A quoi sert le budget de fonctionnement du CE / CSE (0.2%) et celui des œuvres sociales ?

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Très souvent nous rencontrons des élus qui s’interrogent sur les budgets du comité d’entreprise, qui ne savent pas quels sont les éléments qui peuvent rentrer dans le budget de fonctionnement, ou encore comment définir une œuvre sociale. La tentation de transférer une partie du budget de fonctionnement vers le budget des œuvres sociales est grande…

Faisons un point sur les budgets de fonctionnement (AEP) et celui des œuvres sociales du comité d’entreprise.  

 

Ce que va changer les ordonnances Macron avec la création de l’instance unique : le Comité social et économique – des réponses ici –

Note à l’attention du lecteur : dans l’écriture de l’article, nous répétons souvent « budget de fonctionnement 0.2% » afin que le lecteur fasse bien la distinction entre les 2 subventions.

On parle aussi depuis la loi sur la transparence du CSE / CE de budget de fonctionnement et d’AEP (Activités économiques et professionnelles).

 

Principe : la séparation des budgets des CSE / CE

Les comités sociaux et économiques ont deux budgets :

  • le budget de fonctionnement (ou AEP) égal à 0.2% (et maintenant 0.22% pour les gros CSE) de la masse salariale brute. Il est obligatoire et le taux de 0.2% est un minimum. Pour vérifier le calcul cliquez ici. Votre société va vous verser chaque année une subvention de fonctionnement qui va rentrer dans le budget de fonctionnement.
  • le budget des œuvres sociales n’est pas obligatoire (voir les articles sur les œuvres sociales, son taux, les bénéficiaires, les déficits – cliquez ici – ). Ainsi, nous avons croisé des CSE / comités d’entreprise n’ayant que le budget de fonctionnement et pas de subvention ni de budget pour les œuvres sociales : c’est possible (attention à l’image de la société que véhicule ce genre de pratique). Dans ce cas, le CSE / comité d’entreprise ne peut pas utiliser le budget de fonctionnement pour offrir aux salariés des œuvres sociales. Par contre, les élus doivent communiquer sur ce point et tenter de négocier une subvention.

 

Le budget de fonctionnement du CSE 

Par contre, aucune société ne peut et ne doit refuser de verser la subvention de fonctionnement de 0.2% (pour les questions sur le taux, cliquez ici). C’est totalement illégal, sauf si votre direction vous met à disposition l’équivalent en ordinateurs, fournitures de bureau, timbres,  salarié mis à disposition… mais attention à ces pratiques, elles sont à « problèmes ».

Par exemple, nous avons rencontré un comité d’entreprise qui ne touchait quasiment pas de subvention de fonctionnement de 0.2% car l’entreprise mettait à sa disposition un local pour le comité d’entreprise … local qui doit être mis à disposition (gratuite) du CE sans aucun loyer (voir la page sur le local du CE -cliquez ici-). Cette pratique sur le local du CE est anormale.

Ce cas illustre les 2 problèmes de cette pratique :

  • l’évaluation des biens que vous met à disposition l’entreprise, à quel prix seront ils facturés au CE / CSE ?
  • le fait de ne pas toucher beaucoup de subvention de fonctionnement peut vous empêcher de pouvoir assurer vos prérogatives.

Nous vous conseillons d’être indépendant et de toucher l’intégralité de la subvention de fonctionnement et de ne pas profiter « des cadeaux » de l’entreprise. Ce cas est plus simple à gérer car vous décidez et vous gérez comme vous le voulez. De plus, le comité d’entreprise est seul à gérer cette subvention, en aucun cas l’employeur doit décider des dépenses, voire d’un montant forfaitaire arbitraire à imputer sur la subvention de fonctionnement (délit d’entrave).

Si, vous ne pouvez pas faire autrement, négociez un accord avec votre entreprise afin de mettre par écrit les éléments que l’entreprise prend à sa charge et vous déduit de la subvention. Pensez à l’évaluation de ces éléments et surtout à l’évolution de ces sommes dans le futur.

Dans tous les cas, l’employeur ne peut pas imputer sur le budget de fonctionnement :

  • les frais de déplacements pour les réunions « officielles » du CSE (ou CE) qu’il convoque,
  • le local du CSE,
  • des frais qu’il estime nécessaire (sans l’avis du CSE), on rentre dans le délit d’entrave,
  • un canapé pour recevoir les clients (on a vu ce cas… on est dans le délit d’entrave).

 

Les dépenses imputables sur le fonctionnement

Le budget de fonctionnement de 0.2% de la masse salariale sert à rendre possible la vie de votre CSE / Comité d’entreprise et lui permettre de pouvoir être un acteur dans le dialogue et la négociation (côté politique). Le Code du Travail indique une liste limitative de dépenses qui doit permettre au Comité d’Entreprise de pouvoir fonctionner et de pouvoir être efficace dans ses larges prérogatives :

  • La formation des élus (à découvrir ici), les frais de formation, de transport et d’hébergement pour les stages légaux auxquels participent les membres titulaires du comité.

Les autres actions de formations des élus titulaires et suppléants décidées par le comité d’entreprise en réunion plénière, peuvent également être imputées sur le budget de fonctionnement.

Nous vous proposons des formations sur l’organisation et le fonctionnement du CSE – ici – (idéal après vos élections), se préparer à la consultation sur le plan de sauvegarde de l’emploi – ici – (faites comme votre direction, préparez-vous), comprendre  et faire respecter vos attributions économiques et professionnelles – ici –, etc…

Pour finir, la documentation technique est à imputer sur ce budget (code du travail, abonnements, revues spécialisées, abonnements juridiques et sociaux…). Elles doivent être en relation avec la charge d’élu du personnel.

Attention aux abonnements syndicaux, le 27 mars 2012, la Cour de cassation a annulé les délibérations d’un CE souhaitant financer sur son budget de fonctionnement des abonnements à la presse syndicale. Le budget de fonctionnement doit servir au fonctionnement du comité d’entreprise, il n’est donc pas conçu pour aider ou promouvoir une organisation syndicale… le président du CE peut veiller à ce principe. Ce principe est cependant complexe car une revue syndicale qui donne du contenu généraliste « non partisan », par exemple sur le Code du Travail, pourrait rentrer dans les l’objet économique et social du CE surtout s’il est à disposition de tous …  Ce point est délicat et complexe.

  • Les frais de déplacement des élus et de repas (sauf pour les déplacements pour venir aux réunions mensuelles ou bimensuelles du comité d’entreprise ou de la DUP avec vos dirigeants : ils sont à sa charge), figure aussi les frais de déplacements et de repas pour les formations des élus. N’hésitez pas à consulter l’article sur ce thème (en cliquant ici).
  • Les rémunérations et charges des permanents salariés du CSE ou du CE.
  • Les honoraires et études (Avocat, experts libres, expert comptable sauf pour les missions légales cliquez ici pour en savoir plus …) ainsi que les frais de rédaction des réunions de comité d’entreprise.

 

Par exemple, vous pouvez faire auditer votre régime de mutuelle afin de voir si vous êtes au juste prix et/ou aux bonnes garanties (cliquez ici). Cette dépense, concernant les élus du CSE en cas de modification de la couverture sociale, est à imputer sur le budget du fonctionnement (AEP). Ainsi, vous pourrez justifier de façon concrète votre action auprès des salariés qui seront mieux couverts ; de plus, votre société vous encouragera dans ce sens,

L’Ordre des experts comptables précise que :

La gestion des budgets du comité d’entreprise est complexe.

–  les prestations périodiques ou ponctuelles d’un service économique extérieur utilisé par le comité, ou les salaires du personnel permanent ou temporaire recruté pour effectuer des études économiques pour le compte du comité dans le cadre des attributions du comité,

–  la compensation des pertes de salaires d’un élu du personnel à l’occasion de l’exécution d’une mission ou d’un travail pour le compte du comité à condition que ce travail ne concerne pas les activités sociales et culturelles et que le temps qui lui a été consacré ne soit pas rémunéré par l’employeur dans le cadre des heures de délégation,

–  les frais de déplacement des membres du comité d’entreprise et des représentants syndicaux envoyés en mission par le comité lorsqu’ils ne concernent pas les activités sociales et culturelles.

A noter : lors de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise, le CSE peut recourir à l’assistance d’un expert-comptable. Les honoraires sont en partie pris en charge par le CSE, sauf accord plus favorable avec l’employeur, à hauteur de 20% du coût de cette expertise. La limite du tiers de son budget annuel a disparue.

  • Les consommables et abonnements (cartouches d’imprimantes, papier, fournitures, consommations téléphoniques, internet, l’affranchissement, etc.) et le petit matériel (ordinateur, imprimante, tablette)…
  • Ce qui pose le plus de problèmes : les campagnes d’information pour les salariés (sondages, diffusion des PV dans l’entreprise, plaquettes, revues…). Beaucoup de fournisseurs vous poussent à la consommation et vous incitent à passer un peu tout avec le logo du comité d’entreprise. Attention, sont visées des campagnes d’informations : un plat à tajine avec le logo du CSE donne-t-il de l’information (vu lors d’un forum) ?

L’Ordre des Experts comptables ajoute : « la mission du comité d’entreprise implique une information des salariés« . Le comité peut financer, au moyen de son budget de fonctionnement :

  • les frais éventuels de diffusion dans l’entreprise des procès-verbaux, mission incombant au secrétaire du CSE,
  • des frais d’impression et de diffusion de comptes-rendus résumés des réunions du comité,
  • les frais d’édition de bulletins ou de journaux du comité destinés au personnel, quel que soit leur support : papier, vidéo, Internet et les frais de diffusion des questionnaires et/ou de réalisation des enquêtes auprès du personnel.

Selon la circulaire du 6 mai 1983, est à la charge de l’entreprise : l’installation des lignes téléphoniques et le matériel de dactylographie et de photocopie, ces dépenses ne doivent donc pas rentrer dans le budget de fonctionnement. En 1988, il a été ajouté que cette liste doit tenir compte des évolutions technologiques. L’entreprise doit donc vous fournir ou mettre à disposition une photocopieuse et du matériel de dactylographie, autrement dit, un ordinateur et une imprimante. Les consommables sont à la charge du comité d’entreprise (cartouches, papier, timbres, fax …). Ces coûts peuvent être pris directement par l’entreprise et être déduits de la subvention de fonctionnement

Attention : les ordinateurs et tablettes appartiennent au comité d’entreprise (pas aux élus), vous devez les rendre à la fin du mandat.

Cette liste est limitative, vous ne devez pas ajouter des éléments. Ainsi, tout ce qui ne rentre pas dans cette liste risque de rentrer dans le budget des œuvres sociales.

Attention : les frais de déplacement pour se rendre aux réunions plénières du comité d’entreprise sont à la charge exclusive de l’employeur (Cour de cassation, chambre sociale, 15 mai 2001), ainsi que la rémunération des heures de délégation. En aucun cas le budget de fonctionnement ne doit les financer.

Ne pas oublier : toutes les dépenses engagées par le CSE doivent rentrer dans l’objet du CSE et être en rapport avec le CSE. Par exemple, une formation en cuisine ne doit pas être à la charge du CSE (déjà vu).

 

Bien séparer les deux budgets 

En aucun cas, le budget de fonctionnement de 0.2% doit servir à financer des œuvres sociales. Les deux budgets doivent être séparés et, dans l’idéal, être dans des comptes en banque séparés. En cas de mauvaise utilisation du budget, il est possible de saisir le Tribunal de grande instance et de demander l’annulation de la délibération et / ou la réintégration des sommes litigieuses. L’autre risque serait une condamnation pénale : l’abus de confiance.

Il est aussi possible d’invoquer une entrave si une dépense est engagée sans autorisation du comité d’entreprise. En la matière, il est essentiel d’adopter des règles de bonne gestion en les inscrivant dans le règlement intérieur du CSE, plus d’informations cliquez ici.

Si vous venez d’être élu et donc que vous débutez cliquez sur cet lien et visitez cette page.

Pour approfondir la question des risques en cas de mauvaise utilisation des budgets du CSE, cliquez ici.

 

 

La gestion d’un CSE : un perpétuel équilibre.

 

Comment faire la différence entre les deux budgets ?

Une façon de fixer la limite entre les deux budgets est de se poser la question : « est-ce que le produit ou le service acquis profite directement au salarié ? ». Si la réponse est oui, alors vraisemblablement, il s’agit d’une dépense imputable aux œuvres sociales. L’article R 2323-30 du Code du travail liste quelques œuvres sociales : cantine, coopératives, les logements, les crèches, les colonies de vacances, les loisirs, les activités sportives.

La distribution de serviettes de bain avec le logo du comité d’entreprise, ne rentre pas dans la liste des éléments listés pour le budget de fonctionnement. Cette distribution concerne tous les salariés, n’est pas une obligation légale et améliore « un peu » les conditions de vie, elle est donc une œuvre sociale et elle doit rentrer dans ce budget.

  • Pouvez vous acheter du matériel sur le budget de fonctionnement et le mettre à disposition des salariés -cliquez ici- ?
  • Pouvez vous transférer les excédents du fonctionnement sur les œuvres sociales -cliquez ici- ?
  • Pouvez vous prêter ou donner de l’argent aux salariés en difficultés -cliquez ici – ?
  • Que faire en cas de liquidation de mon CSE -cliquez ici – ?

 

Attention à certaines dépenses

Les dépenses ci-dessous ne doivent pas rentrer dans le budget de fonctionnement :

  • les prêts aux salariés (œuvres sociales),
  • les opérations de communications qui n’en sont pas : gadgets avec juste le logo du CSE (risque d’être une œuvre sociale). Avec le transfert du reliquat à la clôture de l’exercice cette pratique va disparaître,
  • les cartes et éléments (abonnements) qui permettent des réductions, des tarifs préférentiels sur des billetteries, des spectacles. Il s’agit d’œuvres sociales,
  • Autre cas illustré par le TGI en juin 2013, l’assistance juridique proposée à tous les salariés de la société est une œuvre sociale car elle concerne tous les salariés (même s’ils ne l’utilisent pas) et elle améliore les conditions de vie ou de travail.

De plus, diminuer le budget de fonctionnement peut vous pénaliser dans le futur si vous avez de gros besoins (formations, experts, avocats…). Enfin, disposer de réserves s’avère utile si vous optez pour l’assistance d’un expert-comptable dans le cadre de la consultation annuelle sur la stratégie de votre entreprise (une partie des honoraires sont en effet pris en charge par le CSE). Ne soyez pas bloqués par l’absence de budget de fonctionnement.

Pour plus d’éléments sur la consultation sur la stratégie cliquez ici.

 

Que faire en cas de retard dans le versement de votre entreprise ?

Le versement peut être unique ou étalé en 2 ou 3 fois. Cependant, l’étalement des paiements ne doit pas nuire au fonctionnement du CSE.

  • Prendre contact avec vos dirigeants afin de comprendre pourquoi,
  • Adresser une mise en demeure par lettre recommandée.

Si malgré cela, la subvention n’est pas versée, vous devez contacter l’Inspection du Travail et en cas d’échec saisir les tribunaux civils afin de pouvoir toucher les sommes dues, voire des dommages et intérêts. Vous pouvez aussi saisir le tribunal afin de faire condamner votre employeur pour entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise.

 

Que va changer le passage en CSE ?

Une fois que votre CE devient un CSE et à partir de votre première clôture comptable, le Code du Travail indique que vous pouvez transférer une partie du reliquat du budget de fonctionnement sur les activités sociales. Par reliquat, il faut comprendre le résultat (positif) ou l’excédent. En cas de déficit du budget de fonctionnement, il n’est pas possible de faire des transferts vers le budget de activités sociales. Autre point, la loi ne dit plus « tout ou partie », la notion de « tout » l’excédent a été gommée.

Par contre, si un jour vous n’avez pas assez de budget de fonctionnement (AEP), la loi indique que vous ne pourrez transférer que 10 % de l’excédent des activités sociales. On parle bien d’excédent qui par essence sera faible sur le budget des activités sociales… Faites attention.

Si vous souhaitez anticiper le passage en CSE en vous formant : cliquez ici pour visualiser nos offres.

 

Le contrôle URSSAF

L’URSSAF, en cas de contrôle, ne va pas regarder si vous respectez bien la séparation des deux budgets, mais plutôt voir si vous profitez du comité d’entreprise pour donner un complément de rémunération qui devrait subir des cotisations sociales. C’est pour cela que vous devez respecter à la lettre les recommandations des URSSAF et les règles d’exonérations notamment sur la partie œuvres sociales (voir l’article sur les contrôles URSSAF – cliquez ici-).

En cas de doutes, consultez le site des URSSAF sur la partie des comités d’entreprise (Site des URSSAF )

 

La loi sur la transparence des comptes des comités d’entreprise 

Attention, la nouvelle loi sur la gestion des comités d’entreprise rend obligatoire des règles comptables et à travers l’annexe ou le rapport d’activité et de gestion, des erreurs sur les budgets risquent d’être beaucoup plus visibles… d’autant plus, si vous devez faire certifier vos comptes par un commissaire aux comptes.

 

Depuis le 1er janvier 2015, la loi sur la transparence des CE /CSE oblige tous les CE /CSE ayant des revenus supérieurs à 153.000 € (subventions des œuvres sociales, du fonctionnement, des revenus des placements…), à présenter chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport de gestion. Pour vous aider, au delà de 153.000 € de revenus vous avez l’obligation de nommer un expert comptable. Si vous êtes dans ce cas, contactez nous, en temps qu’Expert Comptable (et Commissaire aux Comptes), nous n’avons que des clients comité d’entreprise, nous pourrons vous aider et vous faire un devis gratuit.

Pour en savoir plus sur ces changements cliquez ici et pour un résumé ici.

Sinon, si vous avez une question, alors n’hésitez plus, vous pouvez nous contacter par le biais de notre formulaire :

 

NOUS CONTACTER

1000

 

ou par téléphone au 01 30 09 89 09

Renaud Negre

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