Par différence avec le budget de fonctionnement, sur lequel il est bon de jouer la politique de l’écureuil, afin de mettre des noisettes de côté pour se prémunir d’hivers rigoureux, le budget des activités est lui destiné à être dépensé à 100 % dans l’exercice. Ce principe simple n’est pourtant pas forcément facile à mettre en œuvre, et amène quelques recommandations.

En premier lieu, vos subventions ne sont pas connues exactement : assises sur la masse salariale, elles sont en général allouées sur la base des salaires de l’année précédente, puis régularisées seulement après la fin de l’exercice. Dès lors, une réduction d’effectifs en temps de crise, la baisse des primes, l’arrêt des CDD sont autant de risques que la régularisation future se traduise par une dette du CE envers l’employeur. Il est donc recommandé de demander une estimation à votre employeur, ce qui lui est d’autant plus facile à donner qu’il suit ses budgets avec prévisions. Et sinon, de suivre la courbe des effectifs en cours d’année.

Ensuite, il convient que le budget du CE ait été voté en plénière et que celui-ci ait été découpé en autant de lignes que d’activités ou de commissions, afin de responsabiliser chacun des acteurs. Il est recommandé de répartir les dépenses mois par mois, afin de prévoir en avance les mouvements de trésorerie les plus importants. Chacun des responsables doit aussi avoir périodiquement un état de ses dépenses, afin qu’il situe son action dans le temps.

Quelques écueils existent, qui peuvent rendre difficiles la parfaite maîtrise du budget. Les voyages représentent souvent une contribution non négligeable du CE, il convient de limiter le nombre de places disponibles. Par ailleurs, les dépenses peuvent être revues à la hausse, même une fois le contrat signé avec le tour opérateur : par exemple des taxes d’aéroport alourdies, de nouvelles taxes lors de l’entrée dans le pays, un réajustement du prix du kérosène ou, comme actuellement, de la parité du dollar. Le CE devra s’interroger pour définir quelle est la règle de prise en charge entre leur budget et la contribution des salariés.

Par ailleurs, certaines dépenses rencontrant un vif succès chez les salariés doivent être bornées : une offre de type « prise en charge à 60 % des chèques ANCV par le CE, vente directe lors des permanences du CE » risque fort d’être débordée par son succès, alors qu’une limitation du type « prise en charge à 25 % des chèques ANCV par le CE jusqu’à 150 € par salarié, remplissez le bon de commande » permet de mieux gérer vos budgets.

Pour les activités « Porte-monnaie », où le CE rembourse tout ou partie d’activités personnelles de loisir, certains trésoriers « lissent » leur budget en acceptant des remboursements longtemps après la clôture de l’exercice. Cela n’est pas compatible avec des délais décents de restitution des comptes. Nous recommandons, comme pour les tickets restaurants, de ne plus accepter de tels justificatifs au-delà du mois de janvier de l’année suivante.

 Enfin, pour mieux piloter, on pourra recommander d’effectuer une situation comptable en cours d’année, par exemple à fin août ou à fin septembre : elle a une double vocation, d’une part de mesurer l’avancée du budget par rapport aux prévisions, mais surtout de prévoir « l’atterrissage », c’est-à-dire la fin de l’année. Grâce à cette situation et au travail de prévision qui en ressort, deux cas se présentent : soit on prévoit un déficit, et il est possible de restreindre certaines activités plus flexibles (billetterie, salles de sport, etc…), soit au contraire on  observe un excédent, et il est temps de préparer un nouvel évènement (sortie, soirée, etc.), une amélioration exceptionnelle des chèques cadeaux de Noël si les plafonds de l’Urssaf ne sont pas dépassés ou une nouvelle vente de chèques ANCV ou chèques culture à prix très promotionnels.

Vincent Beyron

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