Le procès verbal de la réunion du comité d’entreprise

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La rédaction du procès-verbal de réunion relève de la compétence exclusive du Secrétaire du Comité d’entreprise. Compte tenu de l’importance de ce document,  il n’est pas rare (c’est le moins que l’on puisse dire) que le Secrétaire soit soumis à de multiples pressions.
De même, La possibilité de se faire assister par une sténo, d’enregistrer les débats en réunion de Comité d’entreprise font aussi toujours l’objet d’un débat à un moment donné dans tous les Comités d’entreprise.
Essayons d’y voir plus clair.

 

L’enregistrement des débats et la sténographie

Comment  procéder à l’enregistrement des débats ou recourir à la sténographie (article D2325-3-2 du Code du travail) :

  • un vote à la majorité des membres titulaires présents est nécessaire (pensez à inscrire le point à l’ordre du jour),
  • votre employeur ne peut pas s’y opposer,
  • attention, l’employeur peut seulement s’opposer à l’enregistrement des délibérations portant sur des informations revêtant (réellement) un caractère confidentiel et présentées comme telles. Il suffit d’arrêter temporairement l’enregistrement,
  • en revanche, lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité d’entreprise, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.

Sauf accord, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par le CE lorsqu’il prend la décision d’y recourir.

Pour plus de précisions sur l’utilisation du budget de fonctionnement, cliquez ici.

L’audition des bandes ne devrait être possible que par le président et les membres du CE. Les bandes ne doivent pas être diffusées hors du CE. Les enregistrements doivent être détruits après la rédaction du procès verbal

Une précision : l’employeur qui, suite au refus du secrétaire du comité de lui prêter les enregistrements magnétiques réalisés lors de la dernière séance du comité, procède à ses propres enregistrements n’encourt pas le délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité. Les juges d’appel ont pu valablement estimer qu’en s’opposant à ce que le président fasse usage d’un magnétophone alors que, de son côté, le secrétaire disposait d’un appareil analogue, les membres du comité avaient commis un abus de pouvoir.

Pour en savoir plus sur les missions et les responsabilités du secrétaire du comité d’entreprise, cliquez ici.

 

L’établissement du procès verbal de réunion

Les délibérations effectuées en séance plénière doivent figurer dans un procès verbal (article R2325-3 du Code du travail). Il doit être rédigé par le secrétaire et par lui seul. Cela veut aussi dire que le procès verbal peut être réalisé par une tierce personne (une sténo) mais le contenu reste sous la responsabilité du secrétaire du CE.

L’employeur faisant établir sous son contrôle, par une secrétaire de direction, le procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise commet un délit d’entrave. En effet, si la rédaction matérielle du procès-verbal peut être confiée à une personne étrangère au comité, l’établissement de ce procès-verbal et le contrôle de sa rédaction sont réservés au secrétaire

Le secrétaire du comité peut se faire assister pour la rédaction des procès-verbaux par un salarié du comité. Commet un délit d’entrave le chef d’entreprise refusant lors des réunions du comité la présence d’une sténodactylographe, salariée du comité, alors que cette personne y avait été admise par un vote majoritaire.

En aucun cas le procès verbal ne doit être fait par le président (employeur), la rédaction ne doit pas non plus être co-rédigée par le secrétaire et l’employeur. Si l’employeur rédige le procès verbal, il rentre dans le cadre du délit d’entrave.

Le procès verbal doit reproduire le plus fidèlement possible les échanges. Ce point est valable pour les propos tenus par l’employeur mais aussi pour les élus.

L’établissement et la transmission du PV aux membres du CE (président inclus) sont encadrés dans des délais (à défaut d’accord collectif précisant d’autres délais) :

  • dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte,
  • si une nouvelle réunion est prévue pendant ce laps de temps, la transmission doit être effectuée avant cette réunion,
  • ce délai est réduit à 3 jours lorsque la consultation du CE a porté sur un projet de licenciement collectif pour motif économique (article D. 2325-3-1 du Code du travail)

Pour se préparer, en tant qu’élus, à une procédure de licenciement pour motif économique, cliquez ici.

 

La diffusion du procès-verbal

Le PV est ensuite adopté, c’est un préalable obligatoire à son affichage et à sa diffusion auprès des salariés (article L. 2325-21 du Code du travail). Seul le secrétaire est habilité à procéder à l’affichage sauf clause prévue dans le règlement intérieur du Comité d’entreprise (quelques réflexions sur le règlement intérieur ici).

Le PV peut être envoyé à la Direccte et être mis à la disposition des inspecteurs du travail.

Dans le cadre de l’affichage, le Secrétaire du Comité d’entreprise prendra soin de ne pas divulguer des informations confidentielles, privés ou mensongères.

La diffusion et l’affichage du procès-verbal sont possibles dès lors que ce document a été approuvé à la majorité des membres du comité, qu’il n’enfreint pas l’obligation de discrétion des membres du comité et qu’il ne contient aucun propos injurieux et aucune allégation diffamatoire. En cas de violation de ces principes, l’employeur ne peut s’opposer à la diffusion du procès-verbal, sauf à en demander l’interdiction en justice.

L’article du Code du Travail ci-dessus, ne parle que de diffusion dans l’entreprise et s’avère muet sur la diffusion à l’extérieur. Les élus veilleront donc à mettre des mots de passe sur l’éventuel site internet du CE.

Vous avez une question, alors n’hésitez plus, vous pouvez nous contacter par le biais de notre formulaire :

 

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