
– La définition des règles sur la saisie comptable, la dualité des budgets, l’accès aux moyens de paiements, l’accès aux stocks, la signature et la comptabilisation des chèques.
– Les modalités de contrôle et notamment le droit d’accès aux comptes et données justificatives.
– La mise en place de budgets prévisionnels pour vous donner de la visibilité : quel va être le niveau de dépenses affecté sur chaque activité ?

L’objectif est de préciser la répartition des tâches entre les membres, de répondre aux questions sur la responsabilité des uns et des autres et de disposer d’un fonctionnement souple et compréhensible pour tout le monde. Un règlement intérieur trop détaillé peut être contre productif.

Tous les membres disposent d’un accès aux documents financiers et comptables du comité. Il est possible et recommandé d’organiser dans le règlement intérieur du CSE les modalités de cet accès (Cour de cassation, chambre sociale, 7 novembre 2018). Vous pouvez, par exemple, prévoir un délai de prévenance du trésorier et définir la manière dont l’accès sécurisé aux pièces sera effectif (accès numérique, consultation au local, etc…).

Quelles sont les autres clauses essentielles du règlement intérieur du CSE ?

Que dit la loi ?

Le comité social et économique détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées (article L.2315-24)

Pour le CSE Central, l’obligation découle de l’article L.2316-14 du Code du travail.

La rédaction permet de préciser dans le règlement intérieur plusieurs champs, par exemple :

  • La désignation, le rôle et les pouvoirs du Secrétaire, du Trésorier et de leurs adjoints respectifs.
  • Le mandat de représentation par exemple pour conclure des contrats ou exercer le pouvoir disciplinaire à l’égard du ou des salariés du comité pour les CSE d’une certaine taille.
  • Les contributions versées par l’employeur au titre du fonctionnement (ou AEP) et des activités sociales et culturelles : l’assiette, le taux, la périodicité de versement, les modalités de régularisation, les éléments permettant de calculer/contrôler les montants versés. Pensez aussi à la rétrocession des tickets restaurants périmés.
  • L’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD ) surtout pour les activités sociales et culturelles.
  • L’organisation des moyens et outils de communication auprès des salariés dans l’entreprise notamment les modalités de diffusion du procès-verbal de réunion. La question des outils est fondamentale : quelle utilisation de l’Intranet ? Qui est modérateur du site Internet ?
  • Les modalités de remboursement des frais de déplacement des élus en dehors des réunions plénières qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires car celles-ci restent à la charge de l’employeur.
  • Le local du comité social et économique : ses conditions d’accès, sa superficie, son entretien et la liste du matériel fourni par l’entreprise.
élaborer un règlement intérieur CSE adapté

Quelles sont les clauses jugées comme illicites ?

Gardons à l’esprit ceci : les contentieux ont comme point de départ l’adoption d’un règlement intérieur comportant des clauses qui ajoutent des obligations pour l’employeur. Celui-ci n’était bien entendu par d’accord…

Ceci étant rappelé, le règlement intérieur du CSE ne peut pas imposer les clauses suivantes :

  • La fixation d’une date et d’une heure immuables pour la réunion plénière (Cass. soc., 15 janvier 2013, n° 11-28.324).
  • L’obligation pour la direction de convoquer aux réunions les personnes invitées par la délégation du personnel (Cass. soc., 22 novembre 1988, n° 86-13.368).
  • L’allongement du délai pour l’établissement et l’envoi de l’ordre du jour (Cass. soc., 8 octobre 2014, n° 13-17.133).
  • L’interdiction pour le président de voter lors de la désignation du secrétaire ou du trésorier (Cass. soc., 25 septembre 2013, n° 12-14.489).

Soyez vigilants en présence d’un accord. La rédaction du règlement intérieur du CSE doit rester en cohérence avec l’accord collectif conclu avec les délégués syndicaux.

Dans certaines entreprises, les modalités d’organisation et de fonctionnement du CSE sont négociées avec les organisations syndicales représentatives. Cette possibilité est ouverte par l’article L.2312-19 du Code du travail. Il s’agit d’être rigoureux pour éviter toute contradiction avec les règles posées par l’accord collectif et éloigner tout conflit de normes.

Qui assure la rédaction du règlement intérieur du CSE ?

Le Code du travail est muet sur cette question. En pratique, il est souvent élaboré par le Secrétaire du CSE avec l’aide du Trésorier. Il est ensuite débattu avec les autres membres. La communication à la direction de la version finale interviendra après l’avoir transmis et débattu entre élus en réunion préparatoire.

Point important : le président peut participer à l’adoption du règlement intérieur du CSE. Attention tout de même, le règlement intérieur ne peut pas contrevenir aux dispositions légales ni ajouter des obligations supplémentaires à l’employeur sans que celui-ci soit d’accord.

Autrement dit, si des clauses ajoutent des obligations pour l’employeur, son accord est requis. Dans ce cas, il ne participera donc pas seulement au vote d’adoption du règlement intérieur. Une validation de sa part sera nécessaire sur ces points spécifiques.

Certaines tentatives s’avèrent donc illusoires. Comme par exemple voter une clause doublant le budget des activités sociales et culturelles sans l’accord de l’employeur… Autre illustration : sans accord de votre direction, il n’est, par exemple, pas possible de décider unilatéralement d’un délai dérogatoire pour l’envoi de l’ordre du jour accompagné des documents s’y rapportant à tous les membres du CSE / CE (Cour d’appel de Paris, pôle 6, 29 septembre 2017).

Existe-t-il un modèle type ou un exemple de règlement intérieur CSE ?

Bien que de nombreuses trames de règlement intérieur soient disponibles, il convient de l’adapter et de le personnaliser pour coller à la façon dont vous souhaitez gérer le comité social et économique.

S’appuyer sur un exemple de règlement intérieur CSE ? Attention au modèle car son contenu varie fortement selon la taille de l’entreprise. Il dépend aussi du contenu des accords collectifs signés sur les mêmes sujets. Un point à vérifier. En effet, des dispositions différentes de la loi peuvent tout à fait être négociées dans un accord d’entreprise (par exemple l’organisation des commissions, les crédits d’heures, le taux du budget des œuvres sociales). De même, il faut prendre du recul à l’égard d’un exemple de règlement intérieur CSE trouver sur internet qui contient des éléments spécifiques à une entreprise : certaines clauses sont issues d’un compromis voir même de contreparties. Attention aussi, à l’exemple de règlement intérieur CSE présenté par la direction comme étant un modèle « légal »… (cas rencontré).

Cela implique un travail préparatoire entre les membres du bureau (secrétaire, trésorier, adjoints) pour ensuite faire des arbitrages. Par exemple, est-ce judicieux d’opter pour la mise en place de budgets prévisionnels compte tenu du travail supplémentaire pour le trésorier ?

Prendre le temps de la réflexion pour élaborer un projet adapté est toutefois recommandé. Très souvent un groupe de travail est mis en place. Composé d’élus dont au moins les membres du bureau, son rôle consiste à :

  • Vérifier la cohérence du champ d’application des thèmes par rapport à l’accord d’entreprise s’il existe.
  • Déterminer les sujets principaux et les choix d’organisation.
  • Rédiger la première trame du règlement intérieur.

Une fois ce travail réalisé, le passage par l’étape de l’adoption est facilité.

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L’utilité du règlement intérieur du CSE : deux exemples de contenu

Définir le fonctionnement de la CSSCT ?

Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) est obligatoirement créée. C’est une règle d’ordre public. En principe, ses modalités de fonctionnement sont fixées par accord d’entreprise. En l’absence d’accord, elles sont définies par le règlement intérieur du CSE (article L. 2315-44 du Code du travail).

Quelles modalités fixer dans le règlement intérieur CSE pour la commission SSCT ?

  • Le nombre de membres (3 représentants du personnel minimum). C’est l’occasion d’intégrer les suppléants.
  • Les missions santé et sécurité déléguées. C’est l’un des points essentiels. En fonction de l’ampleur des attributions et prérogatives qui lui seront confiées, la CSSCT n’aura pas les mêmes besoin en terme de moyens.
  • Les moyens alloués et en particulier le nombre d’heures de délégation dédiées à la CSSCT. Combien d’heures par mois ou par trimestre ? La discussion est directement liée au point précédent.
  • Les règles de fonctionnement notamment les modalités d’organisation des réunions avec la direction. les comptes rendus, leur diffusion.
  • Le contenu de la formation spécifique qui intègre les risques propres à l’entreprise (par exemple sur les risques psychosociaux).

Qui représente le CSE ? 

Doté de la personnalité civile, le comité social et économique doit donner mandat à l’un de ses membres pour être en capacité de faire tel ou tel acte. Une délégation est nécessaire pour agir.

Cette délégation peut être générale en l’inscrivant dans le règlement intérieur du CSE. C’est le support idéal.

Les élus ont la liberté de mandater n’importe quel membre du CSE pour le représenter. Ce n’est pas forcément le secrétaire ou le trésorier. Ces derniers ne sont pas expressément les représentants légaux (Cour de cassation, chambre sociale, 31 mars 2021). A noter que le président n’est pas non plus le représentant légal.

La décision appartient aux élus. En pratique, le secrétaire est très souvent choisi pour représenter le CSE.

Comment le règlement intérieur du CSE est-il adopté ?

Le règlement intérieur est généralement adopté lors de la première réunion suivant la création ou le renouvellement du CSE, mais ce n’est pas expressément obligatoire.

Après l’inscription du point à l’ordre du jour, l’adoption du règlement intérieur du CSE s’effectue par un vote à la séance plénière correspondante.

Ce vote ou cette délibération est effectué à la majorité des membres présents disposant du droit de vote. Cela comprend les titulaires mais aussi le président du CSE.

Un règlement intérieur valablement adopté s’impose à tous les membres du comité, président y compris. Chacun devra ainsi le respecter par la suite. Le soin apporté à la rédaction de ce document ne doit donc pas être négligé. En cas de doute, faites en contrôler la conformité.

Tous les membres du comité social et économique, président compris, peuvent engager une action devant le tribunal judiciaire pour contester la teneur du règlement intérieur et faire annuler une clause illicite.

Pour modifier le règlement intérieur du CSE, on applique à l’identique la procédure d’adoption initiale : inscription à l’ordre du jour, échanges en séance et adoption par vote à la majorité des membres présents.

Quelle est la durée d’application du règlement intérieur du comité social et économique ?

Aux élus de choisir. Gardez à l’esprit que le règlement intérieur peut être abrogé ou modifié à tout moment par la majorité du CSE.

Opter plutôt pour une durée indéterminée. Après de nouvelles élections, le règlement intérieur reste applicable dans toutes ses dispositions. Cela n’empêche pas non plus la nouvelle équipe de procéder à des modifications. L’instance est ainsi toujours couverte.

Prévoir une durée déterminée évite le vide lorsque l’instance représentative est renouvelée. Il est conseillé d’être clair. Il faut éviter l’incertitude. Une illustration: un règlement intérieur CSE prévoit qu’il doit faire l’objet d’une décision en réunion plénière, le maintenir ou le changer, après chaque élection. Que se passe-t-il si les élus ne décident pas ? Pour le juge, le règlement intérieur du CSE tombe avec les modalités d’organisation et de fonctionnement qu’il contenait ! A éviter donc.

Il est préférable d’adopter un règlement intérieur à durée indéterminée et prévoir qu’il peut être modifié ou révisé. Sur ce sujet, soyez prudents en présence d’un exemple de règlement intérieur CSE.

 

Une question notamment sur votre règlement intérieur ? Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. 

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