Comment utiliser le budget de fonctionnement du CSE ou du CE

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Le nouveau CSE (comité social et économique) dispose d’une réelle liberté dans l’utilisation de son budget de fonctionnement, gage d’indépendance du CSE. Mais que peut-on réellement faire ? Quels écueils doit-on éviter ? Voici quelques éléments vous permettant d’y voir plus clair pour répondre aux questions que vous vous posez dans l’utilisation du budget de fonctionnement (AEP). Le passage en CSE ne modifie pas les règles sauf sur un point : la possibilité de transférer, sur le budget des activités sociales et culturelles (ASC), à la fin de l’exercice une partie du reliquat (ou de l’excédent). 

 

Respecter le principe de la décision collective

Avant d’engager une dépense au titre du budget de fonctionnement (0,2% ou AEP), les élus du CSE doivent prendre officiellement une décision. Cela nécessite un vote en réunion plénière du CSE :

  • le Secrétaire du CSE inscrit le point à l’ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire ou extraordinaire du Comité social et économique.
  • en séance plénière, la décision sera prise à la majorité des présents disposant du droit de vote. Ce sont les membres titulaires et le cas échéant, les suppléants qui remplacent les titulaires absents ce jour-là (sur ce dernier point, prenez-garde au retournement de majorité).
  • le président du CSE ne participe pas à ce vote sur l’utilisation du budget de fonctionnement.
  • le Secrétaire fera ensuite apparaître dans le procès-verbal de la réunion la décision prise et sera chargé de veiller à son exécution.
  • le Trésorier du CSE peut alors engager la dépense de fonctionnement sans prendre de risque.

Soyez vigilants, car les conséquences peuvent être assez importantes.

Sans autorisation préalable du CSE, des élus peuvent se voir condamner à rembourser leurs frais de déplacement. « […] Il ressort des procès-verbaux versés aux débats, que les déplacements litigieux et les frais afférents n’ont pas fait l’objet de discussions préalables […] » (décision rendue pour le Comité d’entreprise transposable au CSE : Cour de cassation, chambre sociale, 18 décembre 2012). Pire, engager des dépenses, sans l’aval du CSE, peut caractériser le délit d’entrave.

Le vote majoritaire du Comité social et économique ne peut porter que sur des engagements de dépenses licites. Sous couvert d’un vote, le Trésorier et le Secrétaire ne peuvent pas se faire rembourser sur le fonctionnement un week-end de « détente » à Nice… (Cas que nous avons constaté…).

Enfin, pour les dépenses courantes, pensez à rédiger une clause dans le règlement intérieur en indiquant des limites. Quelques éléments de réflexion sur le règlement intérieur du CSE / CE ici.

 

Un budget de fonctionnement (Attributions Économiques et Professionnelles ou AEP) pour faire quoi ?

Le législateur a doté le Comité social et économique (auparavant le Comité d’entreprise) pour vous donner les moyens, en toute indépendance, d’exercer vos missions et assurer votre fonctionnement dans vos attributions économiques et professionnelles.

Concrètement, vous pouvez utiliser votre budget de fonctionnement CSE (AEP) notamment pour :

  • vous former sur plusieurs thèmes en lien avec le Comité social et économique pour assumer au mieux votre mandat. Notamment la formation économique légale (article L. 2315-63 du Code du travail) pour laquelle Soxia dispose d’un agrément,
  • vous entourer d’un conseil pour vous aider quotidiennement ou ponctuellement (Expert-comptable, Juriste, Avocat, économiste, etc..). Attention, l’assistance juridique destinée aux salariés relèvent du budget des œuvres sociales.
    Par exemple, vous pouvez aussi faire auditer votre régime de mutuelle afin de voir si vous êtes au juste prix et/ou aux bonnes garanties (cliquez ici). Ainsi, vous pourrez justifier de façon concrète votre action auprès des salariés qui seront mieux couverts ; de plus, votre société vous encouragera dans ce sens,
  • vous faire assister par un Expert-comptable pour l’établissement de votre comptabilité. Ce recours est d’ailleurs obligatoire lorsque vos ressources annuelles excèdent le seuil de 153 000 €. Le cas échéant, le CSE peut décider de faire procéder à un audit des comptes notamment en cas de doutes sur la gestion antérieure.
  • vous doter d’une documentation technique (Code du travail annoté, revues juridiques spécialisées, etc…),
  • vous permettre, si votre budget est important, d’embaucher des salariés au CSE pour des fonctions propres aux attributions économiques et professionnelles (études économiques, recherches juridiques et sociales, permanence auprès des salariés, fonctionnement administratif auprès du Secrétaire et du Trésorier du CSE, etc…),
  • vous faire assister d’un expert-comptable dans le cadre de la consultation annuelle sur la stratégie de l’entreprise. Le CSE peut recourir à un Expert-comptable dont les honoraires sont pris en charge par votre employeur mais aussi par le CSE, sauf accord plus favorable avec l’employeur, à hauteur de 20%.
  • vous déplacer lorsque vous êtes envoyés en mission par le comité social et économique (Hors activités sociales et culturelles) ou lorsque vous souhaitez vous réunir dans un endroit neutre en dehors de l’entreprise pour préparer la prochaine réunion plénière. Attention, la prise en charge des frais de déplacements doit être assurée par votre employeur pour les réunions plénières du CSE qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires.
  • vous donner la possibilité de communiquer auprès de vos salariés : frais d’impression et de diffusion des procès-verbaux, frais d’édition de journaux, bulletins ou flash infos sur supports physiques ou numériques, frais de réalisation d’enquête ou de sondage auprès du personnel.

 

Prenez soin de bien séparer le budget de fonctionnement (AEP) du budget des activités sociales et culturelles (ASC)

Pour les juges, aucune ambiguïté, l’utilisation du budget de fonctionnement du comité d’entreprise s’exerce « dans le respect des limites de la mission légale du CSE / CE, et pour la satisfaction de ses propres besoins […] il ne saurait être question de se prévaloir de la liberté d’utilisation pour couvrir des dépenses étrangères à ses attributions économiques et professionnelles ».

Le Trésorier du Comité d’entreprise prendra soin de différencier dans sa gestion courante, les dépenses imputables au budget de fonctionnement (AEP – article L2325-43 du Code du travail) des dépenses relevant des activités sociales et culturelles (ASC – article L2323-86 du Code du travail).

Le raisonnement à adopter est le suivant : les charges sont réparties entre les deux budgets par destination et non par nature.

La dépense est-elle affectée :

  • A la réalisation d’une attribution économique et/ou professionnelle du CSE / CE ?
  • Ou à la réalisation d’une prestation bénéficiant aux salariés ?

Le budget de fonctionnement (AEP) ne peut donc pas servir à offrir des cadeaux aux salariés (avec le fameux logo du CSE comme justification) ou à financer un accès numérique à des réductions pour des activités sociales et culturelles. La jurisprudence est claire : chaque fois que cela concerne les salariés, c’est probablement une œuvre sociale.

Pour connaître les risques en cas de mauvaise utilisation des budgets du CSE, cliquez-ici.

Quelques exemples de phrases prononcées par certains prestataires qui, il faut le rappeler, ne sont pas responsables de la gestion de vos budgets :

  • « tous les Comités d’entreprise (ou les CSE) utilisent leur budget fonctionnement pour les salariés, faites comme eux ! ». Les comités d’entreprise ne seraient donc que des comités des fêtes ?
  • « le respect de la loi n’a aucun sens lorsque l’on veut faire plaisir aux salariés ». On pourrait comparer cette affirmation à une autre : « le non-respect de la loi par l’employeur est logique car c’est pour faire plaisir aux actionnaires… »,
  • « les règles d’utilisation du budget de fonctionnement ne sont pas si claires que cela et on peut donc (!) faire ce que l’on souhaite » (et surtout n’importe quoi),
  • par une opération de « communication », il est tout à fait admis de donner des tablettes, des téléphones portables, des serviettes de plage ou encore des plats à tajine avec le logo du CSE / CE et la photo du secrétaire imprimés,
  • et le meilleur pour la fin : « l’URSSAF est tout à fait d’accord avec ces pratiques et notamment les cadeaux publicitaires »… en réalité, les redressements sont fréquents au titre des cadeaux en nature mais cela ne concerne plus le prestataire.

Nous rencontrons parfois des élus, après avoir pris pour argent comptant les propos d’un commercial, nous demande de l’aide pour trouver une solution. Certains prestataires n’hésitent d’ailleurs pas à se présenter devant vous en tant qu’« expert » du CSE / Comité d’entreprise pour vous faire croire qu’une mauvaise utilisation est tout à fait « légale ».

Si vous avez le moindre doute et avant de vous engager, n’hésitez pas à nous contacter.

Mieux vaut prévenir que guérir!

 

 

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