Que va chercher un inspecteur lors d’un contrôle URSSAF ?

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Les élus du comité d’entreprise sont souvent désarmés face à un contrôle URSSAF. Pour beaucoup, le rôle du CE est de distribuer au maximum la subvention des œuvres sociales de façon désintéressée, sans s’interroger sur les risques URSSAF.

Un contrôle URSSAF ne se prépare pas la veille du jour où l’inspecteur frappe à la porte du comité d’entreprise. Vous devez vous préparer bien en amont…

 

 

Afin de mieux comprendre les conditions et objectifs du contrôle, les site de l’URSSAF livre des indications à destination des cotisants, pensez à le consulter.

Vous devez recevoir les contrôleurs, tout refus non motivé ou tout obstacle à la vérification peut être puni. Vous devez donc subir cette vérification, vous n’avez pas le choix.

Vous devrez présenter votre comité d’entreprise, ses particularités et surtout les oeuvres sociales que vous distribuez. Vous répondrez aux questions que vous posera l’inspecteur des URSSAF.

Durant le contrôle URSSAF, vous pouvez vous faire assister du conseil de votre choix. Ce droit doit être mentionné dans l’avis de contrôle, c’est une mention obligatoire.

 

Beaucoup d’élus se trompent sur la portée d’un contrôle URSSAF :

L’administration va vérifier que les prestations du comité d’entreprise versées aux salariés ne sont pas assimilées à des rémunérations qui devraient être soumises à cotisations sociales : ils traquent la rémunération déguisée !

Rarement le comité d’entreprise se fait contrôler : il fait toujours suite à un contrôle de votre entreprise. Par extension, les vérificateurs vont regarder le comité d’entreprise (voir l’article : qui est contrôlé -cliquez ici-). Un contrôle URSSAF d’un comité d’entreprise est assez rapide entre 2 heures et une journée. Il faut savoir qu’il n’est pas limité dans le temps.

Il y a quelques années, certaines entreprises utilisaient le comité d’entreprise pour donner des avantages aux salariés en omettant les charges sociales. Les URSSAF viennent maintenant systématiquement contrôler le comité d’entreprise.

En cas de redressement, l’URSSAF ne connait que l’entreprise et les sommes à payer seront communiquées à cette dernière. Parfois, les entreprises demandent un remboursement au comité d’entreprise, parfois, elles payent et ne demandent rien aux élus.

Depuis 2 ou 3 ans les contrôles sont de plus en plus poussés, les URSSAF n’hésitent plus à redresser les comités d’entreprise. Au point que certains comités d’entreprise ne comprennent pas pourquoi ils sont redressés alors qu’il y a 4 ou 5 ans les contrôleurs n’ont rien notifié.

Enfin, les contrôleurs n’ont parfois pas la même position, nous avons rencontré le cas d’un contrôleur qui accepte que la « Sainte Catherine » concerne toutes les salariées célibataires. Une semaine plus tard sur un autre contrôle, l’administration estime que seules les célibataires de 25 ans y ont droit ! Ce point pose d’ailleurs de nombreux problèmes, il faudrait que cette administration nous donne des positions claires car le site n’est pas complet, pour le consulter cliquez ici.

A noter, cette administration refuse les rendez vous où nous pourrions poser des questions. Quand à poser des questions sur le site internet des URSSAF (comme ils le conseillent), les réponses ne sont pas satisfaisantes car dans la majeure partie des cas il s’agit d’un copier / coller du livret sans aucun ajout supplémentaire.

L’exercice n’est pas simple. La seule façon que vous avez de diminuer le risque est d’appliquer à la lettre le fascicule et ne pas en sortir, ne pas créer des œuvres sociales ni figurant pas.

 

En aucun cas l’Urssaf :

  • ne valide pas vos principes comptables ou la tenue de vos comptes,
  • ne vérifie les écarts entre budget et le réalisé,
  • ne vérifie la séparation entre votre budget de fonctionnement et celui des activités sociales (des précisions sur l’utilisation du budget de fonctionnement -ici-),
  • ne juge vos choix de gestion (sauf si vos œuvres sociales doivent être soumises à cotisations).

Par contre, ils vont juger la qualité de la tenue du comité d’entreprise notamment comptable. Ainsi, un comité d’entreprise qui est capable de démontrer sa bonne organisation en expliquant clairement ses activités, en justifiant toutes les dépenses avec une facture aura plus de chance de s’en sortir. Voir l’article sur les éléments que l’URSSAF peut vous demander lors d’un contrôle -cliquez ici-.

Les contrôleurs vont vérifier que les prestations que vous donnez aux salariés rentrent bien dans la liste des éléments non soumis à charges sociales et ne sont pas assimilables à un complément de salaire ou à un avantage en nature. Ils peuvent aussi vérifier les critères d’attribution que le comité d’entreprise a mis en place et notamment le respect du principe de non-discrimination.

Faites très attention aux bons cadeaux, l’application est délicate et peu conduire à de forts redressements.

 

Il existe certaines fausses idées sur le risque URSSAF.

D’expérience, peu de comité d’entreprise savent comment un contrôle se passe. Souvent, le contrôle URSSAF se borne à un entretien avec le secrétaire et le trésorier puis certains sondages seront réalisés afin de vérifier les dires. Tout va donc passer par une comptabilité « propre » et claire mais surtout par une bonne connaissance du fonctionnement des principales œuvres sociales (bons cadeaux, Cesu …). Pour connaître les plafonds URSSAF sur les bons cadeaux, cliquez ici.

Il faut savoir que les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ne sont pas soumis, par tolérance administrative, à cotisations sociales. L’Urssaf prévoit l’exonération de cotisations sociales des bons d’achats et cadeaux lorsque leur montant n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale. Cette tolérance n’est toutefois pas reconnue par le juge (comme rappelé par la Cour de cassation chambre, chambre civile, 30 mars 2017). L’Urssaf continue toutefois d’appliquer la tolérance.

Les URSSAF ne cherchent que des éléments devant être soumis à charges. Que vous utilisiez mal vos budgets ou que vous n’ayez pas de budgets, que vous ne respectiez pas le droit du travail, ils ne bougeront pas. Ils cherchent juste à débusquer les mauvaises interprétations du code de la sécurité sociale par le comité d’entreprise, comme le non respect des règles pour les bons cadeaux, les primes diverses pouvant être données en argent… Il faut éviter toute initiative et respecter à la lettre les circulaires ACOSS.

 

Il est très important de se préparer à l’échange avec le ou les contrôleurs

Il convient de décider qui va être présent : le trésorier, le secrétaire, le comptable du comité d’entreprise … Vous devez préparer les documents demandés. Si certains documents importants ne sont pas disponibles, prenez contact avec les contrôleurs pour les informer.

[important]A noter : lors d’un contrôle vous pouvez vous faire assister par l’aide de votre choix comme l’expert comptable. Le contrôleur URSSAF ne peut pas vous en empêcher. Ce droit n’est pas nouveau et doit figurer dans l’avis de contrôle.

N’hésitez pas à faire un point annuel avec votre expert comptable afin de cartographier et rectifier les risques. [/important]

Claire Jannot

 

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