Quelles sont les obligations comptables du comité d’entreprise ?

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Les élus du comité d’entreprise, et ceux du futur comité social et économique (CSE) sont tenus de professionnaliser leur gestion comptable. Il est fondamental de connaître les principes comptables pour bien gérer votre comité d’entreprise et faire acte de transparence vis à vis des salariés en détaillant vos comptes annuels. Dans ce cadre, et outre vos deux comptes de résultats distincts (Fonctionnement et Activités sociales et culturelles), avez-vous pensé à émettre aussi un bilan (selon votre taille) ? Qu’elle est la situation du patrimoine et des dettes de votre Comité ? Avez-vous mis à jour votre règlement intérieur ?

 

Savoir où se situe votre comité d’entreprise pour connaître vos obligations comptables

Depuis, la loi sur la transparence des comptes du 5 mars 2014 dont les règles sont reprises dans l’ordonnance qui créé le comité social et économique (plus d’informations sur le CSE en cliquant ici), tous les comités d’entreprise et bientôt tous les CSE d’une certaine taille doivent :

  • tenir une comptabilité selon des normes comptables bien précises (obligation de faire un inventaire des stocks, des immobilisations…) et,
  • respecter l’obligation de présenter chaque année : un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport d’activité et de gestion.

Pour savoir quelles obligations vous sont applicables, il faut appliquer les seuils suivants :

  • les ressources de votre comité d’entreprise ou comité social et économique (CSE) sont inférieures à 153 000 €. Vous pouvez appliquer une comptabilité ultra-simplifiée, en fait une tenue des comptes en trésorerie,
  • vos ressources sont supérieures à 153 000 €, mais n’ayant pas 50 salariés, 1.55 million € de total du bilan et 3.1 millions € de ressources, vous devez tenir une comptabilité d’engagement et recourir à un expert-comptable (pour le comité social et économique – CSE – c’est le nouvel article L2315-76 du Code du travail),
  • vos ressources sont supérieures à 153 000 € et vous remplissez au moins 2 des 3 critères fixés pour les Sarl, SAS, SNC, SCA… (c’est à dire 50 salariés en ETP, 1.55 million d’€ de bilan et 3.1 millions d’€ de ressources). Vous devez en tant que CE ou CSE appliquer une comptabilité de droit commun c’est à dire respecter les mêmes principes que pour les entreprises et nommer un commissaire aux comptes pour 6 ans.

 

Quels sont les éléments à prendre en compte pour savoir dans quelle catégorie votre CE ou CSE se situe ? 

Pour l’appréciation du seuil de 153 000 € (donc savoir où votre CE se situe), il est tenu compte en application de l’article D2325-12 du Code du travail :

  • de la subvention de fonctionnement (pour savoir comment l’utiliser, cliquez ici),
  • de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles,
  • du remboursement par l’employeur des primes d’assurances dues par le CE pour couvrir sa responsabilité civile,
  • des dons et legs,
  • des revenus des biens meubles et immeubles du comité (à l’exception des produits de cession d’immeubles).

Si vous êtes un comité d’établissement et que vous avez décidé de reverser une partie de la subvention au comité central d’entreprise (CCE) : il convient de ne pas en tenir compte au niveau de l’établissement et du CCE. Il ne faudra en tenir compte qu’au niveau du CCE. Par contre, les CCE et les établissements devront signer un accord de transfert de gestion qui va cadrer les échanges financiers, les montants, les obligations respectives, la durée qui risque d’être inférieure à la durée d’un mandat…

Il vous faut donc faire la somme de ces revenus et voir si vous êtes au dessus de 153.000 €.

La loi impose l’intervention d’un expert comptable pour les CE de plus de 153.000 € de revenus. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez prendre contact avec nous car nous sommes experts comptables et nous travaillons exclusivement avec les comités d’entreprise.

 

Les petits Comités d’entreprise – Comité social et économique

Ainsi en dessous de 153.000 €, vous pouvez présenter une comptabilité dite de trésorerie (ultra simplifiée) en tenant notamment un livre de compte « livre de recettes et dépenses » et en établissement chaque année un état simplifié sur le patrimoine et les engagements en cours.

 

Les Comités d’entreprise disposant de ressources plus importantes

Au dessus de 153.000 €, une comptabilité d’engagement est obligatoire, la loi impose l’intervention d’un expert comptable.

Pour les comités d’entreprise les plus importants, ce sont des comptes certifiés. Cela concerne les CE remplissant au moins deux de ces trois critères : plus de 3.1 millions € de ressources (pour le CE), 1.55 millions € de total de bilan et de plus de 50 salariés du CE.

Pour l’appréciation du seuil de 3,1 millions, il convient de prendre en compte les mêmes ressources que celles appliquées au seuil de 153 000 € et d’y ajouter :

  • les recettes procurées par les manifestations organisées par le CE,
  • les cotisations facultatives des salariés de l’entreprise dont le CE fixe éventuellement les conditions de perception et les effets.

Il faut comprendre qu’un CE recevant plus de 3.1 million € de ressources (avec les paiements/cotisations des salariés pour obtenir des œuvres sociales) et ayant un total de bilan de plus de 1.55 millions €, doit nommer pour 6 ans un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant. Le critère de l’effectif étant plus rare, les deux autres sont à surveiller. Un comité d’entreprise qui existe depuis plus de 15 ans et ayant accumulé des réserves sur le budget de fonctionnement peut, assez vite, rentrer dans le critère du bilan.

S’il existe des associations, le comité d’entreprise sera tenu d’établir des comptes consolidés et peut rentrer dans les critères de nominations de deux commissaires aux comptes en application de l’article L. 823-2 du code de commerce.

 

Les associations ou les SCI qui dépendent du CE

Si vous financez des associations (sportives) ou des SCI, il faudra expliquer les liens qui vous unissent, les moyens que vous accordez… Il faudra réaliser des comptes consolidés (réunir les comptes du CE et des associations afin de ne présenter qu’un bilan et un compte de résultat).

Art. L. 2325-48. – Lorsque l’ensemble constitué par le comité d’entreprise et les entités qu’il contrôle, au sens de l’article L. 233-16 du code de commerce, dépasse, pour au moins deux des trois critères mentionnés au II de l’article L. 2325-45 du présent code, des seuils fixés par décret, le comité d’entreprise établit des comptes consolidés, dans les conditions prévues à l’article L. 233-18 du code de commerce.

Art. L. 2325-50-1. – Le trésorier du comité d’entreprise ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes présente un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres.

 

Un rapport d’activité et de gestion pour les comités d’entreprise ou CSE

Concomitamment à la présentation des comptes, sera également présenté aux membres élus du CE, un « rapport d’activité et de gestion » intégrant des données qualitatives susceptibles d’éclairer la gestion.

Vous devrez aussi produire un rapport de gestion qui va détailler, une fois par an, l’organisation du CE, une explication sur les œuvres sociales mises en place (qui en a profité ? pour combien ? quel est le taux de subventionnement ?), présenter et expliquer les écarts entre les prévisionnels et les chiffres comptables. C’est au CE de déterminer quels sont les membres élus chargés d’élaborer ce rapport d’activité, il paraît légitime que le trésorier et le secrétaire y participent (sur les missions du secrétaire du CE – cliquez ici –). Prenez le soin de bien présenter ce rapport : utiliser le comme un outil valorisant vos différentes activités.

Ce rapport contiendra :

  • une présentation du CE et de ses missions ainsi que son organisation du CE (nombre d’élus, nombre de salariés, organigramme éventuel…) ;
  • le bilan sur les attributions économiques (formation des élus, recours à des experts, communication, réunions avec l’employeur…)
  • les salariés couverts par le CE,
  • le bilan sur les ASC (et conventions passées si délégation) pouvant intégrer des données quantitatives et qualitatives avec :
    • un descriptif de l’activité en rappelant la part subventionnée par le comité d’entreprise, le prestataire auquel à fait appel le comité d’entreprise, le lieu de réalisation de l’activité (par exemple pour un voyage) ;
    • une présentation des données comptables comparées au budget voté par le comité d’entreprise ;
    • des données statistiques de réalisation (exemple : nombre de billets distribués, nombre de participants à un voyage, nombre de subventions versées…) ;
  • le bilan financier de l’année (les ressources, les dépenses).

Art. L. 2325-50. – « Le comité d’entreprise établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise ».

Pour quelques réflexions sur le règlement intérieur du CE, cliquez ici.

Il conviendra que tous les comité d’entreprise révisent leur règlement intérieur notamment sur la partie présentation des comptes.

 

L’annexe aux comptes du comité d’entreprise

Il s’agit d’un document qui va expliquer certains aspects des comptes. Ainsi, elle doit donner des informations sous la forme de tableaux, mais aussi informer le lecteur sur les informations et règles comptables, les engagements pris par le comité d’entreprise, les faits caractéristiques de l’exercice, des explications sur les charges constatées d’avance, les produits constatées d’avance, les charges à payer, les produits à recevoir… mais aussi de toutes les informations significatives.

 

Le CAC et le droit d’alerte

Le CE peut déclencher un droit d’alerte sur les comptes de l’entreprise (la procédure ici), le commissaire aux comptes peut faire la même chose sur les comptes du comité d’entreprise.

 

La commission des marchés

La commission des marchés doit être mise en place dans les grands CE c’est à dire ceux recevant plus de 3.1 million € de ressources (avec les paiements des salariés pour obtenir des œuvre sociales) et ayant un total de bilan de plus de 1.55 millions €.

La Commission des marchés est un organe responsable de la fonction achat disposant du pouvoir de choisir les fournisseurs et les prestataires du CE (marchés à partir de 30 000 €).

Pour les contrats de plus de 30 000 €, la Commission devra donc justifier le choix des fournisseurs : pourquoi celui là et pas un autre ?

La durée de conservation des pièces comptables prévue par le Code du Travail est de 10 ans.

 

Une prise de conscience

Attention car certains comités d’entreprise n’ont pas encore réalisé la portée de la loi qui « professionnalise » la gestion. La certification des comptes des Comités d’entreprise demande une tenue comptable très stricte et beaucoup de CE ne sont pas encore prêts. Dans ce cas, par exemple, vous devrez présenter un bilan, deux comptes de résultat (en comptabilité d’engagement), une annexe aux comptes et un rapport de gestion.

Vous devrez faire au moins une fois par an un inventaire physique des stocks, faire attention au rattachement des charges et des produits (est-ce du 2017, du 2018?) mettre des procédures en place, rédiger le règlement intérieur au CE (ou le modifier)… Vous devez tenir votre comptabilité comme une entreprise tient la sienne.

L’ordre des Experts Comptable met à votre disposition un plan comptable adapté aux Comités d’Entreprise : cliquez ici

Les CE et CSE doivent toujours respecter les règles URSSAF ce point ne change pas. Pour plus d’informations cliquez ici.

Pour consulter un résumé cliquez ici.

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Soxia : l’expert comptable des comités d’entreprise

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