A rendre possible la vie de votre Comité, essentiellement :

• La formation des élus et la documentation
• Leurs frais de déplacement
• Les rémunérations et charges des permanents (sauf ceux qui ont affectés aux activités)
• Les honoraires et études
• Les consommables (fournitures, consommations téléphone, abonnements, etc.) et le petit matériel

Une façon de fixer la limite est de se poser la question : « est-ce que le produit ou le service acquis profite directement au salarié ? » Si la réponse est oui, alors vraisemblablement il s’agit d’une dépense imputable aux activités.

Hors les cas d’utilisation indiqués plus haut, très peu de possibilités existent pour « dégonfler » vos excédents :

• Vous pouvez y imputer certaines cotisations (ex : ANCV, adhésion à des associations, etc.)
• Vous pouvez donner 1 % de votre budget annuel à des associations reconnues d’utilité publique
• Vous pouvez placer les fonds et en retirer des revenus

 Nous vous mettons en garde contre :

• Tout transfert de budget vers les activités, qui pourrait être passible de sanctions pénales (délit d’entrave, abus de biens sociaux)
• L’imputation de permanents exclusivement dédiés aux activités
• Les pratiques de certaines officines qui s’efforcent de vous vendre de la « communication par l’objet » auprès des salariés en vous assurant que cela est accepté par l’Urssaf. Il n’en est rien.

 Vos excédents doivent vous permettre d’affronter un coup dur (licenciements dans l’entreprise, prud’homme intenté par un permanent, mise en jeu de votre responsabilité civile, etc.)

Non, si vous avez des excédents des années antérieures : il ne vous est pas demandé d’effectuer des réserves sur les activités, car l’ensemble des budgets doit être dépensé pour être conforme à votre objet social. Il vous est par contre recommandé de répartir cette dépense en cas d’utilisation d’excédents massifs, pour éviter auprès de vos salariés les effets d’aubaine de la première année, puis de retour à des dépenses « normales » l’année d’après.

Oui si :

• C’est la première année de votre activité, car vous allez probablement rencontrer des difficultés de trésorerie
•  Ce dépassement a été subi et non contrôlé : aviez-vous préparé un budget ? Suivez-vous vos engagements de dépense ? Contrôlez-vous vos factures ?

Elles sont réduites au maximum (art. R 2323-37 du Code du Travail) :

• « A la fin de chaque année …un compte-rendu détaillé de sa gestion financière … ressources … dépenses ». Il convient de distinguer les deux budgets
•  « Rendre compte aux nouveaux élus »

Les obligations incombant aux entreprises commerciales, ou même aux associations ne s’appliquent pas aux Comités d’Entreprises : vous avez donc la liberté de votre organisation comptable et de la forme des comptes que vous émettez.

Raison de plus pour préciser vos principes comptables, et pour faire acte de transparence en détaillant vos comptes annuels. Dans ce cadre, et outre vos deux comptes de résultats distincts  (Fonctionnement et Activités) avez-vous pensé à émettre aussi un bilan, qui est la situation du patrimoine et des dettes de votre Comité ?

On se méprend fréquemment sur la portée d’un contrôle : celui-ci est exclusivement orienté sur la vérification que les prestations du CE aux salariés ne sont pas assimilées à des rémunérations, qui de ce fait deviendraient assujetties aux cotisations sociales.

En aucun cas l’Urssaf :

• ne valide vos principes comptables ou la tenue de vos comptes
• ne vérifie les écarts entre budget et réalisé
• ne vérifie la bonne distinction de vos budgets entre fonctionnement et activités

En cas de redressement, c’est votre employeur qui sera notifié, et qui se retournera contre vous. Evitez donc tout risque, et prenez connaissance sur le site de l’Urssaf des tolérances existant en la matière (cf. nos liens utiles).

Votre responsabilité civile (c’est-à-dire les indemnités que vous seriez à régler dans le cas où vous avez porté un préjudice) est en principe couverte par la police d’assurances de votre employeur.

Mais nous vous engageons :

• à le vérifier
• sinon à lire les contrats, souvent bien peu compréhensibles, du moins à obtenir du courtier une « note de couverture », qui synthétise vos garanties

Attention :

• les activités à risques sont souvent exclues (activités sportives, etc.)
• la faute intentionnelle n’est pas garantie
• les biens de votre comité ne sont pas compris
• la responsabilité pénale n’est pas couverte

Dans certains cas, oui, au dessus d’un certain montant annuel :

• sur les produits d’obligations (10 %)
• sur les intérêts de comptes-courants ou à terme (24 %)

De ce fait, le choix de la nature de vos placements est important si vous souhaitez éviter toute imposition.

Dans la plupart des cas, c’est-à-dire lorsque vous n’êtes pas employeur et que vous n’avez pas d’activités entrant dans la sphère commerciale (cantine, etc.), non.

Mais pensez néanmoins :

• à la déclaration des honoraires (DADS 2) que vous avez réglés en cours d’exercice
• à la déclaration des prêts au dessus d’un montant minimum

Attention, des sanctions existent dans certains cas (amendes).

Un gain d’efficacité

• en premier lieu, vous déléguez des tâches d’administration consommatrices de temps : c’est autant que vous pouvez consacrer au contact avec les salariés et à l’organisation de vos activités
• les experts-comptables sont des professionnels de l’administration, ils vous amènent qualité et efficacité en vous aidant à faire mieux fonctionner le CE,

Une crédibilité renforcée

• assurer aux salariés la qualité de la gestion
• exonérer les élus des risques sociaux, fiscaux et de responsabilité civile
• montrer une attitude professionnelle à votre Direction

Un minimum de formalisme est requis. Il convient :

• De porter le point à l’ordre du jour « Nomination d’un expert-comptable dans le cadre des missions légales » et de préciser la mission
• De voter à la majorité des présents, lors d’une réunion du Comité d’Entreprise. Sauf exception, le Chef d’Entreprise se retire du vote. Pensez à indiquer la nature de la mission, et l’identité de l’expert.

Attention, pour certaines missions, comme le droit d’alerte et l’examen du Plan de Sauvegarde de l’Emploi, des conditions existent : contactez votre expert.

L’expertise est mise à la charge de l’employeur, et de ce fait entre en déduction du résultat imposable de l’entreprise. Elle a donc un impact sur la base de la participation.

Mais :

• cet impact est minime, car, en application du calcul légal, seule une faible part est prise en compte
• la vérification du calcul de la participation mérite bien à lui seul l’intervention d’un expert
• l’impact est ni plus ni moins le même que pour toutes les autres honoraires à la charge de votre société 

Il appartient à l’entreprise de favoriser l’information des salariés de la même façon qu’elle favorise celle des actionnaires (commissaire aux comptes) ou de la direction (avocats, agences de publicité, etc.) 

En premier lieu, c’est un professionnel du chiffre, qui est rompu à décrypter la stratégie, les comptes et les résultats de l’entreprise.

De plus, il bénéficie d’un pouvoir d’investigation élargi, qui lui permet de rencontrer les dirigeants de la société et d’obtenir communication de la plupart des documents de l’entreprise (même pouvoir que celui du commissaire aux comptes).

Enfin, sa connaissance du marché lui permet de prendre du recul et de mieux vous faire comprendre la gouvernance et les performances de votre entreprise en regard des autres acteurs du secteur.

Ces personnes sont les bienvenues, car  l’émission des comptes est de la responsabilité du  Directeur Financier, et leur certification du ressort de son Commissaire aux Comptes (son intervention est du reste un droit pour le Comité d’Entreprise).

Leur exposé présente néanmoins des limites pour les élus :

• le Directeur Financier ne produira que très rarement un rapport spécifique et ne présentera pas toujours les comptes avec la pédagogie nécessaire à un public de non-spécialistes
• le Commissaire aux Comptes se contentera de répondre à vos questions en termes techniques, mais pas de gestion. Déontologiquement, il ne peut critiquer les choix de l’entreprise
• ils ne pourront que cautionner le calcul de l’intéressement et de la participation qu’ils ont respectivement calculé et contrôlé.

L’expertise permet aux élus d’obtenir un avis indépendant de l’entreprise, par un spécialiste appointé exclusivement par le Comité d’Entreprise.

La loi ne permet pas à l’employeur de s’opposer au choix de son Comité d’Entreprise. Il doit au contraire favoriser l’exercice de la mission de l’expert-comptable une fois celui-ci régulièrement nommé.

Dans le cas contraire, l’Inspection du Travail est habilitée à constater le délit d’entrave.

Le choix de l’expert-comptable appartient au Comité d’Entreprise et à lui seul. L’employeur ne peut pas imposer son propre choix ou obliger son Comité à réaliser un appel d’offres.