Les missions du Secrétaire du Comité d’entreprise

Transférer une partie du budget de fonctionnement 0.2% vers celui des œuvres sociales.
23 juin 2017
Les bons ou chèques cadeaux de moins de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale (166 € en 2018)
23 juin 2017
Au delà de ses missions légales, le Secrétaire du comité d’entreprise assume une fonction particulièrement exposée dont l’étendue échappe parfois aux autres membres. Interlocuteur privilégié auprès de la direction, de l’Inspection du travail, des prestataires et de manière générale à l’égard des salariés, la fonction de Secrétaire implique certaines qualités : être rigoureux et organisé, être à l’aise à l’oral pour animer l’équipe du CE et faire passer les bons messages, savoir ménager les susceptibilités ou désamorcer les conflits entre élus. Dans certains comités d’entreprise de grandes tailles, le Secrétaire assume des fonctions que l’on peut comparer à un dirigeant d’une PME avec des salariés à gérer en direct.

 

Le Secrétaire élabore l’ordre du jour des réunions plénières avec le président du comité d’entreprise

L’établissement conjoint de l’ordre du jour des réunions avec la direction implique forcément un échange entre le secrétaire et le président du comité d’entreprise.

Sachez que l’ordre du jour porte sur les sujets relevant de la compétence du CE en prenant le soin d’être clair et précis dans la rédaction (faites attention aux « questions diverses »). Ce sont des éléments essentiels lorsque l’on rédige l’ordre du jour : les membres du comité d’entreprise ne peuvent pas débattre d’un sujet qui n’aura pas préalablement été inscrit à l’ordre du jour (Cour de cassation, chambre sociale, 15 janvier 2014).

Par ailleurs, les consultations obligatoires « sont inscrites de plein droit par l’employeur ou le secrétaire » (article L. 2325-15 du Code du travail). On peut citer les consultations annuelles :

  • les orientations stratégiques de l’entreprise (article L2323-10 du Code du travail) pour y voir plus clair, cliquez ici,
  • la situation économique et financière de l’entreprise (article L2323-12 du Code du travail) pour plus de développements cliquez ici,
  • la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi (article L2323-15 du Code du travail).

Si le CE souhaite recourir à l’assistance d’un expert-comptable comme la loi le permet, le Secrétaire prendra soin de faire apparaître à l’ordre du jour le principe de la désignation de l’expert-comptable et le choix du cabinet.

Sachez que cette décision n’appartient qu’au CE et non à l’employeur (Cour de cassation, chambre sociale, 26 septembre 2007). Votre employeur ne peut intervenir ni sur la décision de principe du choix de l’expert, ni sur l’opportunité de la désignation.

 

Le Secrétaire veille à l’application des décisions du comité d’entreprise et se coordonne avec le Trésorier sur la gestion comptable du CE

Le Secrétaire ne doit jamais perdre de vue que le CE est un organe collégial. Le Secrétaire du CE veille à la bonne exécution des décisions et organise les travaux du CE.

Les décisions du CE sont prises à la majorité des membres présents en réunion plénière (article L2325-18 du Code du travail). Prendre des décisions d’engagement de dépense peut ainsi caractériser une entrave au fonctionnement du CE (le délit d’entrave n’est pas réservé à l’employeur). Un Secrétaire peut être condamné pour avoir donné un ordre de virement de fonds sans avoir obtenu l’autorisation des membres du CE (Cour de cassation, chambre criminelle, 10 mai 2005). Le trésorier est aussi concerné par ce principe de décision collégiale (Cour de cassation, chambre criminelle, 30 juin 2010).

Il vous faut donc vous s’organiser pour gérer dans les meilleures conditions sans être sans cesse contraint de passer au vote pour chaque action. Vous avez tout intérêt à prévoir, dans le règlement intérieur du CE, ce qui relève des affaires courantes qui ne nécessitent pas un vote du CE et peut donc être gérer par les membres du bureau du CE (secrétaire, trésorier et adjoints) et des grandes décisions de dépenses votées chaque année en réunion plénière.

Quelques réflexions sur le règlement intérieur du comité d’entreprise ici.

 

Le Secrétaire s’assure en lien étroit avec le Trésorier que les règles de transparence encadrant la gestion des comptes du CE sont bien appliquées et respectées :

  • la bonne application des obligations comptable qui correspondent à la taille du comité d’entreprise (pour plus d’informations, cliquez ici),
  • la bonne utilisation des budgets notamment le respect de la dualité des budgets pour le fonctionnement (pour savoir comment bien utiliser le budget de fonctionnement, cliquez ici) et pour les activités sociales et culturelles le respect du principe de non-discrimination à l’égard des salariés et l’application des règles URSSAF. Eviter d’être trop créatif, les URSSAF n’aiment trop cela… (pour des précisions sur le contrôle URSSAF, cliquez ici),
  • le respect des délais pour effectuer l’approbation annuel des comptes du CE et du rapport d’activité et de gestion (dans les 6 mois à compter de la clôture de l’exercice soit le 30 juin pour un exercice clôt au 31 décembre),
  • le respect des règles de bonne gestion que le CE a mis en place.

Faire confiance à son trésorier et appliquer le principe de la séparation des tâches (à chacun son rôle) ne signifient pas être aveugle, signer un blanc-seing et s’abstenir de tout contrôle en attendant le rendez-vous annuel pour l’approbation des comptes. Le Secrétaire plus que tout autre membre doit veiller au bon fonctionnement du comité d’entreprise.

 

Le Secrétaire est chargé d’établir le procès-verbal de réunion

Le Secrétaire dispose d’une compétence exclusive sur le procès-verbal de réunion (articles R. 2325-3 & L. 2325-21 du Code du travail). N’est donc pas valable, le PV rédigé par l’employeur, ce qui caractérise d’ailleurs le délit d’entrave (Cour de cassation, chambre criminelle, 25 février 1986). Il n’y a aucune ambiguïté : le président ne peut vous imposer des modifications. Seul le Secrétaire est responsable du contenu du procès-verbal.

Le Secrétaire peut se décharger de la rédaction matérielle mais pas du contrôle de sa rédaction. Sur le contenu, le Secrétaire prendra soin de faire apparaître le résumé des délibérations du CE et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.

Attention, le Secrétaire doit établir et transmettre le PV aux autres membres du comité d’entreprise, y compris le président, dans des délais bien déterminés (article D2325-3-1 du Code du travail) notamment :

  • 15 jours dans le cas classique,
  • 3 jours lorsque le CE est consulté sur un plan de sauvegarde de l’emploi (pour savoir comment le CE peut réagir à l’annonce d’un PSE, cliquez ici).

Ne faites pas de confusion : ces délais ne visent pas l’approbation du procès-verbal qui peut toujours être effectuée lors de la prochaine réunion plénière (ou selon une procédure que vous avez précisé dans votre règlement intérieur).

 

 

Le Secrétaire représente-t-il le comité d’entreprise en justice ?

Sachez que le comité d’entreprise est doté de la personnalité civile. Le CE est donc susceptible d’agir en justice ou d’être poursuivi (nous avons rencontrés des cas de contentieux entre des prestataires et le CE).

Le comité d’entreprise n’a pas de représentant légal prédéterminé. En effet, si le Secrétaire ne dispose pas d’un mandat pour agir, la demande sera irrecevable.

C’est donc au CE de donner mandat au Secrétaire. Ce mandat peut être permanent (RI CE) ou propre à une affaire spécifique. Il peut être nominatif (seule la personne répondant au nom mentionné dans le mandat peut représenter le CE en justice) ou viser seulement la fonction (Secrétaire, Secrétaire-adjoint ...) ce qui permet de pallier à un éventuel changement au cours de la procédure judiciaire.

Il est conseillé d’attribuer ce mandat par un vote, en réunion plénière du comité d’entreprise, à la majorité des suffrages valablement exprimés (Cour de cassation, chambre sociale, 9 novembre 2011).

Si vous avez une question, n’hésitez pas à nous contacter, nous vous répondrons rapidement :

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